Elektroniske arkiv - Instruks for oppfyllelse av krav

Elektroniske arkiv er datasystem som tar i mot, produserer og lagrer saksdokument og andre arkivdokumenter elektronisk. Arkivforskriften godkjenner bruk av slike system når de tilfredsstiller kravene i § 3-2 og § 3-3 i Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter i forskrift om Riksarkivarens bestemmelser (Forskrift av 1. des. 1999, nr. 1566) (utgått).

§ 3-2. Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, jf. § 3-1

2. Hvilke arkivformat som skal brukes

Følgende arkivformater skal registreres i Ephorte:

Malene i Ephorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF

2. Skannede dokumenter benytter seg av TIF-format

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til TXT-format i forbindelse med
importen

4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format

3. Dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres

Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres.

4. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk

Alle papirdokumenter makuleres etter skanning, arkivering og kontroll.

5. En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot

Plan for periodisering:

I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med Evry og IKAF (og eventuelt elektronisk depot) for nødvendig bistand. Deanu gielda- Tana kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Avlevering til depot: To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til en hver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet:

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene som er kopiert over på CD-R. Med mindre det inngås avtale med depotet om at avleveringen (og ikke deponeringen) av materialet kan skje umiddelbart etter  periodisering, må kommunen oppbevare/vedlikeholde egne CD-R-kopier.

For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges:

Sønnico har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt. De er som følger:

- Daglig: Det tas daglig backup Mandag - Torsdag
- Ukentlig: Hver fredag roteres backupkassett med egne kassetter for ukentlig backup
mellom 4 taper
- Månedlig: Siste fredag i måned, roteres med egen måned poll på 6
taper.
- Årlig: Tas det backup siste virkedag

Det lages et elektronisk skjema der det skrives ned: dato, hvem som har byttet tape og eventuelle feilmeldinger.
Siste fredag i måneden sjekkes ukens tape, siste måneds tape og siste
daglige tape. Resultat noteres i elektronisk det elektroniske dokumentet.

Rapportering: Ved alvorlige feil med backup’en skal arkivtjenesten raskest mulig orienteres. Videre skal Sønnico etter fredagsbackup’en rapportere til arkivtjenesten om backup’en har vært vellykket, slik at de skannede dokumentene kan sendes til makulering.

For eventuell vedlikehold av CD-R-kopiene (eller det mediet som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler) gjelder følgende regler:

- det skal alltid være to kopier av ett arkiv

- det skal brukes CD-R med god kvalitet og som er tilpasset CD-brenneren som brukes

- oppbevaringen skal skje i lokale med riktig klima (ca. 18° C og ca. 35% luftfuktighet) og det skal være godt sikret mot tilgang fra uvedkommende

- det skal aldri gå lenger enn 5 år før det lages en ny kopi av en CD-R

- det skal foretas løpende kvalitetskontroll av materialet

- eventuelle konverteringer som depotet krever må utføres

§ 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder.

Ajourhold av brukerrettigheter:

• Arkivleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig

Leder har ansvaret for at arkivleder blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
• endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
• når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes arkivleder samtidig med endringsmelding om lønn, fyll ut Tilgangsskjema for sak/arkivsystemet for kommunen. Meldingen skal være skriftlig, slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Arkivleder skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar.

2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

• adgang til å opprette journalposter og dokumenter
• adgang til funksjoner for registrering og retting
• adgang til å registrere merknader
• adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
• rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper

Begrensninger:

• autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for
• alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

• adgang til å opprette saker, journalposter og dokumenter
• adgang til funksjoner for registrering og retting
• adgang til å registrere merknader
• adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
• rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.

Begrensninger:

• adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
• alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Mottak

Deanu gielda/Tana kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, må e-posten straks videresendes til arkivtjenesten for registrering.

Sending

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å journalføre e-posten før utsendelse. Arkivverdig e-post som sendes fra Deanu gielda/Tana kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Hver natt konverterer serveren automatisk saksdokumentene som dagen før har fått status J til riktig arkivformat. IT-tjenesten må hver morgen kontrollerer om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis det ikke er tilfellet.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning i brukerveiledningen til Ephorte. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at alle sider er kommet med på hvert dokument
• at skanningen kvalitetsmessig er god nok
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke arkivverdig post skannes.

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument.

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
• ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

• backup-rutinene beskrevet under § 3-2 punkt 5 skal følges
• sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
• kun godkjente arkivformater skal benyttes
• kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.

7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken

Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i Deanu gielda/Tana kommune. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette.

8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

1. - Fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten ikke fordele direkte til saksbehandler (selv om denne er kjent), men registreres "ufordelt" til behandlende etat/avdeling. Lederen fordeler så videre til saksbehandler, og registrerer fordelingen i Ephorte. Hvis lederen ikke er tilgjengelig for denne oppgaven, skal nestleder på etaten/avdelingen eller den som lederen bemyndiger, utføre saksfordelingen.

2. - Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

3. - Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

4. - Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Deanu gielda/Tana kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, etatslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Ephorte med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

5. - Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Når rådmannen, etatsledere eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i Ephorte med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.

9. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre:

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.