| Arkivplan i Deanu gielda/Tana kommune
|
| Hovedkapittel
|
Underkapittel
|
|
| Formål
|
Formål og målsetting Arkivplanarbeidet Organisasjonshistorikk
|
Hovedmålet
Sekundært formål
Forskrift om offentlige arkiv
Målsettinger
Arkivets funksjoner
Primærfunksjon
Sekundærfunksjon
Utviklingsplaner
Oppbygging av arkivplan
Avgrensning i arkivplanarbeidet
Framdriftsplan
Oppdatering av arkivplanen
Periodisering av arkivplanen
|
| Organisering/Ansvar
|
Ansvar Politisk organisering Administrativ organisering Arkivansvar og fullmakter
|
Ansvarsfordeling mellom saksbehandler/leder/arkivet og IT
|
| Overordnede regler/bestemmelser
|
Sentrale begreper
Nyttige lenker
Lover og forskrifter
Riksarkivarens bestemmelser
Lokale regler
Arkivlokaler og depot
|
|
| Rutiner/Prosedyrer
|
Ansvar/generelle retningslinjer
Daglige post- og arkivrutiner
Periodiske arkivrutiner
Spesialrutiner
Kvalitetssikring - arkivfaglig
|
|
| Arkivoversikt
|
Allment arkivskjema Tana kommune
Arkivstrukturen i Tana kommune
Dagligarkiv
Elektroniske system (i bruk)
Elektroniske system (utgått)
Bortsettingsarkiv
|
|
| Eldre perioder
|
Utgåtte arkivplaner
Depotordning
Periodiseringsprinsipper e.l.
Oppstilling av arkivene i Deanu gielda/Tana kommune
Arkivoversikt (offentlige lister)
|
|
|
Oppdatering av arkivplanRutiner for regelmessig oppdatering og ajourføring av arkivplanen. Slik ajourføring må skje minst en gang i året. Det er viktig å oppdatere informasjonen i arkivplanen regelmessig. Arkivplaner som er ute av bruk, skal arkiveres. Hvert fjerde år skal arkivplanen revideres av arkivtjenesten og godkjennes av rådmannen. Enkelte planer, endringer og investeringer får betydning for arkivtjenesten og arkivstrukturen for øvrig. Arkivplanen skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet. Egne rutiner for oppdatering av arkivplanen er utarbeidet (periodiske rutiner + link) Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og arkivleder har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet. Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.
Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særlig er dette aktuelt når
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det bli tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Deanu gielda/Tana kommunes aktiviteter/planer som får følger for arkivtjenesten og arkivplanarbeidet i denne perioden: Delegasjonsreglement er under arbeid (februar 2019) Når arkivplanen periodiseres, konverteres planen i sin helhet til pdf-format og legges tilgjengelig i katalogen - arkivoversikt eldre perioder
|