Elevarkiv og originale elevmapper i Deanu gielda/Tana kommune er definert som organspesifikke. Dvs. de er knyttet til kommunen og kan derfor flyttes mellom barneskoler og ungdomsskoler i kommunen. De kan derimot ikke overføres til videregående skoler, fordi disse er knyttet til et annet arkivorgan på et annet forvaltningsnivå. De kan heller ikke overføres til skoler i andre kommuner, da også disse er knyttet til et annet arkivorgan. Dette betyr at dokumentasjon om elever og elevforhold skal holdes i arkivorganet Deanu gielda/Tana kommune kommune. Informasjon, f.eks. i form av kopier, kan derimot overføres til andre skoler utenfor arkivorganet Deanu gielda/Tana kommune på forespørsel.
| Steg:
|
Ansvarlig:
|
Handlinger knyttet til elevarkiv og elevmapper:
|
|
|
|
|
|
|
|
Barnetrinnet:
|
| 1
|
Barneskole
|
Det skal opprettes en elevmappe på hver elev ved skolestart i første klasse eller når de begynner ved skolen, for oppbevaring av elevrelatert dokumentasjon.
|
| 2
|
Barneskole
|
Elevmappene skal være påført navn og fødselsnummer for hånd, og til vanlig ordnet alfabetisk etter årgang i skolens elevarkiv. De skal oppbevares i låsbart arkivskap.
|
| 3
|
Barneskole
|
Mappe fra barnehage kan ikke overtas, fordi den faller inn under en annen lovgivning og dermed en annen saksbehandling. Barnehager skal overføre mapper på barnehagebarn direkte til bortsettingsarkiv i rådhuset. Dette er ikke til hinder for at pedagogisk nødvendig informasjon overføres til elevmappa i form av kopier.
|
| 4
|
Barneskole
|
Etter at elevene er ferdig med 7. klasse overføres elevmappene til den ungdomsskolen i kommunen elevene skal fortsette på etter at det er foretatt en arkivbegrensning/rensing etter bestemmelsene i arkivforskrifta §3-19.
|
| 5
|
Barneskole
|
En barneskole skal kun overføre elevmapper på elever som har flyttet ut av kommunen, har sluttet på skolen av ulike årsaker, eller er døde til bortsettingsarkiv i rådhuset (se steg 8 under ungdomsskole).
|
|
|
|
|
|
|
|
Ungdomstrinnet:
|
| 6
|
Ungdomsskole
|
Mottar elevmapper fra barneskoler i kommunen og oppretter nye mapper på elever som er tilflyttet fra andre kommuner.
|
| 7
|
Ungdomsskole
|
Elevmappene skal, på samme måte som ved barneskoler, være påført navn og fødsels- og personnummer for hånd, og til vanlig ordnet alfabetisk etter årgang i skolens elevarkiv. De skal oppbevares i låsbart arkivskap.
|
| 8
|
Ungdomsskole
|
Overføring til bortsettingsarkiv (og senere arkivdepot) skal skje på følgende måte: Ta avsluttede mapper ut av aktivt arkiv regelmessig, rens mappene etter reglene for arkivbegrensning i arkivforskrifta §3-19 og overfør dem til arkivbokser. Framgangsmåten ved bortsetting av avslutta arkiv skal være iht. bestemmelser i §3-14 i arkivforskriften. Boksene skal overføres til kommunen sitt bortsettingsarkiv senest 12 år etter bortsetting. Det skal følge med en avleveringsliste, dvs. et dokument som lister opp alle arkivstykkene/arkivboksene som skolen avleverer.
|
| 9
|
Arkivtjenesten
|
Arkivtjenesten (sentralarkivet) tar imot ordnet og listeført elevarkiv og oppbevarer dette fram til det overføres videre til arkivdepot (hos Interkommunalt Arkiv i Finnmark) etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §5-2. Avlevering til arkivdepot skal følge: Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner.
|
|
|
|
|
|
|
|
Elevmappa når elever flytter:
|
| A
|
Alle skoler
|
Flytter en av skolens elever ut av kommunen og begynner på en ny skole, ettersendes bare nødvendig informasjon på forespørsel, dvs. kopi av dokumentasjon fra elevmappa. Originale elevmapper skal ikke flyttes ut av kommunen. Samme rutine gjelder dersom eleven begynner på privatskole både innen og utenfor kommunen. Originaldokumenter skal ikke utleveres. Ved flytting til privatskole, så skal elevmappene leveres forløpende til kommunens sentralarkiv. Her vil de bli listeført og kan lett bli funnet, dersom de begynner i kommunal skole igjen.
|
| B
|
Alle skoler
|
Mottas original elevmappe på tilflyttet elev fra skole i en annen kommune tas nødvendige kopier og mappen returneres.
|
| C
|
Alle skoler
|
Flytter en elev til en annen skole i Tana kommune, skal elevmappen følge med. Dette gjelder ikke ved overflytting til privat skole. Da overføres mappen til rådhusets arkiv. Dersom eleven begynner på kommunal skole igjen, skal arkivet ha melding om dette for å overføre elevmappen til skolen.
|