Daglige post- og arkivrutiner

Åpning og sortering av post

Husk å sjekke "den store postboksen" for inngående post i tillegg til det som legges i hylla.

Utgående postboks tømmes hver dag og leveres posten før kl. 14.30. Utgående post registreres under bring.no der vi har eget brukernavn og passord.

Pakker sendes ut avdelingsvis.

Postmottak og «dokumentfangst»

Det er viktig at det er rutiner som fanger opp all inngående og utgående korrespondanse, og som sørger for at denne blir brakt til arkivtjenesten til vurdering og eventuell journalføring. Dette er uavhengig om det er brevpost, elektronisk post, telefaks, personlig levert post, post til styrer og utvalg, osv.. "Dokumentfangst" er et begrep som enkelte bruker for å betegne dette. En bør ha tenkt nøye gjennom bruken av telefaks og elektronisk post, og få nedfelt klare retningslinjer for dette.

Det er viktig at en har kontroll over den elektroniske datafangsten. Utgangspunktet er at elektronisk sakspost skal betraktes som ordinære brev og journalføres i tråd med bestemmelser om dette. Dersom arkivverdige dokumenter mottas i elektronisk form skal de innlemmes i en fulltekstdatabase etter de samme prinsippene som de egenproduserte elektroniske dokumenter. På samme måte som arkivverdige dokumenter ikke skal oppbevares i saksbehandlers privatarkiv, skal et elektronisk arkiv ikke bestå av private filer på saksbehandlers PC. Dersom en ved elektronisk arkivering ikke har systemer, rutiner og lagringsformat som er godkjente av Riksarkivaren for langtidsoppbevaring, skal dokumentene kopieres over på arkivbestandig papir. Denne kopien er arkiveksemplaret og går til registrering.

Ingen dokumenter bør gå direkte fra avsender til saksbehandler. Bare slik er en sikret at posten går mellom virksomheter og ikke mellom personer.

Åpning og sortering av post

Grovsortering av all inngående post foretas i felles postmottak av arkivet.

Posten sorteres etter

• arkivverdig post

• ikke arkivverdig post

• sensitiv post

Arkivverdig post

Som arkivverdig post stilles følgende krav:

Posten må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, posten må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.

Tilfredsstilles disse kravene, blir posten regnet som arkivverdig post og går til skanning og journalføring (jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b§ 3-20).

Saksbehandler må daglig lese og behandle e-post (jfr. rutiner for behandling av e-post).  Ved lenger fravær skal det legges inn beskjed slik at den som sender e-post vet at vedkommende ikke er tilstede.

E-post som inneholdes sensitive- eller personopplysninger skal alltid sendes til postmottaket for registrering.

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv (se punkt 3.9 i dette dokumentet) kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger/rapporter (OBS! vi tar vare på egenproduserte årsmeldinger) møteinnkallinger/møtebøker/referater fra andre offentlige institusjoner, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-1.

All arkivverdig post skal journalføres i sak/arkiv i ePhorte eller registreres i et annet fagsystem.

Den enkelte enhet har plikt til å vurdere om mottatt post er arkivverdig, og har ansvar for at arkivverdig post mottatt direkte til enheten blir registrert, enten i eget fagsystem eller ved å overlevere posten til arkivet for skanning og journalføring i sak/arkiv i ePhorte.

Pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem, jfr følgende oversikt (skriv inn)

Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson, jf. forordningen artikkel 4 nr. 1. Personopplysninger er for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, ansiktsfoto, fingeravtrykk, DUF-nummer og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer).

Deanu gielda – Tana kommune i behandler følgende kategorier (avhengig av hvilken avd./tjeneste opplysningene relevante for - personregister):

Navn

Adresse

Telefon-/mobilnummer

Fødsels- og personnummer

Helseopplysninger

E-post adresse

Statsborgerskap

Sivilstand

Kontonummer

I tillegg behandler Deanu gielda – Tana kommune personopplysninger om egne ansatte og jobbsøkere.

Jfr. offentlegforskrift § 7 over det som ikke skal legges ut på offentlig journal.

Feiladressert post

Post som ikke er adressert til Deanu gielda - Tana kommune - returneres uåpnet til Posten.

Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser (Egne rutiner på anbud)

Ved mottak av tilbud/anbud skal konvolutten ikke åpnes av arkivet, men påføres dato, klokkeslett og signeres av mottaker.

Anbudet leveres uåpnet til saksbehandler.

Saksbehandler skal levere anbudene til registrering etter anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning.

Ved registrering skal det kontrolleres om saken er registrert med unntatt off. jfr. Forskrift 14. februar 1986 nr. 351 til offentlighetsloven kap. V.

Avtaler og kontrakter

Avtaler og kontrakter med forpliktende underskrift (papirversjon) skal i tillegg til at de skannes og journalføres på saken, og  tas vare på i eget fysisk arkiv - vi har ringperm inne på arkivet hvor disse legges inn.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder

Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Jfr. Sikkerhetsloven § 2 m.v.. (se på dette)

Rekommandert sending

Arkivtjenesten har fullmakt til å hente rekommanderte sendinger til Deanu gielda - Tana kommune.

Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling.

Personlig post

Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Tana kommune.

Personlig post fordeles uåpnet til mottaker, dersom mottaker ikke jobber her leveres denne tilbake til posten.

Unntak: Når arkivet har fått skriftlig fullmakt fra mottaker, kan posten åpnes.

Det skal i utgangspunktet ikke forekomme at personlig post sendes til arbeidsplassen.

Rundskriv

I utgangspunktet behandles rundskriv som informasjonspost (se ovenfor).

Inngående rundskriv i papirform - som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet.

Kun 1. side skannes og det oppgis lenke (internett) til adressen hvor hele rundskrivet finnes.

Dersom dokumentet er stort i omfang sendes dette i sin helhet til saksbehandler/enheten.

Rundskriv som kommer på e-post sendes direkte til saksbehandler/leder uten registrering.

Møteinnkallinger, - referater og – protokoller

Møtedokumenter (i papirform) fra eksterne styrer, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og sendes mottaker.

Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling.

Offentlig journal - Daglig rutine

Offentlig journal sjekkes daglig for dagen før.

Hovedregel:

Den som ikke journalfører inngående post skal utføre kontrollen så tidlig som mulig på dagen, men dersom vedkommende er alene på jobb så må journalen sjekkes av den som registrere inn post.

Den som har registrert posten skal i tillegg dagen etter påse at all post er skannet inn.

Ved kontroll skal alle dokumenter åpnes  og sjekkes, også vedlegg.

Eventuelle feil skal straks rettes opp.

N og X notater skal også kontrolleres.

Følgende postjournaler skal kontrolleres daglig av 2 personer:

Postjournalen finnes i ePhorte under: Rapporter - journaler - offentlig journal enkel og offentlig journal - miks av tilg.koder (Jfr. Kvalitetssikring i ePhorte)

OBS ! Kontroller at alle sidene er med før journalen legges inn i ringpermen, kronologisk etter dato for gjeldende måned.

Journalene oppbevares i 6 måneder.

Retningslinjer for behandling av e-post

• Generelt Microsoft Outlook brukes til å sende e-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon. E-post til Deanu gielda/Tana kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende E-post-adresse: postmottak@tana.kommune.no

E-post kan også sendes til hver definert bruker av Microsoft Outlook. Hver bruker har definert adresse på formen: Eks: fornavn.etternavn@tana.kommune.no Adressen til postmottak skal fremgå av brevark og hjemmeside på Internett.

• Håndtering av e-post. E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriften 3. 2. ledd). Personlig adressert post videresendes direkte. Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, skal denne videresendes til postmottaket (arkivet). Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument.Ikke arkivverdig e-post vurderes/arkivbegrenses:

•  ikke av interesse – slettes
•  øvrig videresendes uten journalføring
•  av interesse for organet – registreres

Arkivverdig e-post skal journalføres av arkivtjenesten før den omdeles. Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres og tilknyttes dokumentregistrering i journalsystemet (se egne rutiner).

• Verifisering av mottatt e-postforsendelser. Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender. Arkivtjenesten må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar.Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes (automatisk).

• Kvittering for mottak av e-post. Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post innen 3 dager (ikke det samme som frist etter Fvl – 21 dager).

• Håndtering av utgående e-post. Arkivverdig utgående post kan sendes som ordinær post, men skal i utgangspunktet sendes som e-post. Slik post skal journalføres og arkiveres i kommunens elektroniske arkivsystem før det ekspederes. Saksbehandler kan selv gjøre dette for sine dokumenter.

• Taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven §13 skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner eller hvis forsendelsen er kryptert.

• E-postrutiner ved saksbehandlers fravær. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

• Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet. Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.
• e-post som inneholder sensitive- eller personopplysninger skal alltid sendes til postmottaket for registrering (OBS! Ansatte i Deanu gielda - Tana kommune skal  ikke  sende e-post som inneholder sensitive- og/eller personopplysninger).

Hjemmel: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) av 01.07.2004 https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-06-25-988 

Rutiner for helelektronisk arkiv

[Rutiner for helelektronsik arkiv Tana kommune - Fortenklet versjon 10.05.07.pdf 189,51 kB]

Rutiner i det daglige arbeidet

Det daglige arbeidet i forvaltningens arkivtjenester omfatter en rekke ulike oppgaver. Sammenfattet kan man si at arkivfunksjonen består i å holde oversikt over dokumenter som er til behandling (dvs saksdokumenter), plassere dokumentene i deres behandlingsmessige sammenheng (tilknytning til sak, samt klassering), fordele dokumenter til behandlingsleddet (saksbehandler, leder) drive oppfølging overfor behandlingsleddet, arkivere dokumenter som er behandlet eller produsert under behandlingen, besvare interne og eksterne forespørsler om behandlingsstaus og om innhold i dokumenter, søke/hente fram dokumenter på forespørsel.

Skanning

1. PROSEDYREMÅL

Kvalitetssikre skanning av dokumenter.

2. PROSEDYREN GJELDER FOR

Arkivet  

3. REFERANSER/LOVVERK

• Arkivloven
• Arkivforskriften
• Forvaltningsloven
• Offentlighetsloven

4. ARBEIDSBESKRIVELSE

Tidspunkt/ hyppighet: Daglig

Selv om Deanu gielda/Tana kommune kjører fullelektronisk arkivdanning skal noen dokumenter fremdeles arkiveres på papir, enten av juridiske hensyn eller fordi papirformatet er vanskelig å digitalisere. Dokumentene registreres i sak- og arkivsystemet, med kryssreferanse til fysisk plassering.

4.1 Arkivverdig inngående post og vedlegg

All arkivverdig inngående post og vedlegg skannes, for eksempel:

• Byggesøknader:

       Ferdigmeldinger

       Søknad om tiltak

       Søknad om Dispensasjonssøknader

       Midlertidig brukstillatelser

       Søknader om rammetilskudd

       Utslippstillatelser

• Lånesøknader (startlån)
• Utbetalingsbrev – landbruk

       Søknader om produksjonstilskudd skannes, og sendes deretter til saksbehandler

4.2 Dokumenter som skal vurderes skannet

• Rundskriv/ NOU.1*) møteinvitasjoner (hver virksomhet vurderer selv)
• pressemeldinger (inngående) – vurderes ut fra tema
• årsbudsjett/-meldinger 2*) fra andre kommuner/fylkeskommuner, interkommunale selskaper, bedrifter og lignende* som kommunen ikke har eierinteresser i
• søknader om regionale miljøtiltak, SMIL og BU midler – Søknaden skannes, men vedleggene vurderes

* 1) Unntak: Rundskriv/NOU fra departementer som krever saksbehandling skal journalføres

* 2) Unntak: årsbudsjett/meldinger fra egne virksomheter skal inngå i eget årsbudsjett/melding

4.3 Dokumenter som ikke skal skannes

• offentlig publikasjoner (St.meld.,St.prp. osv. uten følgeskriv)

 Saksbehandler må gi tilbakemelding til arkivet dersom disse skal journalføres og skannes.

• fakturaer/regninger skannes i Compello
• brosjyrer/reklame/tilbud (man ikke har bedt om) og informasjonsmateriell
• uhåndterlige formater (for eksempel innbundne rapporter, plandokumenter og kart som har formater utover A3) og skanneren ikke kan håndtere
• graderte dokumenter etter sikkerhetsloven

4.4 Anbuds-/tilbudsdokumenter jfr. egen rutine for anbud – Prosedyre ANBUD

4.5 Kvalitetssikring

Skannede dokumenter kvalitetssikres:

• om dokumentet er lesbart/rett orientert (ikke opp-ned).
• om dokumentet er tilknyttet riktig sak
• Originale papirdokumenter arkiveres i 6 måneder før de makuleres - henv pkt. 6.1
• at det er riktig dokument
• at det er riktig antall sider

Saksbehandler skal utføre samme kontroll ved mottak av ny journalpost. Dersom det oppdages feil skal saksbehandler straks gi beskjed til arkivet som har ansvar for å rette opp feilen.

4.6 Skanning av invitasjoner

Når vi får invitasjon til en større markering (som f.eks jubileum) så skanner vi dette inn.

Det samme gjelder også når vi sender ut invitasjon at svarene vi får inn blir skannet.

5. HENVISNING

Prosedyre – ANBUD

6. Krav for skanning av saksdokumenter til sak-/arkivsystem

Godkjent format for elektronisk langtidslagring er pdf for tekstdokumenter, TIFF (?) for billeddokumenter. Arkivansvarlig konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokumenter automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat.

6.1 Makulering av skannede papirdokumenter

Etter en sikkerhetsperiode på 6 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, f.eks krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Riksarkivarens bestemmelser kap. xi, § 1-3. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene forløpende i egne omslag som legges i arkivskapet. Dokumentene makuleres etter gjeldende regler.