|
|
I henhold til forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser § 3-5 gjelder offentleglova for allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll. Offentleglova § 3 andre ledd slår fast at journal skal føres etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter. Tilbudsdokumenter er altså saksdokumenter etter offentleglova og skal føres i en journal, jf forskrift av 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiver (arkivforskriften) § 2-6. For elektronisk journalføring skal man normalt benytte arkivsystem som oppfyller kravene i Noark-standarden, jf. arkivforskriften § 2-9.
|
Rutiner ved anbudskonkurranser
Regelverk
Når kommunen lyser ut anbud/tilbud skal konkurransen følge regler for anbudskonkurranser og
Forskrift om offentlige anskaffelser. De viktigste punktene er:
- Leverandøren skal merke anbudet/tilbudet Anbud/tilbud ”anbudets/tilbudets navn”.
- I kunngjøringen er det fastsatt frist for levering, dato og klokkeslett.
- Anbud/tilbud kan leveres direkte eller pr post.
- I kunngjøringen angis også tidspunkt for åpning av anbudene.
- Anbud/tilbud skal åpnes av to representanter for kommunen og det skal føres protokoll.
Bygg- og anleggsavdelingen:
Den i Bygg- og anleggsavdelingen som lyser ut anbud skal varsle postmottaket om dette med opplysning om saksbehandler og leveringstidspunkt.
Serviceavdelingen/postmottak:
Det som er viktig ved mottak av anbud er:
1. Anbud/tilbud leveres i lukket konvolutt merket med Anbud/tilbud ”anbudets/tilbudets navn”.
2. Anbud/tilbud skal ikke åpnes av sentralbordet/postmottaket.
3. Utenpå konvolutten skal det påføres tidspunkt for mottak, dato og klokkeslett. Dette skal gjøres også når anbudet/tilbudet leveres pr post.
4. Dersom den som leverer anbudet ber om kvittering tas det kopi av konvolutten med påført leveringstidspunkt.
5. Anbudene samles i sentralbordet/postmottaket og overleveres til saksbehandler samlet.
|