Utviklingsplaner for arkivarbeidet (under arbeid)

Deanu gielda/Tana kommune kommune sentraliserte arkivtjenesten i 2007, samtidig gikk vi over til papirløst arkiv, slik at det i dag er full elektronisk.

Vi har i dag  NOARK 5 basert sak/arkivsystem - ePhorte. Det vil si et fullstendig elektronisk arkivsystem med skanning, integrert e-post. KS-skjema der søknader til  kommunen kommer inn elektronisk. 

Det fins også ulike fagsystemer som benyttes. 

Systemet har gode funksjoner for eksport av data for langtidslagring og er brukervennlig for arkivtjeneste og saksbehandlere.

Arkivet fikk nye lokaler i 2013.

Opprydding i gammelt arkiv

Målet videre er å få tømt arkivene som ligger i kjelleren da dette er ulovlige arkivlokaler.

Det som er igjen i kjelleren er arkiver som skal  gjennomgås for å sortere hva som skal bevares og hva som kan kasseres. Det vil være to personer gjennomgår arkivmaterialet for å kontrollere at ikke noe som skal bevares blir kassert.

Arkivet har avlevert det meste av saksarkiver og protokoller, elevmapper (elevkort) frem til 1987/1988. Det er inntaksstopp på IKAF og vi vet ikke når vi igjen kan få avlevert.

Alt  av arkiver som ikke skal avleveres satt opp i det nye arkivlokalet (fra og med 1993).

Arkivet jobber med å lage bevarings- og kassasjonsplan, dette er en lovpålagt oppgave. Vi har til nå kun foretatt arkivbegrensning. Ved å ha kassasjonsregler kan vi kvitte oss med noe gammelt papirdokumentasjon.

Det foregår opprydding i arkivet til økonomiavdelingen.

Rydding i eldre arkiver for avlevering til IKAF er en kontinuerlig prosess.

Arkiver tilhørende Helserådet/Distriktslegen

Helserådsarkivet som inneholdt bl.a. morsmapper, helsekort/tuberkulosearkiv, journaler, kurver, protokoll/sykejournal ble i mars 2016 avlevert til IKAF som skal rydde disse.

Arkivet har i ettertid fått en protokoll med dødsmeldinger fra 3. kv. 1944-1967 og en ringperm med dødsmeldinger for årene 1957-1975, disse avleveres til IKAF.

Innbinding av møtebøker, kopibøker, postlister o.l.

Kommunestyrets og formannskapets møtebøker frem til og med 2007 er innbundet. Det er en god del  andre møtebøker/postlister/kopibøker som er innbundet.

Den nye arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift inneholder endrede krav i forhold til tidligere. 

Et krav som har falt bort er innbinding av protokoller, kopibøker, ligningslister m.fl.. Heretter kan en ved ordning legge arkivdokumentene i omslag/mapper kronologisk. Omslag/mapper må merkes tydelig  med arkivserie, arkivperiode m.m. Omslag må kunne leses fra en åpen boks uten at alt må tas ut av boksen. Omslagene/mapper pakkes i syrefrie arkivbokser. Arkivboksene må merkes tydelig med arkiveier, arkivskaper, arkivserie, arkivperiode m.m.. Eks. xx kommune, formannskap, møtebøker, 01.2015-03.2015. 

Det som er bundet inn, kan bevares slik. Det er en fordel at overgang fra innbinding til arkivbokser, skjer på et logisk skifte i forhold til materialet (årsskifte for møtebøker f.eks.).  Vi bruker opp det innbindingsutstyret som vi har igjen.
Se for øvrig vår veileder for avlevering av eldre arkiv: http://www.ikaf.no/deponering-av-eldre-og-avsluttet-arkiv.183092.no.html

Planer videre

Planen er at kommunen skal gå over til Elements.  Elements er et nytt brukergrensesnitt til ePhorte. Dagens sakarkiv forblir dermed det samme.

Arkivplanen gjøres kjent for hele organisasjonen.

Det må foretas kartlegging av alle fagsystemer.

Arkivbefaring ved Boftsa Oppvekstsenter, Austertana eldresenter og Polmak sykehjem

Boftsa Oppvekstsenter:

Vi ble tatt i mot av rektor Heidi Wilsgård.  Hun kunne opplyse at alt ble scannet i ePhorte, det som ble oppbevart var kopi av elevmapper – Det var ca 0,40 cm med mapper. Vi tar mappene hit til rådhuset for å forsikre oss om alt er scannet, dette gjøres høsten 2014.

Alt det andre som ble tatt vare på var kun kopier (midlertidige lønnsavtaler, kopi av egenmeldinger osv).

Austertana eldresenter:

Leder Sigrun Pedersen hadde gamle vaktlister, hun opplyste at disse ble tatt vare på i 3 år. Nå benytter de seg av ”Min vakt” på data, slik at det ikke vil bli flere papirkopier av disse.

Hun har også papirkopier av personalmapper, disse vil bli tatt hit til rådhuset for å se om alt er i mappene her. Hun hadde også en perm med inn/utgående brev.

I kjelleren var det et sørgelig syn, det har vært vannlekkasje, noe som har medført til gode soppår inne på arkivrommet!  I et lite rom i kjelleren der ble mappene over døde pasienter oppbevart, disse må pakkes inn i plastbokser og flyttes til et anna rom. 

Bygg- og anleggsavdelingen har fått melding om sopp, de skal ta seg av saken.

Annet som var oppbevart i dette rommet var kontokort, og kopier av lønnsmeldinger.

Anslår at det til sammen er 1 meter med arkiv.  Regner med at pasientarkivene skal arkiveres under helse? Anslår at det er ca 1 hyllemeter med ”pasient-mapper”.

Polmak aldershjem:

Leder Tone Orvik Kollstrøm hadde på kontoret sitt kopi av personalmapper. Disse mappene blir pakket ned og levert hit til rådhuset hvor de gjennomgås.

Pasientmappene blir oppbevart i et låsbart skap på vaktrommet. Når pasienter dør, leveres mappen til legekontoret for oppbevaring. Det var en ringperm med inn/utgående brev, og noe regnskap.  Mesteparten av det hun hadde på kontoret var kopier av bl.a. timelister, og ellers mye annet som kun er kopier.  Noe løse dokumenter som legges i personalmappene.

I kjelleren var det et rom der arkiv ble oppbevart, besto for det meste av timelister og regnskap.  Det var en ringperm med inn/utgående skriv.  Mesteparten av det som var oppbevart der var arkivuverdig materiale. Vi ble enige med Tone om hva hun skulle ta vare på.

Arkivbefaring på NAV

Marit og Aslaug var i 2016 på befaring på NAV, der vi ble møtt av leder Stein Østmo som viste oss rundt i lokalitetene.  De løste arkivrommene der det var arkivskap, noe løse papirer som de skulle arkivere.  Det ble opplyst at Regine skulle få opplæring.

Vi oppfattet det som at Østmo hadde god forståelse med viktigheten av å ha ryddig arkiv.

Det ble avtalt at vi skulle følge opp, vi har pr. dags dato ikke hatt tid, men vil prioritere dette ut på vårparten 2017;.)

Arkivbefaring på botjenesten

Botjenesten oppbevarte arkivene i låsbare arkivskap på kontoret til lederen.

Det var ingenting som var arkivert utenom.

Befaringen ble foretatt av arkivleder og arkivmedarbeider Marit Hildonen den 18. mai 2015.

Leder Solgunn Rasmussen fra botjenesten var tilstede.