Organisering av arkiv og arkivtjeneste

1. Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten er administrativt underlagt Personal og fellestjenester og personalsjef. Arkivleder plikter å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som er omtalt i denne planen, og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandlingen. Arkivleder skal gjøre seg kjent med gjeldende regelverk, sørge for tilstrekkelig opplæring av nytilsatte og sørge for jevnlig overføring av uaktuelt arkivmateriale til arkivdepot.

Arkivet i Sørreisa kommune er organisert som et sentralarkiv, med ett felles postmottak og ett felles saksarkiv for alle enheter.

Fagsystemer og papirbaserte objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og som til daglig saksbehandler innenfor fagområdet. Alle enheter i Sørreisa kommune skaper ett felles arkiv med en journalførende enhet.

2. Oversikt over arkivstruktur og inndeling i arkivdeler

Fra 01.11.2017 har Sørreisa kommune med visse unntak fullelektronisk arkiv. Dette betyr at det er de elektronisk produserte og lagrede dokumentene som er de originale, offisielle og gyldige versjonene. Alle arkiver fra før denne dato er å betrakte som papirbaserte.

Systemet som brukes som generelt sak-/arkivsystem heter Elements og skal være tilgjengelig for alle enheter som har behov for det.

Følgende enheter skaper Sørreisa kommunes arkiv: 

• Rådmannen
• Stab/fellestjenester
• Brann og beredskap
• Teknisk og planlegging
• Helse
• Familie og kultur 
• Skole
  • Sørreisa sentralskole
  • Skøelv skole og SFO
  • Gottesjord skole og SFO
• Barnehage
  • Ferdinand barnehage
  • Brekka barnehage
  • Gjerdsletta barnehage
• NavSosial - NAV Senja-Sørreisa?

Følgende arkivdeler inngår i det fullelektroniske arkivet:

Produsert i Elements: (Arkivdeler i Elements)

• Sentralt emnearkiv (SEN)
• Personalarkiv (PERSONAL)
• Barnehagebarn (BARNEHAGE)
• Skolebarn (ELEV)
• Bygningsarkiv (BYGG) 
• Eiendomsarkiv (EIENDOM) (Delingssaker)
• Flyktningarkiv (FLYKTNING)
• Planarkiv (PLAN)
• Startlån (STARTLÅN)
• Historisk base (ESA)

Bare pasientjournaler som følger EPJ-standarden eller fagsystemer som er Noark5-godkjent kan være fullelektroniske arkiv

Pasientjournal legetjenesten

Pasientjournal Hjemmetjeneste (visma profil)

Pasientjournal Psykiatri (visma profil)

Pasientjournal innen sykehjem (visma profil)

Klientarkiv Barnevern (visma Familia)

Pasientjournal Helsesøster (visma Hspro)

Klientarkiv Flyktning (visma flyktning)

Skole (visma flyt skole) (integrasjon til Elements)

Barnehage (visma flyt barnehage) (integrasjon til Elements)

Følgende arkivserier produseres elektronisk, men arkiveres på papir:

•Bankgarantier

•Skjøter, kommunale eiendommer

•Hjemmelsdokumenter, kommunale eiendommer

•Vitnemål fra Grunnskolen ?

•Karakterprotokoller ?

Følgende arkivserier bevares i papirversjon etter 01.11.2017 og inntil videre: - gjennomgås

•Skolene: vitnemålsprotokoller/avgangsvitnemål, karakterprotokoller, frammøtedagbok SFO, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte

•Hjemmebasert omsorg inkludert psykiatri; postjournal, brukerjournal PU-tjeneste, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte

•Institusjonsbasert omsorg; postjournal, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte

•Helsestasjon; helsekort for barn, journal for gravide, oversendelsesprotokoll

•NAV Sosial: postjournal, brukerarkiv, delegerte vedtak

•Barnehagene: oversikt barnehagebarn, frammøtedagbok, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte

•Fysioterapitjenesten; pasientoversikt, pasientjournal

•Økonomi: regnskapsbilag, lønnsbilag (inkludert fraværsregistrering), bilag skatteregnskap, fakturagrunnlag, bostøtte og botilskudd

•Forvaltning, Plan og næring: Vedlegg til byggesak (som ikke lar seg skanne)

•Teknisk drift: Ledning kartverk vann og avløp (analogt)

3. Dokumentasjon i interkommunale samarbeidsorgan

Sørreisa kommune deltar i flere samarbeidsordninger med andre kommuner: