Tidligere rutiner

e-post verktøy

Dette er en rutine for å åpne e-post med skiftenøkkel, den anbefales ikke.

Post og dokumentbehandling på rådhuset

Henting, sortering og åpning av post

Innhold: angi hvem tar imot inngående post, mottak av e-post, mottak av telefaks, behandling av personlig adressert post,
Arkivforskriften §§ 3-1, 3-2, 3-3

Ansvarlig: Service- og informasjonsavdelingen

All inngående post åpnes ved service- og informasjonsavdelingen.

Unntak gjelder for:

Personlig adressert post dvs. brev der personnavnet er nevnt før navnet på kommunens/etatens navn skal leveres uåpna til adressaten.

Hvis det viser seg å være tjenestepost skal det straks returneres til arkivet for registrering. Dette gjelder også post til den politiske ledelse.

Post til sosialkontoret/barnevern og psykiatrisk enhet sendes uåpna til avdelingen for registrering. Er det post som skal registreres i Symfoni returneres det tilbake til arkivtjenesten.

Innkommet post påføres stempel som identifiserer dokumentet.

Verdipost (kontanter, sjekker, utbetalingskort) åpnes under nærvær av to personer, registreres i egen protokoll, og videreleveres til ansvarlig mot kvittering.

Hvis post blir levert av avsender direkte til saksbehandler, skal saksbehandler sørge for at dokumentet leveres til postbehandler for journalføring.

Dette gjelder også telefaks og e-post som blir sendt direkte til saksbehandler.

Hensikten med ovenstående rutiner: Etablere en rutine som sikrer at all inngående post som skal journalføres blir journalført. Journalføringen bidrar til dokumentasjon at dokumentet er mottatt, hvem som er ansvarlig saksbehandler og hvor dokumentet er arkivert.

Åpning, sortering og arkivbegrensning av inngående post

Innhold: Hvem/hvor åpnes inngående post, behandling av spesielle typer post som verdipost, anbudspapirer. m.m. Sortering av sakspost og informasjonspost. Skille ut post som ikke skal journalføres: faktura, regninger.

Stempling og journalføring

Stempling av sakspost, stempelopplysninger og evt. unntatt for offentlighet, påføring av arkivkoder, hvem fører postjournal, oppretter nye saker eller knytter innkomne dokumenter til eksisterende saker, påføre behandlingsfrist. (Klient-/pasientpost føres i egne journaler)
Arkivforskriften §§ 2-6, 2-7, 2-8, 2-9, 3-4.

Skanning

Rutiner for skanning.

Fordeling

Hvem fordeler sakspost til saksbehandlere, registrering av saksbehandler i journalen, hente eventuell eksisterende sak fra arkivet og legge på dokumentet, registrere utlån.
Arkivforskriften §§ 3-5, 3-6

Offentlig journal

Behandling og kvalitetssikring av offentlig journal, hvem har fullmakt, rutiner for framlegging av denne. Journal unntatt offentlighet.

Journalføring og saksbehandling av egenproduserte dokumenter

Egenproduserte dokumenter skal produseres i kommunens journal- og sakssystem, gradering, ekspedering av utgående post, hastesaker, kopier til arkivmappe og kopibok, kontroll fra arkivtjenesten vedr. journalføring, opplysninger unntatt offentlighet(faks, e-post/kryptering).

Avskriving av dokumenter og avslutning av saker

Saksbehandler kontroll/rydder saksmappe, saken til arkivtjenesten for avslutning med innføring i journal-/sakssystem, evt. kassasjonsår, kontroll av innhold i saksmappa før arkivering.

Internt utlån av arkivsaker

Produksjon av postlister

Offentlig postliste fra Service- og informasjonsavdelingen.

Postlisten inneholder både offentlige og ikke offentlige brev, men ikke offentlige brev er delvis ”sladdet”.

INTERNE POSTLISTER for hele organisasjonen tas ut ved Service- og informasjonsavdelingen hver måned for innbinding.

Retningslinjer for elektronisk post

1. Innledning

a) Generelt

Tilsatte i Tana kommune skal lese og behandle mottatt e-post på lik linje med annen innkommen post. Det er ett offisielt e-postmottak for Tana kommune.

E-post som er adressert til Tana kommunes offisielle e-postmottak er kommunens eiendom på lik linje med papirpost som er adressert til kommunen.

Som en generell regel skal personlig adressert e-post ikke leses av andre enn mottakeren. Unntak fra dette kan gjøres etter spesiell avtale med aktuell person.

E-post er ment som et arbeidsredskap som skal brukes i tilknytning til arbeidsoppgaver den enkelte har.

b) Distribusjon av informasjon til "PC-løse"

Leder skal vurdere om mottatt e-post også er relevant for sine underordnede som ikke har tilgang til PC i nettverket. Vedkommende må da videreformidle informasjon til disse, noe som kan gjøres på flere måter:

-Muntlig orientering

-Overlevering av utskrifter, oppslag på tavle e.l.

Hvilken metode lederen bestemmer seg for vil være situasjonsbetinget. I noen tilfeller vil den ene metoden være like bra som den andre.

2. Bruksområder for e-post

a) Dokumenter av uformell karakter

E-post kan benyttes til forsendelse av uformelle dokumenter dersom de ikke kommer inn under kapittel 3 i dette dokumentet.

Eksempler på dokumenter som kan sendes:

Beskjeder, meldinger, møteinnkallinger m.v.

Meningsutveksling og forespørsler

Arbeidsversjoner av saksdokumenter.

Avsender må til enhver tid vurdere om arbeidsversjoner som oversendes på e-post er av en slik karakter at de bør journalføres og arkiveres i papirversjon.

b) Dokumenter av formell karakter

E-post kan benyttes til forsendelse av formelle dokumenter dersom de ikke kommer inn under kapittel 3 i dette dokumentet, samt at følgende forutsetninger er oppfylt:

Interne, journalverdige saksdokumenter:

Kopi av saksdokumentet sendes arkivet for journalføring og arkivering.

(Interne saksdokumenter er de som sendes innad i kommunen)

Utgående, journalverdige saksdokumenter:

Signert originaldokument sendes mottaker pr. post. En kopi av dokumentet kan sendes på e-post. Kopi av saksdokumentet sendes arkivet for journalføring og arkivering.

d) Vær særlig varsom når du sender meldinger til ”alle brukere i organisasjonen” eller til større grupper av ansatte. Spør deg selv om alle virkelig har bruk for den informasjonen du er i ferd med å skrive. Husk at det samlet går mye tid til å forholde seg til e-post som ikke er jobbrelatert.

Det skal være tungtveiende grunner for å spre et budskap til hele organisasjonen.

3. Områder hvor e-post ikke skal benyttes

Elektronisk post skal inntil videre ikke benyttes til forsendelse av følgende dokumenter:

a) Dokumenter unntatt fra offentlighet

Dokumenter som ved å bli sendt som e-post kan komme i konflikt med lovverket (offentlighetsloven, forvaltningsloven, personregisterloven og arkivloven med forskrifter). Eksempler på dette er bl.a. anbudsdokumenter, dokumenter som er unntatt offentlighet og dokumenter som inneholder sensitiv informasjon (f. eks personalsaker)

Dokumenter som er graderte eller sensitive iht. Sikkerhetsinstruksen, Beskyttelsesinstruksen eller Datasikkerhetsdirektivet

b) Private meldinger

Det skal ikke sendes privat e-post til større grupper på det kommunale nettet.

Unntak kan være private forespørsler som har karakter av velferd. (Eks. kan være at man har behov for skyss, at man har behov for å låne en barneseng, osv.)

Unntak kan også være informasjon knyttet til arrangementer på offisielle markeringsdager (Eks. kan være 6.2., 8.3. og 17.5.)

Reklame for private saker skal ikke sendes ut på det kommunale nettet.

(Eks. på slike saker kan være kjøp og salg, sportsresultater, bøker man har lest eller reklame for organisasjoner som man er medlem i og som ikke har noe med jobben å gjøre. Dette gjelder også invitasjoner til møter i lag og foreninger som man er medlem av).

4. Behandling av mottatt e-post

a) Vurdering av krav om underskrift på dokument

Mottaker må vurdere om innkommen e-post er av en slik karakter at avsender må ettersende et signert papirdokument for at det skal saksbehandles av kommunen. Det må i så fall gis tilbakemelding til avsender om dette snarest mulig.

b) E-post som er sendt direkte til mottaker

Enhver ansatt er ansvarlig for å vurdere om mottatt e-post er journalverdig og skal inngå som et saksdokument. I såfall må vedkommende videresende den til arkivet for journalføring. Dette gjelder både ekstern og intern e-post.

c) E-post mottatt via sentralt e-postmottak

Adressert e-post som ikke anses journalverdig av arkivet videresendes til aktuell avdeling eller evt. direkte til saksbehandler på e-post.

E-post som er journalverdig vil bli journalført i Symfoni sak/arkiv på lik linje med andre journalverdige saksdokumenter. De vil for saksbehandler framstå som ordinær dokumentregistrering med ett eller flere elektronisk filvedlegg.

5. Rutinebeskrivelse for arkivet

Mottak av e-post

a) Kontroll av innkurv på offisielt e-postmottak

Innboksen på e-postmottaket må sjekkes minst to ganger daglig av arkivpersonalet. E-post må gjennomgås og vurderes på lik linje med papirbasert post som kommer inn til kommunen.

b) Behandling av ikke arkivverdig e-post

Det foretas lokal vurdering av hvordan disse typer dokumenter skal behandles. Adressert e-post som ikke er arkivverdig videresendes til aktuell avdeling eller evt. direkte til saksbehandler. Kjedebrev, tiggerbrev og uadressert reklame som kommer som e-post skal slettes. Dette gjelder også post av privat karakter.

c) Kontroll av avsender

Graden av krav til sikker identifikasjon av avsender av e-post må samsvare med sakstype. Det er mulig å forfalske e-postmeldinger (på lik linje med vanlig post). Hvis det er tvil om en e-postmelding er ekte, dvs. kommer fra den oppgitte avsender, kontaktes den oppgitte avsender for kontroll.

d) Journalføring og videresending til saksbehandler

Arkivverdig e-post skrives ut, stemples og registreres i Symfoni sak/arkiv.

Elektroniske vedlegg tilknyttes den aktuelle dokumentregistreringen.

Vurdering av hva som skal være unntatt offentligheten og evt. legges i tilgangsgrupper i Symfoni, vurderes på samme måte som for ordinær post.

Etter journalføring gir arkivet en bekreftelse til avsender via e-post om at dokumentet er mottatt og journalført.

Arkivering

Offisiell e-post som er journalført, arkiveres på tilsvarende måte som ordinære saksdokumenter iht. bestemmelser i arkivloven med forskrifter. En utskrift av e-posten med evt. vedlegg arkiveres.

6. Skikk og bruk for e-post

a) E-post er velegnet for sending av meldinger til enkeltpersoner eller et begrenset utvalg mottakere. Dersom du skal gi mer generell informasjon som skal kringkastes til større mottakergrupper bør du bruke intranett eller andre informasjonsmedier.

b) Det er neppe av interesse for hele organisasjonen å få informasjon om hvem som avspaserer, er syk og lignende. Det er tilstrekkelig at din egen avd. og serviceavd. får slik info.

c) Hver e-postmelding bør som regel omhandle bare ett emne. Det er uheldig å pakke sammen flere emner i en melding, da mottakerens oppmerksomhet lett kan dreie seg bort fra det opprinnelige hovedemnet.

d) Bruk feltet "emne" til å gi meldingen en informativ og representativ overskrift. På denne måten kan mottakeren prioritere saken riktig og den blir enklere å gjenfinne senere.

e) Presentér den viktigste informasjonen først i epost-meldingen. Vær kort og konsis.

f) Det er viktig at du bruker enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom avsnitt.

g) Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele meldingen før du sender den. Sjekk spesielt at evt. vedlegg som du refererer til er med i meldingen.

h) Vær spesielt varsom med å sende meldinger hvis du er opprørt eller irritert. Husk at epostmeldinger er 'evige' og bør tåle dagens lys uansett sammenheng.

i) Vær også oppmerksom på at du ikke har kontroll med hvorvidt mottakeren videresender din melding til andre.

j) Vær bevisst på bruken av STORE BOKSTAVER, farget tekst eller utropstegn!!!! Din hensikt med bruk av dette kan lett feiltolkes av mottakeren. Vær forsiktig med slike virkemidler.

k) Viktighetsflagget på e-postmeldinger må brukes med omhu. Du bør kun bruke sette "Høy viktighet" på meldinger hvor det virkelig haster at mottakeren handler raskt. Dersom du bruker "Høy viktighet" på alle meldinger mister funksjonen etterhvert sin verdi.

l) Vær oppmerksom på at e-postmeldinger med store vedlegg vil senke ytelsen på hele epost-systemet og kan lede til at viktige hastesaker blir forsinket. Vedlegg som er større enn 2MB bør ikke sendes på e-post.

m) Det er en stor fordel å rydde og slette meldinger i Inngående post og Utgående post med jevne mellomrom.

7. Sikkerhet

Ikke åpne vedlegg fra avsendere dere ikke er helt sikker på er OK.

Eventuelt videresend e-posten til IT-support, så kan vi sjekke statusen.

8. Framtidige utvidelser av bruksområder for e-post

Evt. framtidige tiltak for å gjøre e-post til en fullverdig dokumentbærer for offisielle saksdokumenter i Tana kommune er bl.a. avhengig av arbeid som utføres av Arbeids- og administrasjonsdepartementet for etablering av standarder, regler og retningslinjer for sikker utveksling av e-post.

Retningslinjer for journalføring, midlertidig oppbevaring av saksmappene og arkivering (kart- og delingsforretninger og byggesaker)

Kart- og delingsforretningene og byggesaker har en komplisert og lang saksgang. Det gjør at det hittil har vært ulik praksis når det gjelder journalføring og arkivering. Det vi trenger er en god prosedyre for journalføring, det å angi tittel på saker og oppbevaring av sakene mens de er under behandling. Jeg foreslår at vi innarbeider retningslinjene nedenfor.

Retningslinjer:

1) Kart- og delingssaker, søknader om bruksendring og forhåndstilsagn på byggetillatelse legges alle i røde saksmapper. Søknader om byggetillatelse, melding om arbeid og liknende som kommer på ferdige skjema, legges i blå saksmapper.

2) Alle dokumentene i en sak, også klagebehandlingen, føres inn under samme saksnummer.

3) Ingen av de ovenfor nevnte sakene arkiveres i hovedarkivene før AJ, YJ eller LS har gitt beskjed om det. Alle dokumenter som kommer inn til serviceavdelingen/ ligger i "til utsending", legges i posthylla til MNA etter journalføring. På den måten har vi som saksbehandlere alltid mappene lett tilgjengelig og kan lete dem fram dersom søker kontakter oss.

4) Midlertidige arkiveringsrutiner (= hvor er saksmappa mens saken er under behandling?):

a) Kart- eller delingsforretninger, søknader om forhåndstilsagn på byggetillatelse og søknader om bruksendring: Fram til vedtak er fattet arkiveres saken i den øverste skuffen i arkivskapet merket plan- og oppmålingsarkiv på kontoret til Arnfinn og Lars.

Deretter arkiveres søknader om forhåndstilsagn på byggetillatelse og søknader om bruksendring i gårds- og bruksnummerarkivet. Kart- eller delingsforretningene arkiveres i skuff 2 og 3 i arkivskapet merket plan- og oppmålingsarkiv på kontoret til Arnfinn og Lars fram til oppmåling er utført og saken overføres til gårds- og bruksnummerarkivet.

b) Byggesaker: Disse sakene har Yvonne i skuffen helt til høyre i skrivebordet sitt eller i nederste skuff (skuff 4 merket byggesaksarkiv) i arkivskapet på kontoret til Arnfinn og Lars (plan- og oppmålingsarkiv). Byggesaker der bygget er under oppføring samt saker som skal registreres i GABregistret arkiveres i skuffa på kontoret til Yvonne. Saker der gebyrnota ikke er betalt, byggesaker hvor midlertidig brukstillatelse er utstedt i påvente av ferdigattest og meldingssaker som er under bygging (f.eks hytter, garasjer og uthus under 50 m2) arkiveres i skuffa hos Arnfinn og Lars.

Journalføring av de ulike sakene:

1) Kart- eller delingsforretninger på privat grunn (grønne skjema):

Journalføres med primærnøkkel objektkode (= gårds- og bruksnummer), fagklasse L33 og med følgende tittel: Navn på søker, f.eks. Ola Nordmann: Søknad om fradeling til bolig-/fritids-/næringsformål under g/b xx (f.eks. 13/230) på/i/ved xx (f.eks. Tana bru).

2) Søknader på statsgrunn som sendes via Statskog:

Journalføres under fagklasse L33 med følgende tittel: Navn på søker til Statskog, f.eks. Per Spelmann: Søknad om punktfeste/fradeling til bolig-/fritids-/næringsformålpå statsgrunn under g/b xx (f.eks. 2/1) på/i/ved xx (f.eks. Levajok).

3) Søknader om forhåndstilsagn på byggetillatelse (kommer på eget A4-ark og gjelder fortrinnsvis private eiendommer): Journalføres med primærnøkkel objektkode (= gårds- og bruksnummer), fagklasse L42 og med følgende tittel: Navn på søker, f.eks. Kari Spelmann: Søknad om forhåndstillatelse til bygging av bolig/hytte/næringsbygg under g/b xx (f.eks. 6/35) på/i/ved xx (f.eks. Sirma).

4) Søknader om bruksendring (kommer på eget A4-ark): Journalføres med primærnøkkel objektkode (= gårds- og bruksnummer), fagklasse L44 og med følgende tittel: Navn på søker, f.eks. Anne Nordmann: Søknad om bruksendring fra xx (eks. boligformål) til xx (eks. fritidsformål) under g/b xx (f.eks. 35/39) på/i/ved xx (f.eks. Luftjok).

5) Søknader om byggetillatelse, meldinger om arbeid og andre byggesaker på egne skjema: Journalføres med primærnøkkel objektkode (= gårds- og bruksnummer), fagklasse L42 og med følgende tittel: Navn på søker, f.eks. Per Utsi: Søknad om byggetillatelse/ melding om arbeid for oppføring av bolig, fritidshytte etc. under g/b xx (f.eks. 27/45) på/i/ved xx (eks.Austertana).

Saksgangen er som følger:

1) Søknaden kommer inn til kommunen. Kart- og delingsforretninger, søknader om forhåndstilsagn på byggetillatelse og søknad om bruksendring (arealsaker), punkt 1-4 ovenfor, føres på LS (Lars) og legges i rød mappe. Byggesaker, punkt 5 ovenfor , føres på YJ (Yvonne) og legges i blå mapper.

2) Gebyrnota sendes ut av LS el. YJ.

3) Når gebyrnotaen er betalt, sendes saken på høring til berørte myndigheter av LS el. YJ.

4) Når alle høringsuttalelsene er kommet inn, fattes vedtak i saken, og det oppstår to mulige utfall:

a) Dersom søknaden avslås, gis det mulighet til å påklage vedtaket. Dersom vedtaket påklages, kommer det inn klage som behandles og, dersom avslaget opprettholdes, oversendes saken til fylkesmannen for klagebehandling. Fylkesmannen omgjør eller stadfester vedtaket. Dersom fylkesmannen stadfester vedtaket, arkiveres saken som uaktuell enten under det aktuelle g/b -nummeret (prinsippielle/viktige avgjørelser) eller i en arkivboks for uaktuelle saker på kontoret til LS (bæres ned i fjernarkivet et par år etter at den er full). Dersom vedtaket omgjøres følges framgangsmåten under b).

b) Dersom søknaden innvilges skal den aktuelle tomta/ punktfestet måles ut av Arnfinn. Dersom arealet er på privat grunn, sender Arnfinn ut gebyrnota på oppmålingsgebyr og foretar deretter oppmåling. Dersom arealet er på statsgrunn, må Arnfinn vente på rekvisisjon av kartforretning fra Statskog (egne skjema). NB! Denne rekvisisjonen føres under samme saksnummer som delingssaken. Når tomta/ punktfestet er målt ut, arkiveres saken under det aktuelle gårds- og bruksnummeret. En kart-/eller delingsforretning er ikke avsluttet før oppmåling er foretatt og tinglyst målebrev er sendt hjemmelshaver.

5) Dersom søknaden innvilges, er det sannsynlig at det vil komme inn byggemelding eller søknad om byggetilllatelse etter at Arnfinn har målt opp (i enkelte tilfeller tidligere). Denne meldingen/søknaden betraktes som en ny sak, og føres på YJ etter samme mal som sakene ovenfor: Navn på søker, f.eks. Ellen Guttorm: Søknad om bygging av bolig/fritidsbolig/kontorlokale e.l under g/b xx (f.eks. 40/39) på/i/ved xx (f.eks. Polmak). Dersom arkivet kjenner igjen saken, kan saksnummeret på kart-/delingsforretningen føres på som kryssreferanse.

Søknader om tomt:

Søknader om tomt har en enklere saksgang enn sakene ovenfor, men til tider har det vært vanskelig å se hva saken dreier seg om ut fra tittelen. Det vil derfor være bra om slike søknader kan journalføres etter samme mal som sakene ovenfor, dvs. under fagklasse L83 med følgende tittel: Navn på søker, f.eks. Nils Hætta: Søknad om tomt til bolig-/fritids-/næringsformål på/i/ved (eks. Tana bru/Sieiddajohguolbba boligfelt). Også disse søknadene om tomt legges i røde saksmapper.

Retningslinjer for postbehandling

A. Formål.

* Skape større trygghet for at dokumenter som hører sammen, kommer sammen.

* Grunnlag for sikker arkivering.

* Raskere saksbehandling.

* Mindre tid skal brukes til leting.

* Nye arbeidstakere kan lettere sette seg inn i rutinene.

* Færre ressurser brukes på å forklare rutinene til nye ansatte og vikarer.

* Arkivet er en viktig informasjonsbase og er således grunnlaget for god intern og ekstern informasjon.

B. Generelt.

1) Innledende saksbehandling.

I den grad tid skal brukes på de innledende deler av saksbehandlingen, bør det være på flg. punkter:

- Hvilket arkivnummer skal tildeles?

- Avgjøre på et tidlig stadium hvem som skal informeres om saken. Jfr. Møter i politiske organer - Administrative rutiner pkt. 2 g.

Dette blir et særdeles viktig grunnlag for en god kommunal informasjonsbase.

2) Postlister.

a) Pressen får postliste over inngående ekstern og utgående ekstern post 1 gang pr. uke.

c) Publikum skal ha tilgang til samme postliste som pressen får ved henvendelse til kundemottaket på rådhuset.

3) B-post.

a) B-post følger i prinsippet samme vei i systemet som annen arkivverdig post.

b) Når den som åpner posten oppdager et dokument som kan være unntatt fra offentlighet, skal dette legges i egen mappe slik at ingen andre enn berørt saksbehandler i første omgang får kjennskap til det.

c) B-saker markeres med særskilt stempel.

d) I registreringen av B-saker skal det alltid vises til lovbestemmelse.

a) I serviceavdelingen og i andre avdelinger skal B-post ved dagens slutt låses ned.

Det utarbeides særskilte retningslinjer for hvordan de enkelte ledd i post-behandlingen skal forholde seg til saker som er unntatt offentlighet, jfr. Forvaltningslovens § 5 og 7 samt Sikkerhets- og beskyttelsesinstruks §6.

4). Elektronisk post.

Dette er et punkt som drøftes i sentrale styringsorganer og det finnes foreløpig ikke sentralt gitte regler for dette pr. i dag.

Kommunen har eget reglement for e-post.

C. Hvem omfattes av dette reglementet?

Ledelse og avdelinger som har tilhold på rådhuset og Miljøbygget:

- Administrativ ledelse

- Politisk ledelse

- Avdeling for bygg- og anleggsdrift

- Utviklingsavdelingen

- Personalavdelingen

- Serviceavdelingen

- Undervisningsavdelingen

Registrering og fordeling av post

1. Serviceavd. får/henter all post til rådhuset og miljøbygget.

2. Innkommende post med personnavn

Post hvor personnavn nevnes først, åpnes ikke av serviceavdelingen. Dersom vedkommende adressat finner ut at saken likevel er kommunal, skal vedkommende straks levere den til serviceavdelingen for registrering.

3. Registerering og fordeling av post

a) Arkivet registrerer posten i sak-/arkivsystem Bare arkivverdig post registreres.

b) Trykksaker (ikke arkivverdig) som etter serviceavdelingens vurdering har interesse for en bestemt avdeling, sendes vedkommende avdeling uten registrering i sak/arkivsystemet. c) Trykksaker som har felles interesse, vil bli lagt ut på et nærmere angitt sted til gjennomsyn. Aviser og generelle tidsskrifter legges på egnet sted.

c) Kopier av intern post skal ikke registreres. Med intern post i denne sammenheng menes dokumenter som er registrert i Symfoni sak/arkiv.

d) Kopier fra eksterne avsendere skal normalt ikke registreres. Saksbehandlere som får slike kopier og mener at kopien bør registreres, må ta kontakt med arkivet for registrering.

e) Arkivnummer, arkivsaknummer og saksbehandler påføres, samt om dokumentet skal unntas offentlighet. Ved unntak fra offentlighet skal lovhjemmel påføres.

f) Når det ikke er klart hvilken avdeling som er adressat, vil slik post bli lagt i særskilt mappe som sendes rådmannen for fordeling.

g) Dersom det kommer post/telefax som haster, gis det melding til adressat uten ugrunnet opphold. Fortrinnsvis skal det tas kopi av slik post/telefax og den skal bringes ut.

h) Posten legges i 2 mapper til hver avdeling, en rød og en blå. I rød mappe legges arkivverdig post. Ikke-arkivverdig post legges i blå mappe i) Sammen med posten til de enkelte avdelinger kjøres ut postliste for de dokumentene som ligger i postmappe for arkivverdig post (rød mappe).

j) Avdelingene ajourfører postliste. Den enkelte avdeling er ansvarlig for at avdelingen snarest mulig etter at posten er kommet til avdelingen, sjekker de opplysninger som serviceavdelingen har ført opp (ved postmøte eller på annen hensiktsmessig måte).

k) Dersom feltene for arkivnr. og saksbehandler ikke er korrekt, må avdelingen korrigere opplysningene på rett felt i stemplet.

l) Retur av korrigert postliste skjer fortrinnsvis påfølgende dag.

m) Avdelingene returnerer flg. til serviceavd.:

-dokumenter (i mappe)

-ajourført postliste

n) Dokumenter som avdelingen ønsker arkivert, legges i saksmappe og returneres i/sammen med postmappe.

o) Den manuelt rettede postlisten oppbevares i postlisteperm for hver enkelt avdeling.

p) Serviceavd. foretar endelig registrering av dokumentet.

q) Serviceavd. finner/lager saksmappe når nødvendig. Saksmappen følger posten til avdelingen.

r) Avdelingene henter selv post fra service-avd.

4. Ordfører som saksbehandler

a) Post som er adressert til ordfører, formannskap eller kommunestyre registreres i sak/arkiv med ordføreren som saksbehandler.

b) Henvendelser som er adressert til kommunen, men hvor det er sannsynlig at sakene krever politisk behandling, registreres i kontorsak med ordføreren som saksbehandler.

c) Ordfører og rådmann bør avtale seg imellom hvordan saker/henvendelser under pkt. 3a og 3b skal følges opp. De bør ha daglige møter for å gjennomgå/vurdere henvendelser. Rådmannen leverer saken til arkivet som foretar endring av saksbehandler og deretter leverer den til rette vedkommende.

d) Den avdeling/saksbehandler som får en slik sak som nevnt under 3c, sender melding til avsender om hvem som har ansvaret for oppfølging av saken og når den forventes å bli behandlet.

5. Foreløpig svar

Saksbehandler skal gi foreløpig svar til avsender om at saken er kommet til kommunen og evt. si noe om behandlingstid dersom man vet at saken vil ta lenger tid enn 3 uker.

6. Inngående brev på samisk (ny pr. 6.11.01)

Kopi av slike brev skal omgående leveres språkkonsulentene til oversettelse. Original skal alltid ligge i saksmappe.

Mottak av post

1. Informasjons- og serviceavd. får/henter all post til rådhuset og miljøbygget.

2. Innkommende post med personnavn

4. Ordfører som saksbehandler

a) Post som er adressert til ordfører, formannskap eller kommunestyre registreres i sak/arkiv med ordføreren som saksbehandler.

b) Henvendelser som er adressert til kommunen, men hvor det er sannsynlig at sakene krever politisk behandling, registreres i kontorsak med ordføreren som saksbehandler.

d) Den avdeling/saksbehandler som får en slik sak som nevnt under 3c, sender melding til avsender om hvem som har ansvaret for oppfølging av saken og når den forventes å bli behandlet.

5. Foreløpig svar

Saksbehandler skal gi foreløpig svar til avsender om at saken er kommet til kommunen og evt. si noe om behandlingstid dersom man vet at saken vil ta lenger tid enn 3 uker.

6. Inngående brev på samisk (ny pr. 6.11.01)

Kopi av slike brev skal omgående leveres språkkonsulentene til oversettelse. Original skal alltid ligge i saksmappe.

Utsending

a) Ferdig sak leveres rådmannen/leder komplett i mappe for godkjenning og underskrift.

b) Deretter leveres saken i komplett mappe for utsending/arkivering.

c) Saksbehandler har ansvar for at utgående post skal ligge under klaffen i saksmappen sammen med vedlegg når den leveres serviceavdelingen. Det må tydelig fremgå hva som er vedlegg og hvem som skal ha brevet eller saken.

d) Utgående post kan leveres til serviceavdelingen for utsendelse. Den legges i egen kurv i serviceavdelingen som foretar utsending.

Saksbehandling

a) Saksbehandler har ansvar for å sende foreløpig svar i samsvar med forvaltningsloven dersom det vil ta lang tid å behandle saken. Det finnes mal for dette sak-/arkivsystemet.

b) Dersom saksbehandler har kunnskap om at det finnes andre mapper på saken, fås disse ved henvendelse til arkivet.

c) Saksbehandler sjekker om det er andre dokumenter som hører inn under samme sak.

NB! Arkivsaksnummer binder en sak sammen.

d) Hvis saksbehandler selv starter en sak, må vedkommende huske å påføre arkivnr. Ingen dokumenter må sendes videre uten arkivnummer. Arkivet er behjelpelig med å finne rett arkivnr.

e) Dersom saksbehandler ikke besvarer en sak skriftlig (ved registrering i sak/arkiv), må vedkommende registrere i registreringsbildet for saken hva som er gjort. I reg.bildet for saken er det en linje som har flg. knapper: ” Besvart ved”, ”Dato” og ”Måte”. Klikker du på datoknappen, får du opp dagens dato. Under knappen ”Måte” ligger flere valg. Se bildet over. I feltet ”Tilleggsopplysninger” kan man skrive ytterligere opplysninger om hva man har gjort i saken. Ta utskrift til mappen.

f) Når saken er ferdig behandlet, har saksbehandler ansvar for å rydde saken og dokumentene legges i kronologisk rekkefølge i mappen. Fjern arkivuverdig materiale.

g) Arkivet skal registrerer utlån av mapper i reg.bildet for vedkommende sak.

h) Hold orden i saksmappen. Behold ikke saken lenger enn absolutt nødvendig.

Diverse

Kopi av utgående skriv settes i perm avdelingsvis med alfabetskilleark for adressat. Den 1. i hver måned kjører arkivet ut restanseliste som sendes til avdelingsleder og ordfører for oppfølging. Det vises også til følgende retningslinjer:

a) Retningslinjer i forbindelse med avvikling av møter i politiske organer.

b) Saksbehandlingsregler.

c) Adm. retningslinjer vedr. politiske møter.

Kunne ikke logge inn