ORGANISERING/ANSVAR

Politisk organisering

Lokalt selvstyre

Tanken bak det lokale selvstyret (formannskapslovene fra 1837) er at kommunene i størst mulig grad skal ta avgjørelser i saker som angår dem selv. Et viktig prinsipp i lokaldemokratiet er nærhet til dem avgjørelsene gjelder.

Kommunens inntekter er direkte skatt fra innbyggerne, kommunale avgifter og overføringer fra staten. Staten prøver å jevne ut økonomiske forskjeller mellom kommunene i landet vårt, og sikre et visst tjenestetilbud i hele landet ved å gi statlige overføringer.

Kommunestyret
Kommunestyret velges av kommunens stemmeberettigede innbyggere for fire år av gangen, etter de reglene som er gitt i valgloven og i kommuneloven. Tana  har 19 representanter i kommunestyret. Kommunelovens § 6 bestemmer at kommunestyret er det øverste, styrende organet i kommunen. Kommunestyret handler på vegne av kommunen i alle saker som ikke er delegert til andre kommunale organer. Kommunestyret fører tilsyn med kommunens samlede virksomhet. Kommunestyret har bevilgnings- og beskatningsmyndighet, vedtar budsjett for alle kommunale virksomheter, velger formannskap og medlemmer til andre kommunale styrer, råd og utvalg. Kommunestyret behandler saker som legges fram av formannskapet, råd og utvalg. Formannskapet har 5 medlemmer og varamedlemmer, som velges blant kommunestyrets medlemmer. Formannskapet utfører de oppgaver som kommuneloven tillegger dette utvalget, og er videre ansvarlig for den løpende styring av arbeidet med kommuneplan, økonomiplan og utbyggingssaker.

Formannskapet fatter vedtak på grunnlag av innstilling fra rådmannen

Styrer, råd og utvalg for valgperioden

http://www.tana.kommune.no/styrer-raad-og-utvalg.104785.no.html

Administrativ organisering

Rådmannen er kommunens øverste administrative leder og har etter kommuneloven følgende oppgaver og myndighet:

§ 23. Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet.
1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter.
2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.
3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget.
4. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet.

Organisasjonskart:

http://www.tana.kommune.no/organisasjonskart.58111.no.html

Omorganisering av informasjons- og serviceavdelingen

Notat

Til: Ansatte i info-/serviceavdelingen HTV
Ledermøtet
Fra: Jørn Aslaksen

Referanse
 Dato
2015/2913-0
 25.11.2015

Dagens leder blir bygg- og anleggsleder, og er i tillegg leder av info/service frem til årsskiftet. Organisasjonene er i det alt vesentlige enig i at denne lederstillingen trekkes inn, og at avdelingen dermed omorganiseres. Det er allerede avgjort at IT-avd og innkjøp/fellesutgifter overføres til bygg- og anleggsavdelingen. Denne prosessen bør være avgjort i løpet av november for å kunne effektueres ved årsskiftet.

Budsjettprosessen går sin gang på siden av dette arbeidet, og vil følgelig kunne endre bemanning og oppgavefordeling dersom kommunestyret bestemmer det. Eventuelle bemanningsendringer som følge av budsjettvedtaket vil få sin egen prosess.

Det er gjennomført drøftinger med HTV, og på bakgrunn av drøftingen sendt ut forslag til endret organisering. Før høringsfristens utløp ble det avholdt avdelingsmøte med de ansatte.

I det utsendte forslaget var følgende endringer skissert:

Arkiv/sentralbord/sekretærer                         Øk.avd.

Disp-sekr/landbruksavløser                            Utv.avd.

Biblioteket                                                    Utv.avd.

Studiesenteret                                              Pers.avd.

Språkkonsulentene                                       Sameskolen eller språksenteret

Det er gitt innspill til forslaget fra organisasjonene og i avdelingsmøtet. Det er stor oppslutning om at lederstillingen trekkes inn. Om organiseringen uttales det:

• Fagforbundet mener at merkantilbiten inkl dispsekr/avløser har mye felles med personal, og derfor kan ligge under personalavd. Biblioteket og studiesenteret organiseres under utv.avd. og språkkonsulentene og den ene politiske sekretæren flyttes til øk.avd.
• Delta ønsker at merkantile funksjoner legges til øk.avd.
• Dersom disp.sekr overføres til utv.avd, mener Akademikerforbundet at denne også må kunne gjøre andre oppgaver, f.eks delingssaker. Det er ikke ønskelig å saksbehandle disp.saker administrativt, men heller videreføre dagens rutiner mht saksbehandling i disputv.
• Naturviterne ønsker å vektlegge ønskene til de ansatte. De ser det uheldige med å ha en avdelingsleder som ikke kan anvise regninger.

I avdelingsmøtet og fra enkeltansatte ble det gitt innspill om at:

• Studiesenteret og biblioteket kan organiseres under personalavdelingen, det samme gjelder merkantilbiten.
• Disp.sekr/landbruksavløser har samme tilknytning som øvrige politiske sekretærer, ikke ønskelig å splitte dem opp.
• Språkkonsulentene lånes ut til språksenteret, men at de har sitt ansettelsesforhold i personalavdelingen. Ikke ønskelig med tilknytning til sameskolen.
• Arkivarene, sekretærene og sentralbordet deler på mange oppgaver, og disse må høre til samme avdeling. Ikke splittes opp.
• Noen kan overføres raskere enn andre, ikke låst til årsskiftet.
• Flere fra merkantilbiten ønsker seg til økavd.

Økonomisjefen flytter ned til kontoret som info/service-leder hadde. Hun vil da sitte midt i etasjen. Muligheten for å kunne omfordele oppgaver i perioder gjør det gunstig å samle flere ansatte i avdelingen. Ulempen er at økonomisjefen heller ikke etter omorganiseringen kan anvise avdelingens utgifter, dette må rådmannen ta seg av, men det må kunne ses på som en overkommelig oppgave. Personalavdelingen vil også kunne ta imot merkantilbiten, personalavdelingen må i så fall flytte ned til første etasje for å være samlet så langt som mulig.

Rådmannen ser ingen større ulemper ved at biblioteket og studiesenteret flyttes til personal­avdelingen fremfor andre avdelinger. Det vil for alle praktiske formål være en like god løsning som at funksjonene sorterer under utv.avd eller annen avdeling.

Tanken med at sameskolen er en virksomhet som kan overta ansvaret for språkkonsulentene er etter avdelingsmøtet nærmest lagt død. Dette fordi skolen bør konsentrere seg om skoledrift, mens språkkonsulentene arbeider med andre oppgaver. Det er i grunnen språket som er fellesnevneren, men det er en for liten fellesnevner til at det er ønskelig å gå videre med den tanken. Rådmannen antar at det viktigste for språkkonsulentene er å beholde sitt kommunale ansettelsesforhold, men at de ellers vil akseptere å ha sitt virke på rådhuset eller miljøbygget.

Vi ser at det bare en eller annen form for tilknytning til språksenteret som gir faglig effekt. Det er stort faglig slektskap mellom språkkonsulentene og språksenteret. Vi vil derfor gå videre med den tanken og forsøke og finnen en løsning som gjør at de ansatte får opprettholde sin ansettelse i kommunen, men at de har sitt daglige virke i språksenteret. Driftsutgiftene til språkmed­arbeiderne må følge med til språksenteret som en del av avtalen.

Ansvaret for planoppgaver, rapportering og aktivitet overføres gjennom avtale til språksenteret. Ved evt avgang og nyansettelse vil man ta sikte på at ansettelsesforholdet vil være i språksenteret. Med en slik organisering er det en praktisk løsning at språkkonsulentene har sin tilhørighet i personalavdelingen uten at personalleder har noen form for ansvar for språkarbeidet.

Spesielle oppgaver

Det er et fåtall oppgaver som skiller seg ut og som vi ikke får beskrevet før prosessen går ett skritt videre. Det er for eksempel «hussjef» på rådhuset som infoleder har vært og enkelte beredskaps­funksjoner som vi må beskrive i planverket.

At økonomiavdelingen har mange ansatte er en fordel dersom det oppstår en krevende situasjon (krise) som gjør at vi må slippe alt annet vi har i hendene. En stor del av krisehåndtering handler om å behandle innkommende og utgående informasjon, og det er arbeidskrevende.

Oppsummering

Rådmannen beslutter at funksjonene fra info/service overføres slik:

IT/felles                                                Allerede overført til bygg/anlegg          x

Bibliotek                                               Personalavdelingen                             1. des

Studiesenteret                                      Personalavdelingen                             1. des

Arkiv/sekretærer/sentralbord                 Økonomiavdelingen                             Årsskiftet

Språkkonsulenter                                  Personalavd. og språksenteret             Årsskiftet

Fra 1.12.2020: Personalavdelingen blir sammenslått med økonomi- og serviceavdelingen fra 1. desember til staben.