|
Formål og virkeområde
Formålet med disse retningslinjene er å etablere felles retningslinjer for alle barnehagene innenfor gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.
Østre Toten kommune sitt sikkerhetsmål er rett informasjon til rette vedkommende til rett tid, og informasjonen sikres tilfredsstillende. Denne retningslinjen skal både kommunale og private barnehager jobbe etter. For de private barnehagene som ikke benytter elektroniske systemer på lik linje med de kommunale, må papirversjoner lagres. Østre Toten kommune forplikter seg til å oppbevare arkiver fra de private barnehagene på lik linje med de kommunale. Ved gjenfinning/etterspørsel etter dokumenter fram i tid er det ikke gitt at en person vet om barnehagen vedkommende gikk i var kommunal eller privat.
Konfidensialitet – slik at sensitiv personinformasjon ikke blir kjent for uvedkommende
Kvalitet/integritet – slik at opplysningene ikke utilsiktet endres ved behandling
Tilgjengelighet – slik at alle medarbeidere med tjenestelige behov kan utføre pålagte oppgaver, samtidig som brukerne av kommunens tjenester gis tilfredsstillende service og informasjon.
Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver sier dette om hva som skal bevares i barnehagesektoren: §4-12 Opplæring og oppvekst Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene jf. Opplæringslova kap.13
a) Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager
b) Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for tildeling av tilskudd og retningslinjer for inntak og opphold i barnehage
c) Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav
d) Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap
Barnehageeiere plikter å sørge for at personopplysninger er tilfredsstillende sikret etter personopplysningsloven § 13 og personopplysningsforskriften kapittel 2.
Etter å ha gjennomført en risikovurdering for de kommunale barnehagene der barnehagestyrerne selv har pekt på de risikoene som finnes har vi utarbeidet disse retningslinjene. Tilbud til de private barnehagene: Kommunen tilbyr å oppbevare arkiv for barn i de private barnehagene for langtidslagring. Grunnen er at i voksen alder vet man ofte ikke om barnehagen man gikk i var kommunal eller privat. Med jevne mellomrom får kommunen innsynsbegjæringer fra privatpersoner som ønsker innsyn i all informasjon om seg selv helt fra de gikk i barnehagen. Det vil da være enklere hvis alt ligger fjernarkivet i kommunen. FELLES RETNINGSLINJER FOR KOMMUNALE OG PRIVATE BARNEHAGER: Fysisk arkiv Arkivmapper for det enkelte barn som kan inneholde:
- Avvik for det enkelte barn, f.eks. høyt fravær
- Dokumenter som blir produsert for det enkelte barn som kan ha betydning ved senere henvendelser, møtereferater, avvik ved normal utvikling o.l.
- Overføringsskjema fra barnehage til skole
- Referater som er helt ordinære kan leveres til foresatte når barnet slutter i barnehage
I tillegg til dette skal følgende oppbevares:
- Register over alle barnehagebarn for hvert år, og liste over ferie/fravær Overføringsskjema fra barnehage til skole
- Dokumenter vedrørende det enkelte barn som skal videre til skole tas det kopi av slik at originalene ligger igjen i barnehagen.
Dokumenter som kan makuleres når barnet slutter i barnehagen
- Kopier vedrørende spesialpedagogiske tiltak som oppbevares og produseres i PPT er arkivert i PPT arkivet og kan dermed makuleres når barnet er ferdig i barnehagen
- Bekymringsmeldinger som sendes barnevernet skal ikke arkiveres i barnehagen. Det blir arkivert i barnevernstjenesten sitt arkiv
Alt papirarkiv skal oppbevares i godkjente arkivskap. Oppbevaring av nøkler til skapene skal barnehagestyrer ha kontroll og ansvar for slik at de ikke er tilgjengelig for alle ansatte. Ved avlevering til fjernarkiv arkiveres mappene i arkivbokser.Vi benytter arkivbokser som blir kjøpt hos Sem & Stenersern nr 735101 9,5 cm m/tunge. På arkivboksene skal det skrives med gråblyant følgende:
- Navn på barnehagen
- Innholdet (elevmapper)
- Tidsrom/årstall
- Østre Toten kommune
Husk å skrive på den enden der klaffen på boksen er. Første linje skal være 5 cm fra toppen, deretter 2 cm mellom hver linje, se eks.
Østre Toten kommune skal stå nederst på boksen. RETNINGSLINJER FOR KOMMUNALE BARNEHAGER: Nå er den enkelte barnehagestyrer saksansvarlig for sine ansatte i WEB SAK Fokus slik at oppbevaring av papirdokumenter på ansatte skal være unødvendig. Enten finnes informasjonen i personalmappa i WEB SAK, eller i lønningssystemet. Det kan være dere sender dokumenter til postmottak som skal inn i en av de elektroniske systemene og har behov for å lagre en kopi til dere ser at det er lagt inn i systemet. Makuleres når dere ser at det er på plass. Dvs. at det skal ikke lenger ligger papirarkiv i den enkelte barnehage på ansatte. Elektronisk informasjon I tillegg til papirarkiv blir følgende elektroniske systemer benyttet for de kommunale barnehagene:
- Extens
- IST - barnehageopptak
- MyKid – kommunikasjonssystem mellom foresatte og barnehage og lagring av fotografier
- Visma Sampro – IUP – lagres i skyen – godkjent arkivsystem
- Avviksmeldinger i Kvalitetslosen
Når barna slutter i barnehagen skal dokumentene i mappa gjennomgås. Foresatte får tilbud om gjennomgang av dokumenter/fotografier. Det som ikke skal videre til skole eller fjernarkiv er det naturlig at de foresatte/barna får utlevert.
PC’er må sikres med passord. Det skal ikke benyttes private pc’er i jobbsammenheng.
E-poster må ikke inneholde sensitive personopplysninger.
Vær forsiktig med hva som skrives i SMS’er.
Blir minnepinner benyttet må disse sikres med passord.
Fotografering av barna skal kun skje etter innhenting av godkjenning fra foresatte. Følgene dokumenter sendes postmottak for journalføring i WEB SAK med barnehagesjef som saksbehandler:
- Klager fra foresatte
- Skademeldingsskjema
- Melding om for sen henting i barnehage
Dokumenter som normalt skal journalføres på den enkelte kommunale barnehagestyrer:
- Alle dokumenter vedrørende den ansatte – se brukerveiledning for dokumenter som skal ligge i den enkelte personalmappe
- Ressurser til spesialpedagogiske tiltak (en sak for hver barnehage). Barnehagesjef vil være saksbehandler på noen av dokumentene i denne saken
- Møtereferater i den enkelte barnehage
Kommunikasjon mellom foresatte og barnehage: Det blir benyttet ulike medier, e-post, sms, men etter at MyKid i de kommunale barnehagene ble innført er det dette systemet som hovedsakelig blir benyttet mellom foresatte og barnehage. Her skal det kun gis praktisk informasjon. Er noe av informasjonen lagringspliktig må det arkiveres enten i papirarkiv til barnet eller i WebSak. Er det tvil om informasjonen er lagringspliktig, kontakt enten barnehagesjef eller arkivleder. Bruk av sosiale medier for ansatte. Utvis varsomhet med hva du legger ut på for eksempel privat facebook og hva som blir diskutert og kommentert av foresatte til barna. Dokumenter som fraktes mellom avdelinger: Flytting av papirdokumenter mellom for eksempel barnehage og spesialpedagogisk team må foregå på en forsvarlig måte. Det bør brukes en lukket mappe og dokumentene må ikke oppbevares privat fra den ene dagen til den andre. Taushetsplikt: Alle ansatte har signert taushetserklæring. Bevisstgjøring av hvordan man overholder taushetsplikten mellom ansatte, mellom foreldre og ansatte er et kontinuerlig arbeid som også gjelder alle avdelinger i Østre Toten kommune. For øvrig anbefales at alle ansatte blir kjent med informasjonen som ligger på følgende adresse: http://iktsenteret.no/ressurser/informasjonssikkerhet-i-barnehagen Her er det mange nyttige tips. Kommunikasjonsavdelingen Marit Ødegård arkivleder |