Fordeling av post - internt i organsisasjonen

Bjørnafjorden kommune har fullelektronisk arkiv og fordelingen av post internt vil primært skje via sak og arkivsystemet eller fagsystem. 

Alle interne dokument skal skrivast, registrerast og distribuerast i det elektroniske journalføringssystemet eller i fagsystem.  

Det brukes N notat ( for oppfølging) og X notat ( ikkje oppfølging) ved intern korrespondanse i sak og arkivsystemet.  

Disse vil være synleg i eiga korg i Websak. N notatet krev at mottakar avskriver dokumentet når dette er lest. 

For inngåande post som ikkje vert registrerast i sak- og arkivsystemet eller i ett fagsystem, så vil post mottatt på Dokumentsenteret, og som av ymse grunner skal vidaresendast i papirform til andre avdelinger, lagt i internkonvolutt, levert til Kundetorget på Os, eller lagt i aktuell postkasse i kundetunet i Eikelandsosen.

Kundetorget på Os fordeler post til aktuelle postkasser i  kundetorget.

Leiar og saksbehandlarar har ansvar for at all arkivverdig post som blir mottatt direkte til dei, blir levert til Dokumentsenteret for skanning, journalføring og arkivering.  Det skal da nyttes internkonvolutter til forsendelse av papir post innenfor Bjørnafjorden kommune. 

Ved bruk av intern-konvolutter må avsenders navn samt mottakers navn og eining påføres på internkonvoluttene for å lette sortering. Posten fordeles til påført mottaker. 

Saksbehandlere som mottar dokumenter i internpost som skal journalføres må umiddelbart sende dem til Dokumentsenteret.

 fordeles til den/dei som har nytte av posten/er abonnement til orientering .

. 

.

All post til kommunen skal først innom Dokumentsenteret for vurdering om journalføring.

Posten vert henta av ein tilsett ved Dokumentsenteret på Spar, Eikelandsosen, og ved Kundetorget.

Dette gjeld også post som føres i ulike fagsystem.

Post som gjeld fagsystem  

Post som adresserast til kommunale virksomheter innenfor lukkede system (klientforhold) åpnes på lik linje som vanlig inngående post av Dokumentsenteret.  

Post til fagsystem registreres og journalføres på lik linje som anna inngående post. Dokumentsenteret journalfører bare i fagsystema Profil og Websak.

I all hovudsak er all utgåande post fra eit offentleg organ å betrakte som arkivverdig.

Det skal derfor registrerast. Det er ikkje lov å drive saksbehandling utanfor sak-/arkivsystemet, ved å svare direkte via e-post eller produksjon av dokument i eige tekstbehandlingsprogram.

Saksbehandler skal forhalde seg til følgjande punkter ved produksjon av utgåande dokumentasjon i Websak:

• Opprette ny sak i Websak dersom det utgåande dokumentet er første dokumentet i ei sak.
• Søke frem eksisterande sak i Websak dersom det utgåande dokumentet høyrer inn under ei eksisterande sak.
• Dersom det utgåande dokumentet er svar på eit inngåande dokument, skal journalpostene knyttast saman ved å avskrive det inngåande dokumentet med «Besvar og avskriv».
• Registrering av nytt utgåande dokument skal skje etter dei skriveregler som er fastsatt i dette dokumentet.
• Når det utgåande dokumentet er ferdigstilt skal saksbehandler ekspedere dokumentet.  Status vert automatisk satt til E (ekspedert av saksbehandler).
• Journalposter skal ikkje stå i status R når dei er ferdigstilt og ekspedert ut til mottaker.
• Dersom det er nødvendig at leiar godkjenner dokumentet i forkant av ekspedering, må dokumentet sendes til godkjenning.
• Ein skal alltid sende til godkjenning om ein brukar mal med 2 underskrifter.
• Om dokumenta er gradert, skal elektronisk ekspedering skje via SvarUt, med mindre ein skal printe og levere dokumenta i handa til mottakar. Ellers kan ein sende på epost via Websak.

Adressater hentes fra «Tidlegere mottakere/avsender», «Identitetsregister» «Tidligere kopimottakere», «Parter», «Folkeregisteret» eller «Brønnøysundregisteret», (Einingsregisteret i Brønnøysund