Tilgangskoder (FLYTTES TIL Gradering og tilganger (må endres) - underdokument - Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst med eksempler )

Av hensyn til personvern og offentlighetsloven er det lagt inn begrensninger i ePhorte, slik at ikke alle brukere og det offentlige har tilgang til all informasjon. Tilgangskoder og aktuelle lovhjemler brukes for å skjerme sensitiv tekst og informasjon fra å komme på offentlig journal, og til å begrense hva brukere skal få lov til å lese og søke etter internt i ePhorte.

Tilgangskoder, nivåautorisasjoner og skjerming av tekst styrer hvilken tilgang du har til saker, journalposter og dokumenter i ePhorte. Alle tre begrepene henger sammen, og det er viktig at du som bruker forstår sammenhengen og konsekvensene av å ikke ha kontroll på disse begrepene.

Innhold

• Tilgangskodene som skal benyttes
• Du og dine tilgangskoder
• Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst
• Tilgangskoder og nivåer
• Konsekvenser av tilgangskode og nivåautorisasjon når tilgangskode er påført saken/journalposten
• Tilgangskoder og tilgangsgrupper
• Tilgangskoder og arkivdel

Noen tilgangskodene som skal benyttes (sjekk alltid at det er riktig lovhjemmel)

A	Ansettelsesak	Offl. §25	Ansettelse, søkerlister
AD	ADU-saker unntatt off	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
AD	ADU-saker unntatt off	Offl. §25	Ansettelse, søkerlister
AU	Elevsaker / elevmapper Austertana oppvekstsenter	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1
B	Begrenset etter sikkerhetsloven	Offl. §21 Jfr. Sikkerhetsl.	Forsvars- og sikkerhetsinteresser
B1	Barnehagemappe - Tanabru barnehage	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
B2	Barnehagemappe Austertana	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
B3	Barnehagemappe Boftsa	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
B4	Barnehagemappe Sirma	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
B5	Barnehagemappe - Private barnehager	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
BA	Barnehagesaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
BO	Bostøtte/Startlån	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
BS	Elevsaker/ elevmapper Boftsa oppvekstsenter	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1
DS	Elevsaker / elevmapper Deanu sameskuvla	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1
E	Elevsaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
F	Fortrolig etter beskyttelsesinstruksen	Offl. §13 Jfr. Beskyttelsesinstr.	Taushetsplikt
H	Hemmelig etter sikkerhetsloven	Offl. §21 Jfr. Sikkerhetsl.	Forsvars- og sikkerhetsinteresser
K	Konfidensielt etter sikkerhetsloven	Offl. §21 Jfr. Sikkerhetsl.	Forsvars- og sikkerhetsinteresser
KH	Kommunale helse og omsorgstjenester m.m	Offl. §13 Forv §13.1 Khol §12.1	Tilgangskoder for saker innen for helse og omsorg
KL	Klientsaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
U
KS	Kulturskole	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
L	Lønn	Offl.§13 Jfr. Fvl.§13.nr.1
LB	Landbrukssaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt i landbrukssaker
LB	Landbrukssaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.2	Taushetsplikt - tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drift- eller forretningsforhold
LB	Landbrukssaker	Offl. §14	Organinterne dokumenter
LB	Landbrukssaker	Offl. §15	Interne dokumenter utenfra
LB	Landbrukssaker	Offl. §16	Innsyn i interne dokumenter hos kommunen og fylkeskommunen
LB	Landbrukssaker	Offl. §24 2.ledd	Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrot og opplysningar som kan lette gjennomføringa av lovbrot m.m
LB	Landbrukssaker	Offl. §26
LB	Landbrukssaker	Offl. §5	Utsatt offentlighet
MA	Personopplysninger i Matrikkelen	POL§ 9	Skjerming av personopplysninger i forbindelse med utlevering av Matrikkeldata
MU	Utvalgsdokumenter unntatt offentlighet	Utvalgsdokumenter unntatt offentlighet
NF	Næringsfondssaker	Off.lov §13 Jfr. Fvl § 13. nr. 2	Taushetsplikt - tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drift- eller forretningsforhold
OA	Offentlig anbud	Offl §23.3
P	Personalsaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
PM	Personalmapper	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
PX	Særlig sensitive pers.saker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
S	Skatte og innfordringssaker	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
U	Søknad om skjenkebeviling	Offl. § 26
SF	Strengt fortrolig etter beskyttelsesinstruksen	Offl. §13 Jfr. Beskyttelsesinstr.	Taushetsplikt
SI	Elevsaker/elevmapper Sirma oppvekstsenter	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Elevsaker
TP	Taushetsplikt	Off.§24 3.ledd	Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrot og opplysningar som kan lette gjennomføringa av lovbrot m.m.
TP	Taushetsplikt	Offl. §13 Fvl. § 13 nr. 1	Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn.

TP	Taushetsplikt	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.2	Taushetsplikt - tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drift- eller forretningsforhold
TP	Taushetsplikt	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13e
TS	Elevmapper/elevsaker Tanabru skole	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1
U	Unntatt offentlighet	Off.loven § 13, sktbl. § 3-2	Innkreving av skatte og avgiftskrav.
U	Unntatt offentlighet	Offl § 18	Det kan gjerast unntak frå innsyn for dokument som eit organ har utarbeid eller motteke som part i ei rettssak for norsk domstol
U	Unntatt offentlighet	Offl §13, mval. § 13-2	Lov om merverdiavgift
U	Unntatt offentlighet	Offl. §12, Unntak for resten av dolkumentet	Når organet gjer unntak frå innsyn for delar av eit dokument, kan det også gjere unntak for resten av dokumentet dersom a) desse delane aleine vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet, b) det vil vere urimeleg arbeidskrevjande for organet å skilje dei ut, eller c) dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet.
U	Unntatt offentlighet	Offl. §13 Jfr. §24 3.ledd	Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når unntak er påkravd fordi innsyn ville lette gjennomføringa av straffbare handlingar. Det same gjeld opplysningar der unntak er påkravd fordi innsyn ville utsetje enkeltpersonar for fare, eller lette gjennomføringa av handlingar som kan skade delar av miljøet som er særleg utsette, eller som er trua av utrydding.
U	Unntatt offentlighet	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
U	Unntatt offentlighet	Offl. §13 Jfr. Hpl. §21	Taushetsplikt - helsepersonell
U	Unntatt offentlighet	Offl. §14	Organinterne dokumenter
U	Unntatt offentlighet	Offl. §15	Interne dokumenter utenfra
U	Unntatt offentlighet	Offl. §16	Innsyn i interne dokumenter hos kommunen og fylkeskommunen
U	Unntatt offentlighet	Offl. §23 1.ledd	Økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
U	Unntatt offentlighet	Offl. §24 2.ledd	Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrot og opplysningar som kan lette gjennomføringa av lovbrot m.m
U	Unntatt offentlighet	Offl. §25	Ansettelse, søkerlister
U	Unntatt offentlighet	Offl. §5	Utsatt offentlighet
U	Unntatt offentlighet	Offl.§ 26,Unntak for eksamensdokument, forskingsopplysningar og fødsel	Det kan gjerast unntak frå innsyn for svar til eksamen eller liknande prøve og innleverte utkast til konkurranse eller liknande. Det same gjeld tilhøyrande oppgåver inntil vedkommande eksamen eller prøve er halden eller vedkommande konkurranse er lyst ut. Det kan dessutan gjerast unntak frå innsyn for karakterar og vitnemål frå utdanning.
U	Unntatt offentlighet	Offl.§24.3.ledd	Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrot og opplysningar som kan lette gjennomføringa av lovbrot m.m
U	Unntatt offentlighet	U.off. iht.offl. §13 jf. Statl. §2-4 (statistikkloven).
UT	Utleiekontr. etc. for TKE	Offl. §13 Jfr. Fvl. §13 nr.1	Taushetsplikt
XX	Midlertidig sperret	(Ingen hjemmel)

Du og dine tilgangskoder

Som bruker av ePhorte har du fått ett sett med tilgangskoder. Du har ikke nødvendigvis fått alle. Hvilke koder du har fått er bestemt av lederen for din avdeling. Tilgangskodene dine har forhåndsdefinerte nivåer de er autorisert for.

Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst

Tekst som ikke skal komme frem i offentlig journal eller kunne leses av alle brukere ved Deanu gielda/Tana kommune må i tillegg til tilgangskode skjermes aktivt/teksten må sladdes.

Hvor settes tilgangskoder?

Tilgangskoder settes både på saksnivå og journalpostnivå.
Hver journalpost i en sak må offentlighetsvurderes uavhengig av sakens tilgangskode.
Dokumentene i en journalpost blir først skjermet når tilgangskode settes på journalposten.
Feltet tilgangskoder er ikke obligatorisk, og må derfor settes manuelt.
Når du skal sette en tilgangskode på en sak/journalpost kan du kun bruke de kodene du har fått autorisasjon for på de nivåene autorisasjonen gjelder.

Eksempel (hentet fra UiO) på hvordan offentlig journal ser ut og hva brukere uten tilgangskode og nivåautorisasjon vil kunne lese når det er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

8-1-bilde-1-550

Eksempel på offentlig journal når det ikke er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

8-1-bilde-2-550

Eksempel når det er brukt tilgangskode men ikke aktiv skjerming

8-1-bilde-3-550

Tilgangskoder og nivåer

Alle tilgangskodene dine har forhåndsdefinerte nivåer de er autorisert for.

Det er 3 nivåer du kan få tilgang til:

Egne saker
Administrativ enhet (seksjon/kontor/institutt/fakultet/museum/tilsvarende enhet)
UiO (høyeste nivå)

Konsekvenser av tilgangskode og nivåautorisasjon når tilgangskode er påført saken/journalposten

For å kunne lese journalposten/saken finnes det to muligheter:
- Du som bruker har samme tilgangskode (uavhengig av de 3 nivåene) og står som mottaker /kopimottaker.
- Du har tilgangskoden autorisert for enheten som er eier av saken/journalposten du ønsker å lese.
Brukere innenfor samme avdeling/enhet har ikke nødvendigvis fått autorisasjon for de samme tilgangskodene og nivåene.
- Dette betyr at i en enhet vil det kunne være brukere som ikke kan jobbe på tvers innad i enheten.
- Dette kan eventuelt løses med å opprette ad hoc-tilgangsgrupper, se under.
- Brukere som skal samarbeide på tvers av sine tilgangskoder og autorisasjonsnivå må ha samme tilgangskode for å kunne bli opprettet i en tilgangsgruppe (se under).
Du kan ikke lese elektroniske dokumenter (selve dokumentet) hvor saken/journalposten har en tilgangskode og et nivå som du ikke er autorisert for, men du kan søke opp og lese metadataene på saken/journalposten. Du vil ikke kunne lese tekst som er sladdet/skjermet.

Metadata er den informasjonene som legges inn i selve registreringsbildet når man journalfører saker og journalposter

Tilgangskoder og tilgangsgrupper

I noen tilfeller vil det være nødvendig å gi brukere som ikke er autorisert for nivået (egne saker/avdelingens saker/enhetens saker/andre enheter enn din egen/UiOs saker) en sak/journalpost tilhører, tilgang til ønsket sak/journalpost ved hjelp av tilgangsgrupper.

Brukeren som ikke er autorisert for nivået blir da opprettet i en tilgangsgruppe og får en midlertidig tilgang til en bestemt sak/journalpost.

Det er to former for tilgangsgrupper:

Ad hoc-tilgangsgrupper
- Saksbehandlere og arkivpersonell kan lage slike grupper selv.
- Forutsetningen for å opprette en bruker i en tilgangsgruppe er at brukeren allerede har tilgangskoden som er satt på saken/journalposten. Hvis du ikke har tilgangskoden, ta kontakt med leder for din enhet.
- Tilgansggruppen opprettes og tilknyttes saksmappe eller journalpost.
- Tilgangsgruppen kan ikke gjenbrukes på andre saker eller journalposter.
- Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk også gir leserettigheter.
Faste tilgangsgrupper (lite i bruk)
- Tilgangsgruppen er opprettet på forhånd.
- Tilgangsgruppen er permanent og kan derfor gjenbrukes på senere saker og journal- og dokumentposter.
- Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk også gir leserettigheter.

Når en sak/journalpost ikke har tilgangskode er den åpen for alle brukere og du må ikke ta hensyn til tilgangskoder/nivåer eller tilgangsgrupper for å kunne lese eller opprette journalposter i saken.

Tilgangskoder og arkivdel (MÅ ENDRES!!!)

Tilgangskoder som hører til i bestemte arkivdeler er i utgangspunktet P-kodene til arkivdel Personal og S-kodene til arkivdel Student.
Teknisk sett er det mulig å benytte både P- og S-tilgangskodene på tvers av arkivdeler.
Her er det viktig å være bevisst på å benytte de rette arkivdeler for henholdsvis personal- og studentsaker.

Tilgangskode	Betegnelse	Arkivdel
OF	Unntatt etter offentleglova ved UiO	SAK UIO
US	Unntatt etter offentleglova ved SO	SAK SO
UN	Unntatt etter offentleglova ved NIKK	SAK NIKK
SV	Studentsaker generelt	STUD UIO
SD	Disiplinærsaker studenter	STUD UIO
ST	Student tilrettelegging	STUD UIO
PV	Personalsaker	PERS UIO
PO	Personers økonomiske forhold	PERS UIO
PD	Disiplinærsaker personal	PERS UIO
PR	Rettssaker	PERS UIO
PB	Personalsaker bilagslønn	PERS UIO

Kunne ikke logge inn