Kvalitetssikring i ePhorte - sjekkliste for arkivarer

Arkivaren er siste instans og skal kvalitetssikre bruken av ePhorte utført av ledere, saksbehandlere og arkivarer.

Arkivarer har en viktig rolle for å holde ePhorte oversiktlig, ryddig og ren.

Dette betyr at en må ha rutiner for å sikre informasjon i ePhorte er autentisk og troverdig som dokumentasjon for Deanu gielda/Tana kommune sine aktiviteter og oppgaver. Arkivarene skal også hjelpe til slik at ePhorte fungerer som saksbehandlingsverktøy. Ved hjelp av kvalitetssikringsrutiner skal en kunne rettelede ledere og saksbehandlere når en ser at det ikke fungerer slik det skal i ePhorte.

Dette betyr at når arkivet retter opp feil eller gjør vesentlige endringer i sak eller journalposter så skal dette gjøres i samarbeid med saksbehandleren slik at de:

er oppmerksomme på hvordan saker og journalposter skal arkiveres (nå oppretter arkivet saksmapper)
vet om endringer som er gjort i sakene deres og journalposter slik at de kan benytte ePhorte effektivt i saksbehandlinga
ikke er usikre å systemet dersom det skjer endringer som de ikke forstår hvordan de har oppstått.

Når arkivet kontrollerer oppgavene som lederne skal utføre i ePhorte må en gi tilbakemelding til disse:

slik at ikke journalposter blir liggende ufordelt, dvs at det ikke blir gjort noe saksbehandling i disse
Restanser blir fulgt opp
Journalposter blir godkjente dersom saksbehandler har sendt slike til godkjenning.

Daglig kvalitetskontroll

Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter

Arkivtjenesten søker daglig opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode.

Kontroll av skanning

Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato.

Kontroll av konvertering

Arkivansvarlig må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper eldre enn en dag, og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig og makuleringsrutiner i tilknytning til skanning stoppes inntil videre.

Kontroll av offentlig journal

Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering.

Stikkprøver

Stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc..

Daglige oppgaver i ePhorte for arkivarer

Hovedoppgaven for arkivet er å journalføre det som ligger til journalføring. Vi har en lovpålagt journalføringsplikt og dette arbeidet skal utføres fortløpende. Journalposter som blir liggende lenge uten å bli journalført er i realiteten å praktisere utsatt innsyn uten hjemmel

Sjekk om det er:

Rett sak
Åpent for innsyn?
Rett hjemmel?
Skjerming av tekst

Riktig dokumenttype (NB: vær varsom med endringer - sjekk at restansen blir korrekt. Kontakt alltid saksbehandler før endring)
Riktig dokumentdato: journalpost vs Dokument
Avsender/mottaker: journalpost vs Dokument
Kopimottaker og intern kopimottaker: journalpost vs. dokument
Tekst med mening

"Saker som kan avsluttes" og "tomme saksmapper" i venstremenyen sjekkes daglig. Det er viktig å sjekke "saker som skal avsluttes" fordi det er mange saksbehandlere som setter saksmappa til F uten at den skal være det.

Det er mulig at det ikke blir så mange "tomme saksmapper" etter at vi begynte å opprette saker (vi må se på dette).

Skriveregler og rettskrivning (jfr. skriveregler under....følgende tittel.....)

-sjekk tittel i rutinene der de fins

-fjern de fleste forkortelser

- stavefeil

Alle journalposter skal ha korrekt journaldato - kommer automatisk dersom en ikke redigerer denne. Arkivaren kan redigere journaldato, men dette skal bare gjøres i de tilfeller der en journalfører journalposter med status S (se på disse) Disse importerte journalpostene får importdato som journaldato, og denne oppdaterer seg ikke når en endrer status fra S til J. En må derfor oppdatere Journaldato manuelt i dagens system.

Faste søk som bør gjennomføres med jevne mellomrom

Saker til avslutning

Kontroller at saken er ferdigbehandlet og at metadata er korrekt registrert
Er saken ferdig eller har saksbehandler gjort feil og det er journalposter som skal ha status F?

Journalposter med status

A - avsluttet. Journalposter skal journalføres eller utgå.

R - registrert - Rydding av "støy" i basen. Gamle journalposter som aldri blir ferdigstilt. Kanskje opprettet ved en feil. Saksbehandler må være oppmerksom på at alle ePhortebrukere har innsyn i journalposten når den står i status R dersom den ikke har tilgangskode?
G - godkjenning. Vi benytter ikke denne?
U - utgått. Alle kan søke opp journalposter med status U. Spørsmålet er om de har latt journalposter utgå uten å reflektere over dette. Ligg det journalposter der som det burde vært tilgangsstyring på? Påfør tilgangskode og hjemmel på utgåtte journalposter med sensitivt innhold.

Offentlig journal - Daglig rutine

Offentlig journal sjekkes daglig for dagen før.

Hovedregel pr i dag: Den som ikke journalfører inngående post skal utføre kontrollen så tidlig som mulig på dagen.

Eventuelle feil skal straks rettes opp.

OBS ! Kontroller at alle sidene er med når journalen legges inn i ringpermen. Pass på å legge journalen på rett dato.

Offentlig journal, hver mandag

Endelig kvalitetssjekk
Korrektur av titler
Fjern forkortelser som normalt ikke er kjente
Tilgangskode og hjemmel
Opplysninger som bør skjermes

Restanseliste (kvartalsvis)

Arkivet har som oppgave å følge opp saksbehandlinga
Selv om saksbehandler har anledning til å sjekke egne restanser så bør arkivet likevel skrive ut restanselister for å sikre saksbehandlinga.

Saker uten journalposter

Gamle saker som aldri er blitt tatt i bruk. Mange kan kanskje utgå?
Sjekk med saksbehandler

Saker uten klassering

Søk opp saker som ikke har klassering og utfør klassering.

Sjekkliste for saksbehandler

Finnes saken fra før
Feilopprettet? - dette burde det ikke vært lagd sak på
Bør saken deles i flere saker?

Kryssreferanse

- Merknad til AJPROD ?

- Lenke

- Jevnføring

Skriveregler og rettskrivning

- sjekk tittelen i rutinene der de fins

- fjern de fleste forkortelser