GRADERING AV DOKUMENTER
Deanu gielda-Tana kommune følger offentlighetslovens intensjon om at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige, såframt de ikke skal unntas i henhold av lov
All post som skal registreres i kommunens saksbehandlersystem, skal vurderes mot Offentlighetsloven og Forvaltningsloven. Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal graderes med hjemmel i Offentlighetsloven. Personalmapper, personalsaker, elevmapper, elevsaker klientjournaler skal alltid graderes med den strengeste graderingen. Tilgangskodene er delt opp på følgende måte: U for unntatt offentlighet, P for personalmappe, E for elevmappe/spesialundervisning, XX for midlertidig unntatt, PP brukes av rådmannen til rådmannens tunge saker. I tillegg må man sette inn forskjellige grader av gradering som er slik:
- Grad 1: det fysiske dokumentet unntas, men journalopplysningene er offentlige.
- Grad 2: Det fysiske dokumentet unntas, og i tillegg linje 2 i journalposttittelen.
- Grad 3: Det fysiske dokumentet unntas, og tittellinje 2 unntas, og avsender/mottager unntas.
Det skal også settes på hjemmel til Offentlighetsloven, med henvisning til §. Framgangsmåte for gradering
| 1.
|
Arkivet vurderer om hele arkivsaken skal graderes eller om det kun er journalopplysninger som skal skjermes.
|
ARK
|
| 2.
|
Velg Tilgang på det nivået du skal gradere. Legg inn rett graderingskode i tilgangskode. Legg inn avskjerming. Legg inn hvilken § i off. loven som unntar. Trykk ok
|
ARK
|
| 3.
|
Leder har ansvar for å følge opp om det er rett vurdert evt. oppheve graderingen.
|
LED/SB
|
Midlertidig gradering av dokumenter (XX)Oppgaver: Sette midlertidig gradering ved tvilstilfeller før rådføring med leder/saksbehandler Framgangsmåte for midlertidig gradering i tvilstilfeller
| 1.
|
Arkivet vurderer om hele arkivsaken skal graderes eller om det kun er journalopplysninger som skal graderes. Velg tilgang Legg inn XX (Midlertidig sperret) i tilgangskode. Avskjerming 3 og IOV (ikke offentlighetsvurdert) legges inn automatisk. Trykk ok
|
ARK
|
| 2.
|
Leder må ta stilling til gradering. Det er leders ansvar å følge opp kurv for midlertidig sperret dokumenter, og fortløpende vurdere om journalposter og/eller saker skal unntas, påføre riktig graderingskode (evt. oppheve graderingen). Fristen for vurdering av gradering er inntil 3 arbeidsdager.
|
LED/SB
|
| 3.
|
Arkivet følger opp de midlertidig unntatte i kurv for oppfølging XX etter 3 dg.
|
ARK
|
Oversikt div graderinger brukt i Deanu gielda-Tana kommune:
| Dokument
|
U.off
|
Offentlig
|
Hjemmel offl.
|
Unntar
|
Tilgangskode
|
| Skuterdispsøknad med legeerklæring
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U- 2
|
| Skuterdisp vanlig
|
|
Ja
|
|
|
|
| TT-søknader/svar/vedtak
|
Ja
|
|
§13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Ledsagerbevis
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Startlån
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Konkurs/tvangssalg
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/ mottaker
|
U-3
|
| Skjenkebevilling/uttalelser
|
|
Ja
|
|
|
|
| Skjenkebevilling/uttalelser m/personnr
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-1
|
| Personalsaker/mapper
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Ansettelsesaker
|
|
Ja
|
|
|
|
| Enkel søkerliste
|
|
Ja
|
|
|
|
| Utvidet søkerliste
|
Ja
|
|
§ 25
|
Dokument
|
U-1
|
| Referat fra intervju
|
Ja
|
|
§ 25
|
Dokument
|
U-1
|
| Protokoll
|
Ja
|
|
§ 25
|
Dokument
|
U-1
|
| Ansettelsesbrev
|
Ja
|
|
§ 25
|
Dokument
|
U-1
|
| Søknad om stilling
|
Ja
|
|
§ 25
|
Dokument
|
U-1
|
| Arbeidsavtaler/taushetserklæring
|
Ja
|
|
§ 25
|
Dokument
|
U-1
|
| Permisjoner søknad/svar
|
Ja
|
|
§13
|
Dokument
|
U-1
|
| Lønnsjusteringer individuelle
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-2
|
| Oppsigelse
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-1
|
| Søknad/svar skolefri
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Skademeldinger elev/barnehagebarn
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Skjøte m/personnr
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-1
|
| Tinglyste dokumenter m/personnr
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-1
|
| Panteobligasjoner
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Id-kort bestillinger/utsendelse
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-1
|
| Egenerklæring om konsesjonsfrihet
|
Ja, dersom personnr.
|
|
§ 13
|
Dokument
|
U-1
|
| Skoleskyss
|
Ja
|
|
§ 13
|
Dokument og avsender/mottaker
|
U-3
|
| Invitasjoner/henvendelser til ordfører/rådmann
|
|
Ja
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|