| INSTRUKS FOR ARKIVMEDARBEIDER Denne instruksen gjelder for alle som har arbeidsoppgaver tilknyttet arkivtjenesten. Ansvarshierarki
- Arkivleder er øverste faglige overordnede.
- Arkivansvarlig i sentraladministrasjonen er arkivleder og administrativt underlagt rådmannen.
- Arkivansvarlig ytre enhet/etat er administrativt underlagt leder i sin enhet.
- Arkivansvarlige i ytre enheter er arkivfaglig underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til sin nærmeste administrative overordnede.
- Arkivmedarbeider er faglig underlagt arkivleder
Arkivmedarbeider sorterer arkivfaglig under arkivansvarlig i sin avdeling, og skal rapportere til denne og til sin nærmeste administrative overordnede. Ansvar Arkivmedarbeider har ansvar for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell måte etter gjeldende lover og forskrifter og at brukerne får den service de har krav på. Arkivmedarbeids ansvar for -utførelse av arbeidsoppgaver er å:
- utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med kommunens retningslinjene. ( slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. )
- sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner
- delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende
-oppfølging og kontroll er å:
- for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger,
- sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
Alle arkivmedarbeidere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.
|