|
1. Generelt Før en ny Elektronisk Personalmappe evt. kan opprettes i ePhorte har det pågått en tilsettingsprosess knyttet til en egen tilsettingssak. Når tilsettingssaken slutter, begynner Personalsaken/Personalmappen. Det opprettes personalmappe når svarbrev med undertegnet tilsettingsbrev kommer i retur fra vedkommende som er tilbudt stillingen dersom ikke vedkommende har mappe fra tidligere. Gjelder dette en person med elektronisk ansettelsesforhold i Deanu gielda - Tana kommune omregistreres den eksisterende Personalmappa på ny enhet dersom dette er nødvendig. Personalmappa følger den ansatte så lenge han eller hun er ansatt i Deanu gielda - Tana kommune. 2. Opprette ny Personalmappe Arkivtjenesten oppretter personalmappe. Det er personalleder som er ansvarlig for mappene. Leder skal kun ha tilgang til sine ansatte på avdelingen. I sakstittelen skal det stå: Fødselsdato + personnummer - Etternavn - Fornavn - Mellomnavn Arkivkode - Jfr. K-koder Sakstittelen skal skjermes slik at den ikke vises på offentlig journal. 3. Personaldokumenter Svarbrevet og undertegnet tilsettingsbrev er normalt de første dokumentene som registreres, skannes og legges i en nyopprettet/eksisterende elektronisk Personalmappe. Den enkelte leder/saksbehandler har ansvar for å vurdere ihht. gjeldene lovverk, hvorvidt et dokument er arkivverdig og skal skal legges i den elektroniske personalmappen. Dokumenter som skal bevares for alltid • Stillingssøknad med vedlegg • Ansettelsesvedtak • Kopi av stillingstilbud og svarbrevet • Kopi av ansettelsesbrev • Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest) • Arbeidsavtale • Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering • Innmelding/korrespondanse med trygdekasse • Pensjonsforhold • Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk • Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak • Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend • Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring • Evt. AKAN – der det kan foreligge skriftlig advarsel eller hvis det fører til reaksjoner ovenfor den ansatte • Tiltak • Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring • Evt. disiplinærtiltak • Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn • Div. korrespondanse til og fra den ansatte som berører arbeidsforholdet • Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse • Kopi av sluttattest Dokumenter som kan kasseres (Kommunen må ha retningslinjer i forhold til når materialet skal kasseres. Dette skal framkomme i arkivplanen) • Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt • Sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse • Korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer • Korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (tjenestereiser, reiseforskudd o.l.) • Permisjoner uten ansiennitetstap • Fravær • Stipendier • Ferier • Utbetalinger vedrørende personalutvikling • Lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l. • Arbeidsmarkedstiltak • Underbilag (timesedler ) • Medarbeidersamtaler (etter f. eks. 2 år, avhengig av hva som står i kommunens retningslinjer – skal framkomme i arkivplan) Dokumenter som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen • Skattekort • Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor o.l. Disiplinærsaker Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i saksarkivet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen. Disiplinærsaker som skaper presedens, skal arkiveres både i saksarkivet og i personalmappen, men makuleres i personalmappen tre år etter at den ansatte har sluttet. I saksarkivet skal slike saker alltid bevares, men alle identifiserbare faktorer skal anonymiseres. Disiplinærsaker som ikke skaper presedens – og det skal være de alle fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres tre år etter at den ansatte har sluttet. Alle disiplinærsaker i personalmappen skal legges i en lukket konvolutt og merkes med hvem som har lov til å åpne konvolutten Avlevering Personalmapper avleveres til IKA Finnmark etter at innhold med begrenset bevaringsplikt er kassert. Personalmapper kan avleveres 5-10 år etter siste bruk, men skal avleveres innen ca. 25 år etter avslutningsdato. Personalmapper i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal som hovedregel avleveres til IKA Finnmark i avviklingsperioden eller like etterpå. |