Sakshandsamar sitt ansvar i dokumentforvaltninga

Fleire saker er førehandsutfylt med saksbehandler etter avtale med områda. Dersom dette skal endrast må arkivet få beskjed via dokumentsenteret@bjørnafjorden.kommune.no

Utover dette, er saker fordelt til avdeling, og vert fordelt vidare derfra av leiar/postfordelar.

Saksbehandlar har sjølv ansvar for sin inngåande og utgåande dokumentasjon, og behandle denne tilfredsstillande.

Saksbehandlar skal kun oppdatere eigne dokument.

Saksansvarlig har imidlertid utvida rettigheter for alle dokument i saka.

Det kan være fleire saksbehandlarar i same sak, men berre ein saksansvarlig.

Saksbehandler er sjølv ansvarleg for at arkivverdig dokumentasjon som ikkje har vært gjennom Dokumentsenteret sine rutiner for registrering og journalføring, blir registrert.

Dette kan være elektronisk utfylte søknadsskjema, personlig mottatt post, epost mottatt på personlig epostadresse eller saksopplysningar på andre medier som telefon, SMS/MMS, chat over internett eller andre typer førespurnader.

Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev, SMS eller e-post) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne blir importert i Acos eller eventuelt viderastendt umiddelbart til arkivet for registrering i journalen 

Det skal alltid gjerast eit søk i forkant av oppretting av ny sak for å se om det fins ei eksisterande sak som dokumentet skal registrerast i.

Dersom saksbehandler mottar post/dokument som inngår i ei saksbehandling, og denne er ikkje registrert i Websak, må saksbehandler straks levere posten til Dokumentsenteret for registrering og journalføring.

Det er ikkje anledning til å begynne saksbehandling på post som ikkje er registrert i Websak.

Merk at personlig adressert post (brev der personnavnet er nevnt før organet) ikkje vert opna av Dokumentsenteret dersom ikkje fullmakt er gitt, men vert levert direkte til saksbehandler.

Dersom dette likevel er sakspost og/eller arkivverdig for Bjørnafjorden kommune må dokumentet straks leverast tilbake til Dokumentsenteret. Saksbehandler skal notere saksnummeret på saka som brevet inngår i, dersom det er ei eksisterande sak.  

Saksbehandler er ansvarleg for vurdering og registrering av e-post som kommer direkte til eigen epostadresse.

Saksbehandler må sjølv vurdere om eposten er sakspost og/eller arkivverdig for kommunen. Arkivet kan kontaktes for bistand i vurderinga.

Dersom eposten vurderast å være sakspost og/eller arkivverdig skal saksbehandler sjølv registrere eposten i Websak.

Saksbehandler skal påse at journalpostittelen ved registrering er i henhald til dei skriveregler som er fastsatt i denne rutina, samt at dokumenttittel er beskrivande for dokumentets innhald.

Alle inngåande journalposter eller interne notat med oppfølging som skaper restanse, skal avskrives av saksbehandler i Websak.

Journalposter som krev svar, avskrives ved bruk av besvarfunksjonen.

Journalposter som ikkje krev eit svar, avskrives med korrekt avskrivningsmåte, f.eks. SL– Stadfester å ha lese.

Saksbehandler skal ikkje avslutte saka før alle journalpostene som krev avskriving er avskrevet.

Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere om eventuell påførte skjermingskode er korrekt, og deretter godta, endre eller fjerne påført skjerming.

.

Dersom saksbehandler av ulike årsaker er hindra fra å utføre oppgåver websak, er saksbehandler ansvarleg for å sette opp ein stedfortreder som då utfører pålagte oppgåver på dennes vegne

.

Alle som mottar arkivverdig SMS er ansvarlig for å registrere denne i sak og arkivsystemet og fagsystemene. 

Tekstmeldingar som mottas skal behandles som anna post hvis de inneholder opplysningar som inngår i saksbehandlingen.

Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut manuelt, daterast og signerast av saksbehandler 

Gjelder samme regler for sosiale medier – kontakt Dokumentsenteret ved tvil. 

Primært registrerast inngåande post av Arkivet som fordeler elektronisk gjennom Websak, eller andre fagsystem. Fordelt post syner i saksbehandlars korg i Websak, eller i relevant fagsystem.

.

• Hent frem riktig journalpost fra korga  ”Må svarast på” i WebSak -
• Kontrollere at riktig saksansvarlig er satt og at dokumentet er registrert riktig. Ved feilregistrerte dokumenter, legg du til ei oppgåve, med oppgåvetype «Beskjed til Dokumentsenteret» på journalposten. Legg til merknad/kommentar om kva som er feil/må rettast
• Merknader påført av Dokumentsenteret på sak/journalpost skal lesast. Uleste merknader vil være markert med gult.
• Kontrollere dokumentbeskrivelsen/navn/tittel og gje dokumentsenteret tilbakemelding via Merknadsfelt dersom den må endres.
• Tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe kontrollerast og eventuelt korrigerast.
• Det er viktig at ein er nøye med registreringane og sjekker grundig. Det er saksbehandler som har ansvar for at gradering er riktig. Konferer leiar/DS ved tvil.
• Påfør svarfrist og eventuelle merknader/kommentarar for saksbehandlingen på journalpostens merknadsfelt i WebSak. Kommentarer kan eksempelvis være avklaringar vedrørande juridiske forhald, tidsfrister og forslag til korleis saka skal behandles.
• Legg til andre ledere/saksbehandlere i virksomheten som kopimottakere av journalposten dersom dette er nødvendig

.

Inngående brev og N-Notat må alltid avskrivast.

.

Saksbehandler er ansvarlig for at inngående dokumenter (I) og N-notat (N) blir avskrevet.

Sakshandsamar skal hente frem riktig journalpost fra korga ”Må svarast på”i WebSak.

Gjennomfør kontrollrutiner i henhold til Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post.

Journalposter med dokumenter som ikkje krev skriftleg svar, avskriver saksbehandlar med henvisning til kva måte dokumentet er besvart, for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon) o.a.

Saksbehandler kan i tillegg påføre journalposten ein saksbehandlingsmerknad med ein kort beskrivelse av resultatet.

Når journalposter er avskriven, forsvinn den fra korga ”Må svarast på”.

Korger som inneheldt journalposter utan restanse, kan fjernast ved å høgreklikke i korga - velg ”Fjern fra liste”.

.

I all hovudsak er all utgåande post fra eit offentleg organ å betrakte som arkivverdig, og det skal derfor registrerast. Dersom ein sender digitale skjema, e-post el. er det å rekne som utgåande post, og skal registrerast. enten i fagsystem eller i Websak.

Dersom dette er eit digitalt skjema som gjeld ein enkeltperson, f.eks "bekymringsmelding til barnevernet", skal ein laste ned kvittering/skjema, og deretter lagre dette i sitt fagsystem/Websak. Det betyr at om Helsestasjonen sender bekymringsmelding til barnevernet, vil det utgåande brevet ligge i HSPro. Når svar fra Barneverntenesta kommer, vil det bli lagt til HSPro. Tilsvarande for skule skal det lagrast i Websak, og svaret blir lagt til Websak.

Dersom dette er eit digitalt skjema sendt til NAV, f.eks "Søknad om lønnstilskot", skal ein laste ned kvittering/skjema, og lagre dette i personalmappe i Websak. Svaret fra NAV vil bli lagt i samme sak.

Sender ein inn søknad om tilskot el. skal dette lagres i Websak. Svaret på søknaden vil bli lagt i same sak.

I korte trekk. Dersom dokumentet gjeld drift av avdelinga, tilsett på avdelinga, elev, barnehagebarn, skal det lagrast i Websak. Dersom dokumentet gjeld ein enkeltperson, f.eks bebuar på institusjon, barnevernssak, helsestasjon el, skal dokumentet lagrast i eininga sitt fagsystem.

Ta kontakt med Dokumentsenteret om det er spørsmål 

.

Hent frem journalpost fra korga ”Må svarast på”i WebSak.

Gjennomfør kontrollrutiner i henhold til Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post. 

Høgreklikk på journalpost og vel Behandle og deretter «Besvar og avskriv».

• Besvar og avskriv restanse (fjerner journalposten fra restanselista og brukes ved utsendelse av det endelige svaret)
• Foreløpig svar (den inngående journalposten vil fortsatt ligge i restanselista, men det vil påførast informasjon på journalposten om at foreløpig svar har blitt sendt)
• Besvar uten å avskrive (den inngående journalposten vil fortsatt ligge i restanselista)

.

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, skjerming, (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge tekstmal.

Produser, importer eller filtilknytning eventuelle vedlegg til journalposten. 

Dersom det brukes 2 underskrifter skal det alltid godkjennast før det vert sendt.

Legg på oppgåve og send til aktuell godkjennar. Når dokumentet er godkjend vil det ligge i korga «Svar på godkjenning/uttale».

Status er «F» for «Ferdig», og det kan no sendast ut (Ekspederast).

Utgående dokumenter ekspederast etter rutine.

.

Originale signerte avtaler: Originaleksemplar leverast til Dokumentsenteret for oppbevaring.

.

.

Se i korga ”Mine saker” om arkivsaka er oppretta, eller søk.

Dersom saka ikkje finnes fra før, reserverast ny sak i WebSak ved å velge ”Ny sak”.

Vær grundig ved val av sakstittel jf. Skriveregler for registrering i WebSak (nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring).

Opprett brevet ved å velge ”Ny journalpost” og menyvalg ”Nytt utgående dokument (U)”.

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Sakstype. Ev. intern kopi, skjerming (gradering) og tilgangsgruppe legges inn.

Produser dokumentet ved å velge ”Lag” og velg tekstmal.

Ved behov for godkjenning før dokumentet sendes til mottaker, må saksbehandler vente med å ekspedere til det er godkjend.

.

Start med å hente opp arkivsaken med å åpne korga ”Mine saker” eller ”Søk”. 

Velg saka du skal jobbe i fra korga eller søkerastultatet. 

Dersom journalposten skal opprettes i en arkivsak du ikkje sjølv er saksansvarleg for, må du be saksansvarleg gje deg tilgang. (I dennes fravær kan Dokumentsenteret bistå.)

Opprett brevet ved å velge ”Ny journalpost” og menyvalg ”Nytt utgående dokument”.

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, skjerming (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge ”Lag”og velge tekstmal.

Produser, importer, filtilknytt eventuelle vedlegg til journalposten. 

Hvis behov for godkjenning før dokumentet sendes til mottaker må saksbehandler vente med å ekspedere.

.

.

Hent frem riktig journalpost. Status skal være R.

Klikk på «Oppgaver»

Velg ”Ny oppgave”

Velg ”Til godkjenning”

Legg til leiar og trykk OK.

Journalposten vil hamne i korga «Sendt til godkjenning», og vil ligge der til den er enten godkjend eller avvist.

Når dokumentet er godkjend vil det ligge i korga «Svar på godkjenning/uttale». Status er «F» for «Ferdig», og det kan no sendast ut (Ekspederast) etter gjeldande rutine.

.

Åpne korga «Brev og notat til godkjenning».

Klikk ein gang for å forhåndsvise. Klikk 2 ganger for å opne journalposten. Same gjeld for dokument som skal godkjennast. 

Hent frem riktig journalpost. Status skal være R

Klikk på «Oppgaver» marker linja/journalposten. Trykk deretter på «Behandle oppgave» og velg «Godkjent» evt «Ikkje godkjent».

.

Hent frem journalposten som ikkje vart godkjend.

Hent opp tekstdokumentet, og rediger i hht tilbakemelding.

Send på nytt til godkjenning. Klikk på Oppgaver, og legg til ny

Velg ”Send til Godkjenning”

Journalposten ligger nå i korga ”Sendt til godkjenning”, her vil den ligge til den er godkjent.

.

Vedlegg til utgående brev som ikkje er elektroniske kan sendes Dokumentsenteret for skanning.

Dokumentsenteret skanner  til rett journalpost. Saksbehandler kontrollerer vedlegget.

.

Ved mottak av innkommet arkivverdig telefaks skal denne leverast til Dokumentsenteret for journalføring og skanning.

Ved sending av en telefaks, skal rutinen for utgående brev følges. Marker at dokumentet er ekspedert som telefaks ved å velge riktig kode i feltet ved siden av dokumenttypen på journalposten.

.

.

Dei som sender e-post til Bjørnafjorden kommune forventer gjerne rask respons.

For beskjeder og meldinger som ikkje skal journalføres, er dette uproblematisk.

Epost-henvendinger som regnes som saksdokumenter, skal journalføres, og skal prioriterast som anna post.

.

.

Ved mottak av e-post tilhøyrande ei oppretta sak, registrerer saksbehandler sjølv e-post i WebSak.

Marker den inkomne eposten, høgreklikk og vel «Søk etter sak», «Ny sak» eller velg blant dei 5 siste sakene du har hatt open under «Siste saker»

Saksbehandler har ansvar for å kontrollere at tittel på journalposten er i samsvar med e-postens innhold og at avsenderopplysningene er tilstrekkelig informative.

Det er viktig at denne kontrollrutinen overholdes da innkommet e-post kan ha ufullstendig og/eller ”rotete” tittel i form av Re: SV:SV: (no subject) etc.

Det er også viktig å kontrollere avsenderopplysningene i journalpostregistreringen, då desse kan bestå av kun ei e-postadresse som ikkje nødvendigvis inneholder noko relevant avsenderinformasjon.

Kontroller at det er rett avsender og mottakar.

Dersom saksbehandler er usikker på om e-posten er registrert eller arkivverdig, vidaresendast denne til Dokumentsenteret: postmottak@bjornafjorden.kommune.no.

Ved fleire mottakarar, er det saksansvarleg som har ansvaret for registrering av e-posten.

.

Ekspedere - sende ut dokument

1. SvarUt

2. E-post (kun dersom journalposten ikkje er gradert)

3. Papir

SvarUt er hovedkanal for ekspedering og blir foreslått av systemet som ekspederingskanal. Det er viktig at private mottakarar blir henta inn frå "Folkeregisteret" og bedrifter frå "Enhetsregisteret i Brønnøysund".

Dersom vi ikkje hentar dei inn frå registerne blir brevet sendt direkte til ein print-teneste som sender brevet i papirformat.

.

• Stå i den opne journalposten og trykk «Ekspeder»
• Svar «Ja» på spørsmål om å sende ut
• Under «Type» kan du kontrollere og endre ekspederingskanal
• Klikk på «Ekspeder», og svar «Ja» på spørsmål om å ekspedere.
• Du får opp kvittering når ekspedering er fullført, det vil også stå med grønn skrift i ekspderingsvindauget.
• Alle vindauger kan lukkast når dette kjem opp.
• Dokumentet er ekspedert til mottakar

1. Dersom saka ikkje finnes fra før, reserverast ny sak i WebSak ved å velge ”Ny sak”. Vær grundig ved val av sakstittel jf. Skriveregler for registrering i WebSak (nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring).

2. Opprett notatet ved å velge ”Ny journalpost” og riktig menyvalg for den type notat du skal skrive:

    - Nytt internt notat med oppfølging (N)

    - Nytt internt notat utan oppfølging (X)

3. Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Mottakere av notat og eventuell intern kopi, skjerming (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

4. Produser eventuelle vedlegg til journalposten. 

5. Ved behov for godkjenning fra leder før dokumentet ferdigstilles, må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og ev. kommentert (journalstatus må være R).

6. Når dokumentet er godkjent fra leder endres journalstatus til F (Ferdig), og notatet blir da elektronisk tilgjengelig for mottaker i korga «Mottatte notat»

7. Om dokumentet ikkje treng godkjenning, klikker ein på «Ekspeder» når det er ferdig. Dokumentetet hamner i di korg «sendte notat til oppfølging», og i mottaker si korg «Notat – må svarast på/avskrivast»

.

1. Søk opp saka kor notatet skal skrives, søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, ordningsverdi mm. 

2. Velg saka du skal jobbe i fra søkerastultatet. Dersom det er en sak du sjølv er saksansvarlig for vil saka også fremkomme i korga ”Mine saker” i arbeidsbordet og kan velges derfra. 

3. Dersom journalposten skal opprettes i en arkivsak du ikkje sjølv er saksansvarlig for, må du be saksansvarlig om å bli gitt rettigheter til å jobbe i saka.

4. Opprett notatet ved å velge ”Ny journalpost” og riktig menyvalg for den type notat du skal skrive:

    - Nytt internt notat med oppfølging (N)

    - Nytt internt notat uten oppfølging (X)

5. Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Legg inn mottakere og eventuell intern kopi, skjerming (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

6. Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til notat som ikkje er lagret elektronisk (tegninger etc.) vurderast av saksbehandler og sendes eventuelt dokumentsenteret for skanning.

7. Hvis behov for godkjenning fra leder, må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og ev. kommentert (journalstatus må være R).

8. Om dokumentet ikkje treng godkjenning, klikker ein på «Ekspeder» når det er ferdig.

    Dokumentetet hamner i di korg «sendte notat til oppfølging», og i mottaker si korg «Notat – må svarast på/avskrivast»

9. Når dokumentet er eventuelt godkjent fra leder endres journalstatus til F (Ferdig), og notatet blir da elektronisk tilgjengelig for mottaker i korga «Notat – må svarast på/avskrivast»

.

Når man ønsker at andre skal ha kopi av dokumenter.

Saksbehandler. Registrering av kopier. Ved behov.

1. Ved behov for at andre skal ha kopi, velg ”Kopi til” på den aktuelle journalposten.

2. Velg kopimottaker(e) og eventuelt legg inn relevante kommentarer i merknadsfeltet dersom det er behov for det. 

3. Kopidokumenter kommer i korg ”Kopier”

.

Dersom det ikkje forventes flere dokumenter i saka, skal det sendes merknad til dokumentsenteret. Saka vil få status A- avsluttet og den forsvinner fra korga ”Mine aktive saker”. Den kan søkes opp med andre kriterier. F.eks status A og initialer til saksansvarlig.

1. Saksbehandler har ansvar for at alle dokumenter har minimum status F og at inngående dokumenter og N-Notater er avskrevet

2. Høgreklikk på aktuell sak i korga «Mine aktive saker», vel «Behandle» og deretter «Send sak til avslutning»

3. Dokumentsenteret sine prosedyrer fanger opp denne statusen og avslutter saka formelt i WebSak. 

4. Avsluttet sak forsvinner i fra korga ”Mine saker”, men kan søkes opp via registreringsbildet. F.eks med status A og initialer til saksansvarlig.

.

Sikre at inngående dokumenter og notater blir ferdigbehandlet. ”Må svarast på”er en oversikt/kontroll over alle inngåande dokument (I) og notat (N) som krev oppfølging og som ikkje er avskrevet.

Leder har hovudansvar. Saksbehandlar har sjølv ansvar for eigen restanseoppfølging innenfor gitte frister.

.

1. Alle inngående dokumenter (I) og notater som krev oppfølging (N) må avskrivast. Dokument som ikkje krev skriftleg svar avskriver saksbehandleren sjølv i journalen med tilvisning til kva måte det er svara på,

    for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon) o.a.

    Saksbehandler kan i merknadsfeltet gje ein kort beskrivelse av vald avskrivningsmåte (eks. innhold i tlf. samtale).

2. Leiar er ansvarleg for oppfølging/gjennomføring av tiltak for å få korrigert ”Må svarast på”med uønska omfang.

3. Dokumentsenteret kan i enkelte høve gje påminning vha e-postvarsling

.

Man kan ekspedere eit dokument via e-post eller i journalposten. Gradert informasjon kan ikkje sendast på e-post.

Dokument som skal sendast skal ha oppdatert brevdato, (dok.dato).

Brev med 2 underskrifter skal være godkjend. Andre dokument som er sendt til godkjenning må og være godkjend.

Stå i den opne journalposten og trykk «Ekspeder» øvst i bilete

Svar ja på spørsmål om å sende brevet ut.

Under «Type» kan du kontrollere og endre ekspederingskanal. (høgreklikk, vel «Type» og alternativ)

Trykk «Ekspeder». Svar «Ja» på spørsmål om å ekspedere. Det kommer opp kvittering når ekspedering er fullført.

.

Feilregistrerte journalposter kan ikkje slettast fra WebSak, så dersom ein journalpost er feilregistrert og ønskes fjernet fra saka, skal saksbehandler gje melding om dette til dokumentsenteret.

Stå i saka, og høgreklikk på journalposten som skal fjernast. Vel «Organisere» og «Feilregistrer» Lagre

.

Dersom saksbehandler har oppretta ein journalpost i feil arkivsak og denne ønskes flyttet til ei anna arkivsak, sender saksbehandler melding til dokumentsenteret.

Finn den journalposten du vil flytte til ny arkivsak. Høgreklikk, vel «Ny» - «Oppgåve» og deretter «Beskjed til Dokumentsenteret»

Skriv ArkivsakID til den saka journalposten skal flyttes til som merknadstekst. Lagre

.

Saksbehandler kan sette OBS-dato på ei arkivsak og kombinere denne med ein merknad om kva som skal følges opp. Saker ein er saksansvarlig for, fanges opp i korga «Saker med OBS dato». (obs dato kan for eksempel brukes til oppfølging av vedtak).

Finn fram til den arkivsaken du vil knytte obs dato til

Vel OBS-dato og evt OBS-kommentar. Lagre

.

Finn frem arkivsaken som har obs-dato f.eks via korga ”OBS- Dato”. Slett/tøm felta. Lagre