|
SAKSBEGREP 1) En sak tilsvarer den fysiske saksmappa i arkivet. En arkivsak i ePhorte er en samling av alle dokumenter som handler om samme forhold. 2) Andre mapper vil inneholde alt som handler om samme bygning, person, elev m.m. dvs. objekt. Disse kalles DOSSIERSAKER (objektmapper). En slik sak vil inneholde flere vedtak om det samme objektet. Rettigheter til å opprette ny sak: Alle arkivansvarlige på Informasjons- og serviceavdelingen kan opprette ny sak. Skrivereglene finnes under: K:\Stab\Informasjon og service\Arkiv\skriveregler. SAKSTITTEL: Hva saken gjelder Sakstittel skal beskrive saksinnholdet så godt som mulig. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere. Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i sakstittelen, vi kan bruke tankestrek og mellomrom. Det skal heller ikke brukes forkortelser. Hensikten med ovenstående er at de som oppretter sak bruker ”samme språk”, dette vil sikre gjenfinning. Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder. Eksempler: Dispensasjoner ...... Austertana skole - Utbedringer…………… Polmak vannverk - Vannprøver (Analyseresultater) 2011 Seidagoulba….. - Boligtomt I tillegg til sakstittel på saken skrives arkivkode. Er du i tvil om arkivkoden, la det stå åpent. Arkivet sjekker opplysningen og gir riktig kode før arkivering. Avtaler Avtaler som ikke er signert. Avtaler som ikke er underskrevet, registreres inn og skannes. La journalstatus stå til M til underskrevet avtale er kommet i retur fra saksbehandler. I merknadsfeltet påføres: Papirversjonen sendt saksbehandler - retur arkivet etter signering. Signerte avtaler som er kommet i retur: Skann inn den signerte avtalen og slett den usignerte avtalen. Samlesaker Det anbefales ikke å opprette samlesaker. I hovedsak skal det som gjelder en person/part være en sak, og det som vedrørende en eiendom være en sak. Likevel vil det i noen tilfeller være praktisk med samlesaker Eksempel på noen samlesaker som vi kan finne i arkivet hos oss er: Se på dette. Årsavgift – alkohol Kulturmidler Flyttemeldinger Skoler (Navn på skolen) - Elevpermisjoner SAKSTITTEL på objektmapper Personalmapper Brannsyn– Sakstittel: Navn på bygg, eks: Sameskolen Arkivdel: Brannsyn, sorteres på navn på bygningen Bygningsarkiv: Sakstittel: Bygning GNR…..BNR…… Arkivdel: Bygg, koden sorteres på gnr/bnr eks: 11-32 (Se på denne) Eiendomsarkiv: Sakstittel: Eiendom – GNR…..BNR Arkivdel: Eiendom koden sorteres på gnr/bnr eks: 11-32 Elvearkiv Sakstittel:1. linje Elevmappe 2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx (må skjermes) Arkivdel: Elevarkiv– elevarkiv sentralt (Arkiveres ikke på skolene) Elev Ped– elevarkiv pedagogisk senter (Arkiveres - Olav T? koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet. ELEV-PPT - elevarkiv PPT (Arkiveres - koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Klientarkiv Sakstittel: 1. linje Klientmappe ( Arkiveres -Hjelpetjenesten) 2. linje Etternavn-fornavn f xx xx xx (må skjermes)
Arkivdel: KLIENT
Klientarkiv Hjelpetjenesten koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet FOSTERHJEM Sakstittel: 1. Linje Fosterhjem (Arkiveres - Hjelpetjenesten 2. linje: navn på fosterforeldre (må skjermes) Arkivdel: Fosterhjem, koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) GÅRDSARKIV Sakstittel: GÅRDSARKIV - GNR … BNR (linje 2 – kan skrive navn på eier) Arkivdel: Gårdsarkiv, sorteres på gnr/bnr eks 10-14 OVERFORMYNDERIET Sakstittel: 1. linje – KLIENTMAPPE ( Arkiveres - Rådhuset) 2. linje – Etternavn – fornavn – fnr. (må skjermes) Arkivdel: OVERFORM koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet. PERSONALARKIV Sakstittel: 1. linje PERSONALMAPPE - Fødselsdato ?(Arkiveres - Rådhuset/Personal) Arkivdel: Personal, koden sorteres på etternavn/fornavn Arkivdel: Personal-M (midlertidig ansatte), koden sorteres på etternavn/fornavn (Arkiveres i Sentralarkivet) STØTTEKONTAKT/BESØKSHJEM Sakstittel: 1. Linje Støttekontakt/Besøkshjem (Arkiveres hjelpetjenesten) 2. linje – navn på de som skal være støttekontakt eller besøkshjem (må skjermes)
Arkivdel: STØ/BESØK,
sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) TILSETTINGSARKIV Sakstittel: 1. linje – VIRKSOMHETENSNAVN- STILLING (Arkiveres - Sentralarkivet) ID nr. ….. I kommentarfeltet – Skriv søknadsfrist Arkivdel: TILSETTING, koden sorteres på virksomhetens navn SAKER SOM UTGÅR – FEILREGISTRERING Ved feilregistrering flyttes journalposten av arkivpersonalet til riktig sak hvoretter denne feilregistrerte saken merkes UTGÅTT. MERKNADSFELT Merknadsfeltet på saksnivå benyttes til å skrive inn merknader som gjelder for hele saken. Eksempel: Henvisning til tidligere saker. UTGÅTTE SAKER kan også ha en forklaring i merknadsfeltet hvorfor saken utgår. PRESEDENS SAK – sak som er regeldannende for behandling av analoge saker. Det er saksbehandlerens ansvar å registrere eventuelle presedens saker. DOKUMENTBESKRIVELSE: Ved inngående journalføring skal dokumentbeskrivelse og dato skal være nøyaktig det samme som det står i det fysiske dokumentet. Hensikten med ovenstående er at du senere skal kunne identifisere dokumentet. I ePhorte er det et felt for dokument type, når et dokument registreres velger vi dokumenttype. X - Internt dokument (Uten oppfølging) N - Notat på postliste (med oppfølging) I - Inngående dokument (gjelder også e-post og telefaks) U - Utgående dokument S - saksfremlegg/møtedokument Når det i dokumentet er oppgitt svarfrist så registreres det i Når det ikke står noe svarfrist vil det automatisk bli registrert 3 ukers svarfrist. Registreres et RUNDSKRIV så skal det i linje 2 i dokumentbeskrivelsen stå nr. på rundskrivet. Hensikten med ovenstående er at det sikrer gjenfinning av dokumentet når det senere vises til rundskriv nr. Brev fra departement, der skriver vi navnet fullt ut f.eks: Kommunaldepartement , Miljødepartement osv. GRADERING SAKER SOM ER UNNTATT OFFENTLIGHET Offentlighetslovens hovedregel er at våre dokumenter skal være offentlig, jfr offentlighetsloven §3. Bestemmelser som sier at opplysningene skal unntas offentlighet (taushetsplikt) Offentlighetsloven §13 og forvaltningsloven §13 Bruk riktig hjemmel/paragraf. Dokumenter som skal unntas offentlighet må graderes med riktig hjemmel/paragraf. I ePhorte er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for. Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlighetsloven. Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr arkivforskriften § 2-7. I ePhorte kan vi bruke 2. linje i dokumentbeskrivelsen for opplysninger som er unntatt offentlighet. 2. linje i dokumentbeskrivelsen vil ikke komme frem på offentlig postliste når dokumentet er gradert, men i tillegg må du også velge hva som skal skjermes (eks. objektkode, adressat/mottaker, linje 2.) Se på denne Når Inngående dokumenter blir registrert vurderes det om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas.Saksbehandler har ansvaret for å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel. Utgående dokumenter graderes av saksbehandler. GRADER DOKUMENTET, BARE UNNTAKSVIS HELE MAPPEN. |