|
RUTINEHÅNDBOK FOR POST/ARKIV I ØSTRE TOTEN KOMMUNE
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Innhold
1.1. Rutinebeskrivelse for den som er postansvarlig ................................................. 3
1.2. Rutinebeskrivelse for sjekk av postlista – utlegg av dokumenter på
hjemmesida......................................................................................................................... 4
1.3. Rutinebeskrivelse for postmottak ........................................................................ 6
1.4. Rutiner for sortering/journalføring av post .......................................................... 9
Sortering avdelingsvis ...................................................................................................... 10
Avdelinger under kommunalsjef Terje Horn Evensen: .................................................... 10
Avdelinger under kommunalsjef Bjørn Bolllum .............................................................. 12
Avdelinger under kommunalsjef Roy Thomassen ........................................................... 14
Avdelinger under kommunalsjef Lisbeth Kjøniksen........................................................ 15
Kriseteamgruppa i Østre Toten: .......................................................................................... 17
1.5. Skanning .............................................................................................................. 20
Klargjøring for skanning/journalføring .................................................................. 20
1.6. Rutinebeskrivelse for postmottak ...................................................................... 21
1.7. Rutinebeskrivelse for journalføring av utgående post ...................................... 23
1.8. Henting/bestilling av tidligere utstedt vitnemål ................................................. 24
2. RUTINER FOR BÅDE POST/ARKIV OG SAKSBEHANDLERE OG LEDERE ............25
2.1. Rutinebeskrivelse postbehandling ..................................................................... 25
2.2. Rutiner for ledere og saksbehandlere ved innkommet post i WebSak ............ 28
2.3. Skriveregler for journalføring i WEB SAK Fokus .............................................. 30
Formål ............................................................................................................................. 30
Omfang ............................................................................................................................ 30
Ansvar/myndighet ....................................................................................................... 30
Definisjoner ................................................................................................................... 30
Beskrivelse/fremgangsmåte ...................................................................................... 30
Oppbygging av saks- og journalposttittel ................................................................ 30
2.4. Rutinebeskrivelse for innsynsbegjæringer ........................................................ 34
2.5. Offentlige anskaffelser ........................................................................................ 36
2.6. Rutinebeskrivelse for behandling av politiattester ved ansettelse .................. 38
2.7. Prosedyre for journalføring av dokumenter i personalmapper ........................ 39
3
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.1. Rutinebeskrivelse for den som er postansvarlig
Postfordelingen i kommunikasjonsavdelingen er pr i dag fordelt mellom Merete og Mari.
Marit er med alle dager med sjekking av postliste og føring ved behov.
Den som har posten har ansvar for:
Postlista sjekkes, se egen rutinebeskrivelse av sjekk av postlista. Dette punktet må prioriteres
fra morgenen. Det er ikke bare postlista som skal ut på nettet, i tillegg har vi politiske
møteinnkallinger og saksdokumenter. Plansaker via PlanDialog er også avhengig av at Drum
blir kjørt for at de skal legge seg ut på Hjemmesida vår.
Deretter skal posten på postmottaket fordeles/journalføres. Denne må gjennom hele
dagen følges opp, det kan komme hastepost her. Se egen rutinebeskrivelse på
postmottak.
Deretter følger åpning, sortering, fordeling og journalføring av papirposten. Dette
punktet er veldig viktig. Sorteringen av inngående papirpost må gjennomgås nøye, og
man må være hundre prosent sikker før man bare datostempler og legger post til den
enkelte avdeling uten at den blir journalført. Denne posten er lite søkbar i ettertid.
Når man er ferdig med journalføring av posten, sjekk om noen dokumenter har lagt
seg under Midl. Journalført (på Kurvlista).
Øvrige daglige rutiner i post/arkiv:
Holde à jour dokumenter under Kurvlista, journalføre alle dokumentene som legger seg der.
4
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.2. Rutinebeskrivelse for sjekk av postlista – utlegg av
dokumenter på hjemmesida
2 personer skal hver morgen sjekke postlista.
Hvert enkelt dokument må ses gjennom for evt. sensitive opplysninger.
Dokumenttype må kontrolleres. For eksempel interne dokumenter er ikke inngående
brev, men journalføres som notat (N eller X). Samme for kontrakter og avtaler – føres
som x-notat.
Tilgangskode – er det logisk § som er benyttet, ved tvil, se på dokumentinnholdet
På personalmapper, P, alltid Offl § 13 og fvl § 13 1.ledd. Dokumenter i
personalmappe som er ekstra sensitive skal ha tilgangskode PS. Dette er viktig også i
forhold til Svar UT. På tilsettingssaker offl § 25, og anbudssaker offl § 23 3.ledd.
Den vanligste § som benyttes i dokumenter med sensitivt innhold er §13 i off.l. og fvl.
§ 13.1.ledd
Sensitive opplysninger, f.eks. klientopplysninger skal ha tilgangskode S. Dette er
sikkerhetskode 4 i forhold til Svar UT.
Vær obs på at vedlegg i noen tilfeller skal unntas fra offentligheten selv om selve
dokumentet er offentlig.
Dato – hvis det er dagens dato et lite OBS
Er det dokument 1 - vær OBS. Det kan være feilopprettet ny sak
Rett opp eventuelle skrivefeil
Hvordan er tittelen skrevet – viser til våre skriveregler for WebSak. Mest mulig lik
tittel på like dokumenter. Tips er å se på tidligere førte dokumenter.
Avsender/mottaker – aldri privatpersons navn først når det er fra et offentlig organ.
E-poster som blir lagt direkte inn i WebSak fra Outlook får automatisk avsender med
e-postadresse. Endre dette til ordinær adresse. E-postadressen skal stå i eget felt.
Er det logisk at dokumentet er journalført på riktig sak uti fra tittel. Ved tvil, se på
dokumentet
Er det et inngående eller utgående brev
Se over hele dokumentet slik at vi kan fange opp evt. feil ved skanning.
Drum kjøres etter sjekk
5
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Se vedlagt beskrivelse for henting av postliste:
6
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.3. Rutinebeskrivelse for postmottak
1. Postmottaket gjennomgås først på morgenen.
2. Posten gjennomgås og fordeles til de respektive avdelinger og saksbehandlere.
3. Ny rutine for bedring av innbyggerdialog:
E-poster vi mottar som ikke skal journalføres videresendes direkte til
saksbehandler/avdeling, samtidig som vi sender svar til avsender:
Vi legger inn avsender og saksbehander/avdeling i mottakerfeltet og skriver følgende:
Din henvendelse er videresendt til ………… saksbehandler/avdeling til informasjon og
videre behandling.
Eksempler:
Henvendelser fra privatpersoner
Brukerundersøkelser
Bruke skjønn
Vær obs på e-poster som kan være en form for test av hvor lang tid det tar før
kommunen svarer på henvendelser
E-poster vi mottar fra privatpersoner som skal journalføres i sak/arkivsystemet sender
vi følgende svar til avsender:
Din henvendelse er journalført i sak/arkivsystemet og vil bli behandlet videre av
saksbehandler. Legg også inn saksbehandler i mottakerfeltet i tillegg til avsender.
Det er viktig at våre saksbehandlere/avdelinger ser de foreløpige svarbrevene vi sender
ut hvis postmottak har gjort en feilvurdering av hvem som er rett mottaker i vår
organisasjon.
OBS. Er vi usikre på hvilken saksbehandler som faktisk skal viderebehandle
henvendelsen skriver vi kun avdeling eller vi sjekker med mulige saksbehandlere før
vi videre
Følgende skal ikke ha foreløpig svarbrev fra postmottak om mottatt og videre
behandling av henvendelsen:
7
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Offentlige organer
Tilbud om kurs og seminarer
Interne henvendelser
OBS Vær alltid på vakt om vi kan ha fått e-poster med virus eller spam
4. E-postadresser:
o Felles e-postadresse til ledere: Utviklingsforum (ledere + rådmannsgruppa)
o Rådmannsgruppa
o Mellomledere
Meldinger til barnehage sendes: Barnehagekontoret
Meldinger til skole sendes: Ellen Kari Aalstad
Meldinger om feiing, endring av tidspunkt og lignende: sendes Brannvesenet
Feiing og tilsyn med fritidsboliger sendes kun lars-Harald Bergheim
Meldinger om pandemi sendes: rådmannsgruppa, Gry Hege Strandbakke, Alf
Ursin.
Meldinger Vannregionutvalget: Ada Engødegård, Elena Lindstad og evt.
Elisabeth Harrang, Bjørn Bollum og Roy Thomassen
Energiansvarlig: Kirsten Andersen
Situasjonsrapporter fra NVE: kopi til Roy T., Bjørn B., Sverre D. og Aslaug
Dæhlen.
Ved usikkerhet om hvem som skal være mottaker: spør saksbehandlere du tror
kan være rett mottaker
E-post til hovedvernombud: Erik Haug
Miljørettet helsevern: kommuneoverlege Alf Ursin og evt. Bjørn Bollum
Bruk skjønn på reklame og slett mest mulig
Møtereferater og lignende fra Lena Handelsstand – slettes.
Nyheter fra Landbruks- og matdepartementet – sendes Bjørn Hoelsveen
Innkjøpsansvarlig – Ivar Dahl
Forespørsler om pins, kort etc. sendes service1 (Servicetorget)
E-poster til psykiatrisk sykepleie – Eli Merete Nesset
8
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Nyhetsbrev Helse Sør-Øst – Gry-Hege Strandbakke
Kulturskolen – Kjersti Krageberg og Per Inge Høiberg
E-poster vedrørende tilbud om opptredener av artister, forfatterbesøk,
teateropptredener og lignende sendes til Kari Kveine
E-poster fra bl. a. Toten Bluesclub, Management, Kulturrådet, Adlibitum til
Kulturkontoret skal ikke videresendes. Disse e-postene slettes fra postmottak
da Kultur også får disse henvendelsene via andre e-postadresser de er knyttet
opp til. Alle øvrige e-poster videresendes Kulturkontoret.
Diverse søknader/brev om tilskudd føres/videresendes. E-poster om utleie av
kulturlokalene på Kapp Melkefabrikk sendes Per Inge Høiberg.
E-post om kunstavgift sendes Kulturkontoret evt. Aud Fodstad
Henvendelser angående galleriet på Peder Balke senteret
Leie av lokaler på Peder Balke senteret –bygg og eiendom
Leie av møterom på Peder Balke senteret sendes:
hillevi@pedersfristelser.no
Henvendelser om renovasjon, eks. klage på mangelfull tømming, størrelse på
dunker osv. sendes
mohn@glt-avfall.no
Fakturaer: sendes Faktura
5. E-post som legges inn elektronisk i WebSak: HUSK å endre tittel, avsender, evt. dato,
saksbehandler, fjerne/endre e-postadresse for avsender og sjekke at hoveddokument
og vedlegg ligger slik det skal. Status endres fra S til J.
9
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.4. Rutiner for sortering/journalføring av post
Hvilke dokumenter skal journalføres?
Etter arkivforskriften § 2-6 1.ledd er det journalføringsplikt for alle dokumenter som etter
offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er
gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.1
Før det opprettes ny sak, søk på flere felt om det kan være en sak fra før. Det må søkes på for
eksempel navn i tittelfeltet, brevdato hvis det er kjent, saksbehandler osv. I saker som
vedrører den enkelte gårds- og bruksnummer skal klasseringskode gnr/bnr benyttes. På
inngående dokumenter som vedrører et spesielt gnr/bnr må det søkes på gnr/bnr i
klasseringsfeltet for å se om det ligger noe på saken fra før på den aktuelle avdeling.
Søk opp lignende saker for å se hvordan det er journalført fra før, eks. se på hvordan tittel på
dokumentnivå er skrevet eller spesielle ord i tittelfeltet
Vær påpasselig med at dokumenter unntatt offentlighet blir påført korrekt tilgangskode.
Påse at det er riktig arkivdel på de enkelte sakene. Personalmappene har arkivdel Personal, alt
vedrørende eiendommer har arkivdel Eiendom
Sjekk at korrekt saksbehandler blir påført saken/dokumentet. NB. Det er ikke bestandig at
den som er saksansvarlig også skal være saksbehandler på det enkelte dokument i saken.
Hvis brevet er stilet til en person med kopi til andre i kommunen, legg inn kopimottaker på
brevet i WebSak. (Nederst til høyre i WebSakbildet).
Er det brev med svarfrist, endre forfallsdatoen i WebSak så den samsvarer med svarfristen i
brevet.
Vær obs på brev fra Statistisk sentralbyrå om egenmeldt sykefravær. Disse skal journalføres,
søk opp saker som er opprettet på den enkelte avdeling.
Signerte avtaler skal i arkivskap for avtaler, evt. legges til avdelingsleder for det avtalen
gjelder. Journalføres som x-notat.
Møteinnkallinger i papirform skal påføres hvem vi legger det til og kopieres. Kopien skal i
egen perm over kopimaskinen. På den måten ser vi hvem vi har lagt de enkelte
møteinnkallingene til. I noen tilfeller skal møteinnkallinger også journalføres. F. eks. fra
Fylkesmannen i noen tilfeller.
Post som ikke stemples:
Fakturaer
Reklame
Utgående brev vi får til journalføring som ikke er produsert i WebSak.
1 Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, kap. 6.4.2. Ivar Fonnes 2003
10
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Brev som er stemplet Retur fra Posten skal datostemples på konvolutten slik at saksbehandler
ser når den har kommet i retur. Må som regel åpnes for å sjekke hvem som har sendt brevet
herfra.
Sortering avdelingsvis
Ordfører
Rådmann
Kommunalsjefene
Journalføre det som er arkivverdig, og er ofte kopimottakere
Avdelinger under kommunalsjef Terje Horn Evensen:
Kommunikasjonsavdelingen:
o Øivind Skogli – leder
o Merete Godard
o Mari Anne Frydenberg
o Marit Ødegård
o Mari Bjørnstad Grønlie
o Servicetorget
Salg- og skjenkesaker, politisk sekretariat, post/arkiv
Journalføre det som er journalverdig på den enkelte.
Ordfører, rådmann, kommunalsjefene, sentraladministrasjonen har posthyller på
kopirommet.
Økonomi/faktura:
Faktura legges direkte i posthylla. Brev til økonomi åpnes og stemples.
Normalt ingen journalføring.
Innfordring:
Åpnes, stemples med dagens dato og legges i posthylla. Vanligvis ingen journalføring i
WebSak i saker på Innfordring, de har eget journalstystem, Innfordring Sofie.
Lønn:
Skal ha kopi av arbeidsavtaler, oppdragsavtaler, omsorg og alt som berører lønn på den
enkelte.
Når vi mottar varsel om avvikling av foreldrepermisjon skal Linda Snoen ha papirversjonen.
Saker som skal journalføres som ikke tilhører personalmapper:
o Oppdragsavtale for støttekontakter
o Avlastning
11
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
o Omsorgslønn
Personal:
Personalmappene skal leder være saksansvarlig for.
Journalføring av personalmapper:
o Pass på at det blir brukt tilgangskode P, Avskjerm 3 og off.l.§ 13 og fvl. § 13. Skal
journalføres på vedkommedes leder. PS skal benyttes ved ekstra beskyttelse, alt
utenom det som lønn skal ha kopi av.
o Arkivkode er fødselsnr. og skrives slik: 112233
o Arkivdel PERSONAL
o Arbeidsavtaler skal journalføres på leder og lønn er kopimottaker. Føres som x-notat.
o Kun permisjonssøknader over 6 måneder journalføres hvis ikke annet er sagt fra leder.
o Låneavtaler på PC journalføres og legges i personalmappa.
o Brev vedrørende pensjon fra Statens Pensjonskasse vedrører kun skole. Journalføres.
o Brev fra KLP vedrørende hel- eller del ufør journalføres i personalmappa, kopi til
Turid Fiskevold Sommerstad og lønn, papirversjonen til Inger-May. Turid skal ha
kopi av alle dokumenter vedrørende IA, dialogmøter, oppfølgingsplan.
o Når vi mottar oppsigelser fra ansatte, bruk standardtekst i journalposttittel:
”Oppsigelse av egen stilling”.
Se egen prosedyre for arkivering av personalmapper i Kvalitetslosen, er også vedlagt i
denne rutinehåndboka.
Rutiner for journalføring ved krav fra organisasjonene:
o Kravet blir journalført på den enkelte personalmappe og saksbehandler er overordnet
leder.
o Personalsjefen skal ha kopi av kravet.
o Personalavdelingen lager en protokoll etter møte som blir lagt inn på personalmappa.
o Personalavdelingen/post-arkiv må avskrive inngående krav med TE og skrive inn på
Merknadsfeltet at protokollen (som blir lagt inn som x-notat i personalmappa)
avskriver det inngående kravet.
Personal-/lønnsmeldinger legges direkte til lønningskontoret. De returnerer til Postmottak de
som skal journalføres.
Søknader på ledige stillinger i kommunen:
Søknader via Rekruttering blir søknadene automatisk konvertert inn i WebSak. Søknader på
utlyste stillinger som oversendes via e-post eller papirpost sendes direkte til
Personalavdelingen som legger disse inn via Rekruttering.
Generelle søknader på stillinger i kommunen uten at avdeling er spesifisert, føres på sak:
Tilfeldige søknader i Østre Toten kommune – avdeling Personal.
IKT:
Diverse avtaler og alt på personalmappene
12
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Avdelinger under kommunalsjef Bjørn Bollum
Planavdelingen:
Saksbehandlere: Elena Lindstad – leder
Ada Engødegård - jordbrukssjef
Bjørn Hoelsveen
Sverre Dysthe
Tove Ringlund
Mohammad Kamaly
Saera Ali
Jan Erik Nordrum
Åse Marit Skjølås - skogbrukssjef
Knut Gulbrandsen
Kirsten Andersen
I alle byggesaker skal papirversjonen legges til avdelingen etter journalføring. Alle nye
byggesaker føres på saksbehandler BYGGESAKER slik at saksbehandlerne selv fordeler
sakene fra fellesbruker. Men, tilleggsopplysninger, ferdigmeldinger og lignende føres direkte
på rett saksbehandler. NB! Søk på gnr/bnr.
Det skal settes inn BS i sakstype (i feltet rett under der ArkivsakId står) og arkivdel skal være
EIENDOM.
Husk, alle tinglyste dokumenter, for eksempel målebrev som er A3 format som er brettet,
SKAL IKKE klippes i 2 deler. Brettes ut og skannes som et A3 ark. Disse dokumentene skal
også legges til Planavdelingen når de er skannet/journalført.
Søknad om tilskudd til spesielle miljøtiltak journalføres på Sverre – papirversjonen legges til
saksbehandler. Saken er offentlig, mens selve søknaden er unntatt offentlighet hvis hele
personnummeret er fylt inn på søknadsskjemaet.
Tittel på disse sakene: ”Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket” skrives på første
tittellinje. På linje 2 skriver vi inn søkerens navn og gnr/bnr. Samme rutine på søknader om
tidligpensjon.
Oppmåling: Jan Erik Nordrum
Private avløpsanlegg:
Konsesjonssøknader: Ada Engødegård/Elena Lindstad. Papirversjonen legges til
saksbehandler etter journalføring. OBS. Disse er ofte unntatt offentlighet.
GIS (geografiske informasjonssystemer) - Knut Gulbrandsen.
13
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Post som ikke skal journalføres til planavdelingen:
o Søknader om investeringstilskudd til beitelagene (videresendes og behandles hos
Fylkesmannen).
Når søknadene oversendes Fylkesmannen, lager Sverre et følgebrev og søknadene
skannes inn som vedlegg til det utgående brevet.
o Søknader om produksjonstillegg, skal kun datostemples, legges direkte til Bjørn
Hoelsveen uten å journalføres.
o Egenerklæring om konsesjonsfrihet
o Skogavgift legges til skogbrukssjefen.
o Jordanalyse
o Kornoppgaver
o Kopier av gamle dokumenter fra Statens Kartverk som er bestilt av Jan-Erik Nordrum
Kultur:
Saksbehandlere: Kjersti Krageberg – leder
Per Einar Starum
Aud Hoel Fodstad
Kari Kveine
Tone Berit Hornnes
Kari Kveine er leder for ungdomsrådet.
Per Einar Starum har det meste om idrett.
Aud Hoel Fodstad er stedfortreder for leder
Tone Berit Hornnes er ansvarlig for støttekontakter
Søknader om kommunalt tilsudd fordeles slik:
A - Allment kulturarbeid – Kari Kveine
B - Barne- og ungdomsarbeid – Kari Kveine
C - Musikk – Aud Hoel Fodstad
D - Idrett – Per Einar Starum
E - Forsamlingslokaler – Aud Hoel Fodstad
Post som ikke skal journalføres til kultur:
o Timelister fra støttekontaktene
o Avtaler om leie av kulturlokaler for en kveld
o Kulturskolen – Per Inge Høiberg – sendes kulturskolen på Kapp
Bygg og eiendom:
Saksbehandlere: Bjørn Eng – leder
Runar Moen – leder renhold og vaktmestere
Karl Arne Witzøe
Werner Olsen
Kai Myrvang
14
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Avdelinger under kommunalsjef Roy Thomassen
Teknisk drift:
Saksbehandlere: Elisabeth Harrang – leder
Kjell Nyborg - nestleder
Einar Hasvoldseter
Ole Christian Kjølseth
Kåre Ravnsborg
Arild Udseth
Solveig Bredesen
Tore Nygård
Gravemeldinger skal ikke lenger journalføres.
Analyseresultater etter prøver fra vann – Kjell Nyborg. Fellessaker på det enkelte anlegg for
hvert år.
NB! For alle saker som vedrører eiendommer, skal Arkivdelen være Eiendom.
Post som ikke skal journalføres til teknisk drift:
o Meldinger om skifte av vannmålere
o Måleravlesning vannforbruk
Brannvesen:
Saksbehandlere: Bård Henriksen - brannsjef
Hans Morten Blikseth – varabrannsjef
Lars-Harald Bergheim
Skole:
Saksbehandlere: Ellen Kari Aalstad - leder
Kåre Skibenes
Erik Ellingsen
Sigrun Gudbrandsen Haug
Karin Lien (PP-kontoret)
Rektorer: Torkel Andersen, Lena ungdomsskole
Anne Holmen, Skreia ungdomsskole
Åse Berit Sønsteby Skibenes, Kapp skole
Aaslaug Margrethe Herland, Totenviken skole
Kjell Erik Vingebakken, Hoffsvangen skole
Gunn Helen Skogen, Vilberg skole
Marit Lie, Nordli skole
Arild Tømmerstigen, Kolbu skole
Svanhild Brennhaugen Larsen, Stange skole
15
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Søknader på korttidsvikariater (Karin Lien)– legg papirversjonen til saksbehandler.
SFO – endringer/oppsigelser har samlenr. på den enkelte skole.
Post som ikke skal journalføres til skole:
o All post til PP-tjenesten
o Vedtak om enkeltelever
Læringssenteret:
Saksbehandlere: Ann Kristin Enger - leder
Barnehage:
Saksbehandlere: Malin Iversen - leder
Merete Narum
Søknader om friplass – papirdokumentene legges til Merete Narum etter
journalføring/skanning.
Post som ikke skal journalføres til barnehage:
o Spes.ped.teamet: Legges uåpnet til barnehage
Helsestasjon:
Saksbehandlere: Guro Grindvoll Jensen - leder helsesøstre
Posten legges uåpnet i posthylla.
Barnevern:
Saksbehandlere: Agnes Katrine Rognlid Hagaseth, leder
Guro Aarsby
Posten går uåpnet til avdelingen. Vi får tilbake det som skal journalføres, for eksempel
klager, overordnede dokumenter, tilsyn og lignende.
Roy Thomassen er øverste leder for helsestasjonen og barnevern og skal ha kopier av for
eksempel klager, tilsynssaker og lignende.
Avdelinger under kommunalsjef Lisbeth Kjøniksen
Enhetsleder for Hjemmetjenester og Hverdagsrehabilitering:
Saksbehandlere: Håkon Kolden - leder
Eli Merethe Nesset- rus/psykiatri
May Kristin Lønseth – amb.hjemmetjenester 2
Iren Engh - amb.hjemmetjenester 1
Jan Arild Brandshaug - amb.hjemmetjenester 3/rehab.
16
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Gunn Marit Gran – Kvam, Hagan og Skreien
Ann Kristin Johansen – leder Fossen barnebolig
Jorun Andersen – leder Vestbygda og BPA
Morten Wiklund - Meieritunet
Åpne posten og journalføre det som er arkivverdig. Alt vedrørende pasienter skal ikke i
WebSak. Legges inn i fagsystemet Profil.
Enhetsleder for institusjons- og heldøgnsomsorg :
Saksbehandlere: Bent Olav Engesveen – enhetsleder
Lars Erik Degvold – Balke BSS
Lisa Skullerud – Fjellvoll BSS
Sonja Henny Tråholt – Kapp BSS
Hilde Lundsgaard – ØTS avd. D
Anne Nora Løsnesløkken – ØTS avd.B og C
Tone Kirkeby - ØTS adv. A
Østre Toten sykehjem:
Åpne posten og journalføre det som er arkivverdig. Alt vedrørende pasienter skal ikke i
WebSak. Legges inn i fagsystemet Profil.
Bo- og servicesentrene (BSS)
Åpne posten og journalføre det som er arkivverdig.
Post som ikke skal journalføres:
o Alt vedrørende pasienter skal ikke i WebSak. Legges inn i fagsystemet Profil.
Rutiner for klager på saker som er lagret i Profil:
o Informasjon og behandling av saker for klienter/brukere i helse- og omsorgstjenesten
ligger lagret i fagsystemet Profil.
o Klager som blir videresendt til fylkesmannen for endelig vedtak skal lagres i WebSak.
Da må alle vedtak pluss klager arkiveres i WebSak i sin helhet.
o Søknader om TT-kort skal ikke journalføres
Enhet for tildeling og koordinering:
Saksbehandler: Gry-Hege Strandbakke, leder
Synnøve Berg
Gunn Johansen – vikar for Synnøve Berg
Søknader om startlån føres med Synnøve Berg/Gunn Johansen som saksbehandler
Ikke journalføres:
Bostøttesøknader
17
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Legesenteret:
Omadresseres
Kirkevergen:
Legges uåpnet i posthylla.
NAV
Legges uåpnet til avdelingen.
Men -, dokumenter i personalmappene skal føres i WebSak. Det er også en del andre
dokumenter som skal journalføres. Vi er avhengig av at saksbehandlerne i NAV returnerer
disse dokumentene.
Tips.
For å skaffe en oversikt over saker de forskjellige avdelinger jobber med; søk på avdeling ved
å skrive inn den enkelte avdeling i feltet øverst til høyre Adm.enhet og trykk søk. Da vil alle
saker på den enkelte avdeling komme opp på ei liste.
Lærlingplasser:
o Helse og omsorg: May Kristin Lønseth og Iren Engh
o Barne- og omsorgsarbeider: Malin Iversen
o Kokkelærlinger: Werner Sivertsen
o IKT: Arne Raddum - Kopi til Hans Kristian Enger
Universell utforming:
Saksbehandler: Byggesak
Brev vi får tilsendt som høringsinstans:
Skriv inn høringsfristen i tittelfeltet på journalposten og endre forfallsdatoen i WebSak.
Brev vi får kopi av som er adressert til andre som skal journalføres:
I tittelfeltet skal det stå først: ”Kopi av brev til ………………
Kriseteamgruppa i Østre Toten:
Rådmannsgruppa
Leder for planavdelingen Elena Lindstad
Ordfører Guri Bråthen
Kommunelegen
18
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Feltet for kopimottaker
Her legges inn intern kopimottaker av
en journalpost
Denne boksen kommer opp. Fyll inn kode,
Trykk tilgang
Tilgang – unntatt offentlighet
19
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Saksansvarlig:
BYGGESAKER
Feltet for sakstype Byggsak
Byggesaker
20
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.5. Skanning
Klargjøring for skanning/journalføring
Posten åpnes og stemples med dagens dato.
Sakene sorteres og gjennomgås. Stifter og binderser fjernes. Er det noen av
dokumentene som har ukurante størrelser skal disse kopieres over på A4 ark. Er det
dokumenter som er innbundet må innbindingen fjernes. Påse at dokumentene er fri for
skader slik at man unngår stopp i skanningsprosessen. Det er viktig at man er nøye
med å sortere sakene for seg slik at man ikke får blandet inn dokumenter i en sak som
egentlig tilhører en annen sak.
Før skanning søker vi opp saken de enkelte dokumentene skal ligge på, eventuelt
oppretter ny sak. Nummeret påføres dokumentene før skanning.
Vi benytter stort sett bunkeskanning, men det blir også noe enkeltskanning. Hver og en
postansvarlig har sine skilleark. Det skal ligge et gult skilleark mellom hver sak, og et grønt
mellom hovedsak og vedlegg.
Åpne programmet PixEdit7
Legg alle brevene rett vei i skanner (med gult ark øverst).
Sjekk at det står Dobbeltsidig på pc (dvs at den skanner dobbeltsidig), og trykk på den
grønne knappen for å starte.
Når alle arkene er gått igjennom, så trykk på Ferdig på skjermen.
Det vil nå ta litt tid mens pc’en ordner dokumentene.
Når pc er ferdig å jobbe, så klikk igjennom alle sidene (via topplinjen i programmet)
og se etter blanke sider. Disse skal i så fall fjernes (eks baksiden av
parkeringstillatelsene…) Trykk på det blanke arket (via forhåndsvisningen til venstre
på skjermen) og trykk Delete.
Lukk programmet.
Når man har slettet blanke sider vil man få spørsmål om man vil lagre. Trykk OK.
Dobbeltklikk på programmet Til Websak: det vil blinke, og alt er nå i Websak.
21
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.6. Rutinebeskrivelse for postmottak
6. Postmottaket gjennomgås først på morgenen.
7. Posten gjennomgås og fordeles til de respektive avdelinger og saksbehandlere.
o Felles e-postadresse til ledere: Utviklingsforum (ledere + rådmannsgruppa)
o Rådmannsgruppa
o Mellomledere
Meldinger til barnehage sendes: Barnehagekontoret
Meldinger til skole sendes: Ellen Kari Aalstad
Meldinger om feiing, endring av tidspunkt og lignende: sendes Brannvesenet
Meldinger om pandemi sendes: rådmannsgruppa, Gry Hege Strandbakke, Alf
Ursin.
Meldinger Vannregionutvalget: Kirsten Andersen og Ada Engødegård
EU’s vanndirektorat: Kirsten Andersen
Energiansvarlig: Kirsten Andersen
Situasjonsrapporter fra NVE: kopi til Roy T., Bjørn B., Sverre D. og Aslaug
Dæhlen.
Ved usikkerhet om hvem som skal være mottaker: spør saksbehandlere du tror
kan være rett mottaker
E-post til hovedverneombud: Erik Haug
Miljørettet helsevern: kommuneoverlege Alf Ursin og evt. Bjørn Bollum
Bruk skjønn på reklame og slett mest mulig
Møtereferater og lignende fra Lena Handelsstand – slettes.
Nyheter fra Landbruks- og matdepartementet – sendes Bjørn Hoelsveen
Innkjøpsansvarlig – Ivar Dahl
Forespørsler om pins, kort etc. sendes service1 (Servicetorget)
E-poster til psykiatrisk sykepleie – Eli Merete Nesset
Nyhetsbrev Helse Sør-Øst – Gry-Hege Strandbakke
Kulturskolen – Kjersti Krageberg og Per Inge Høiberg
22
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
E-poster vedrørende tilbud om opptredener av artister, forfatterbesøk,
teateropptredener og lignende sendes til Kari Kveine
E-poster fra bl. a. Toten Bluesclub, Management, Kulturrådet, Adlibitum til
Kulturkontoret skal ikke videresendes. Disse e-postene slettes fra postmottak
da Kultur også får disse henvendelsene via andre e-postadresser de er knyttet
opp til. Alle øvrige e-poster videresendes Kulturkontoret.
Diverse søknader/brev om tilskudd føres/videresendes. E-poster om utleie av
kulturlokalene på Kapp Melkefabrikk sendes Per Inge Høiberg.
E-post om kunstavgift sendes Kulturkontoret evt. Aud Fodstad
Henvendelser angående galleriet på Peder Balke senteret
Leie av lokaler på Peder Balke senteret –bygg og eiendom
Leie av møterom på Peder Balke senteret sendes:
hillevi@pedersfristelser.no
Henvendelser om renovasjon, eks. klage på mangelfull tømming, størrelse på
dunker osv. sendes
mohn@glt-avfall.no
Fakturaer: sendes Faktura
8. E-post som legges inn elektronisk i WebSak: HUSK å endre tittel, avsender, evt. dato,
saksbehandler, fjerne/endre e-postadresse for avsender og sjekke at hoveddokument
og vedlegg ligger slik det skal. Status endres fra S til J.
23
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.7. Rutinebeskrivelse for journalføring av utgående post
Alle dokumenter som har status E, F og S skal kontrolleres og statusen skal settes til J (endres
til PDF arkivformat). Dette er utgående dokumenter, notater og e-poster som saksbehandler
har importert selv.
Dokumentet må åpnes for å se at det faktisk ligger et ferdigskrevet brev der.
Skal det påføres tilgangskode?
Sjekk skrivefeil i tittel- og mottakerfelt.
Er tittelen på dokumentet riktig?
Er det sannsynlig at dokumentet ligger på riktig sak?
Ta en fullstendig sjekk både på sak- og journalpostnivå.
Hvis det er dokument 1 i saken, vær OBS. Saksbehandler kan ha feilopprettet ny sak. Ta et
søk for å se om det er en tidligere sak.
Arkivdel:
Personalmappene skal ha Personal
Saker vedrørende eiendommer skal ha Eiendom
24
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1.8. Henting/bestilling av tidligere utstedt vitnemål
Fra tid til annen kommer det forespørsel om kopi av tidligere utstedte vitnemål ved våre
ungdomsskoler.
Lena ungdomsskole har avlevert nær sagt alt arkivmateriale og dette er ordnet og satt bort i
våre arkivlokaler på Kapp.
Så alle slike henvendelser til Lena ungdomsskole blir henvist til fellestjenesten fortrinnsvis
ved undertegnede.
Fellestjenesten henter fram igjen de etterspurte dokumentene og lager et nytt vitnemål.
Dette blir det brukt en del ressurser og tid på pga. henting på Kapp av disse dokumentene og
et nytt vitnemål må fylles ut. Prisen for et nytt vitnemål som er utstedt på et tidligere
tidspunkt er derfor satt til kr 100,- jfr. Kommunalsjef.
Vitnemålet legges i lukket konvolutt til Servicetorget for henting, og de har ansvaret for
innbetalingen.
Pengene skal inn på konto 16509 – inntektskonto for serviceavdelingen
Ansvar 13100
Tjeneste 1200
25
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2. RUTINER FOR BÅDE POST/ARKIV OG
SAKSBEHANDLERE OG LEDERE
2.1. Rutinebeskrivelse postbehandling
Postbehandling
Navn på tjenesten
1. Beskrivelse av
tjenesten
Østre Toten har sentralt post- og fakturamottak.
Tjenesten omfatter henting, åpning, sortering og
fordeling av post til alle enheter.
Om tjenesten
2. Hvem mottar
tjenesten
Alle resultatenheter i kommunen
3. Hva du kan forvente
av oss
3.1 At all post hentes daglig på postkontoret,
åpnes og datostemples samme virkedag. Post
som blir levert til kommunen utover dagen må
forventes blir sortert og journalført dagen etter.
3.2 Post adressert til Østre Toten kommune (evt.
resultatenhet) åpnes. Arkivbegrensning foretas
etter arkivforskriften §§ 3-18 og 3-19.
3.3 E-post til postmottak som blir vurdert som
arkivverdig legges inn i WebSak. Det øvrige blir
videresendt til saksbehandlere/avdelinger.
3.5 At post som kun skal datostemples og/eller
fordeles er fordelt i hyller til den enkelte
tjeneste/avdeling samme dag som den er mottatt.
3.6 At brev hvor navn på saksbehandler står først
vil bli lagt direkte i posthyllen til avdelingen hvor
vedkommende jobber. Internkonvolutter skal ses
igjennom selv om det står navn på saksbehandler.
3.7 Etter skriftlig avtale med den enkelte kan
postmottak også åpne og arkivvurdere personlig
adressert post.
3.8 Internkonvolutter åpnes, journalføres og
fordeles som annen post.
3.9 Internkonvolutter og annen post skal gå via
postmottak og ikke legges direkte på kontoret til
vedkommende.
3.10 At kommunens arkivtjeneste har
spisskompetanse innenfor arkivlov,
offentlighetslov og særlover som regulerer
behandlingen av inngående og utgående
dokumenter til kommunen.
3.11 Restanselister blir ved behov sendt
avdelingsvis v/leder for purring ca 2 ganger i året.
4. Hva vi forventer av
resultatenhetsleder
4.1 At det er utarbeidet rutiner for fordeling av
26
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
post som er fordelt til enheten.
4.2 At det er utarbeidet rutiner for behandling av
dokumenter som skal legges inn i godkjente
fagsystemer.
4.3 At postmottak gis beskjed ved lengre fravær
slik at post ikke blir fordelt til saksbehandlere som
ikke er til stede.
4.5 At posthyller sikres mot innsyn fra
uvedkommende. Dvs. at posthyller står i rom som
er avlåst når det ikke er i bruk eller låsbart skap.
4.6 At evt. postkasser utover kommunens sentrale
postmottak er sikret med lås.
4.8 Ved endring av arbeidsoppgaver/ny stilling for
saksbehandlere skal det sendes inn
endringsskjema slik at tilganger blir gjennomgått.
5. Hva vi forventer av
saksbehandlere
5.1 At saksbehandler kjenner til og er inneforstått
med at han/hun har ansvar for å sikre at
inngående og utgående dokumenter er journalført
og arkivert i sakarkivet.
5.2 At saksbehandler feilaktig har mottatt et
dokument gir tilbakemelding til arkivet om
endring/flytting til annen saksbehandler.
5.3 E-post som saksbehandlere mottar direkte,
skal vurderes på samme måte som annen post.
Arkivverdige legges inn i WebSak, evt.
videresendes til postmottak så arkivpersonalet
utfører jobben.
5.4 Utgående e-poster vurderes på samme måte.
Format på vedlegg til utgående e-poster skal være
PDF-format.
5.5 At opplysninger som er taushetsbelagte blir
skjermet gjennom tilgangskode på elektroniske
dokumenter og gjennom sladding fra fysiske
dokumenter før det utleveres.
5.6 At saksbehandler som benytter
internkonvolutter stryker over tidligere adressater
slik at det klart fremgår hvem som skal ha posten.
OBS. Se på begge sider av internkonvolutten.
5.7 At saksbehandlere som bestiller varer sørger
for å oppgi ident og at alle fakturaer sendes
kommunens fakturamottak.
5.8 Alle må holde orden i sine saker i WebSak.
Alle dokumenter som ligger under Kurvlista, eks.
restanse, konsept, oppgaver holdes à jour.
6. Arkivverdig post 6.1 Hovedregelen er at all korrespondanse fra og
til kommunen skal journalføres i kommunens
saksbehandlingssystem WebSak.
27
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
6.2 Korrespondanse eller dokumenter som skal
legges inn i arkivgodkjente fagsystemer
(eksempler ØTK…….) skal kun føres der.
7. Arkiv uverdig post
Reklame, kursinvitasjoner, kataloger legges rett i
posthyllene
8. Personsensitive
opplysninger
8.1 Det må ikke sendes ut e-post som
inneholder personsensitive opplysninger eller
annen informasjon som er unntatt
offentlighet.
9. Kontaktinformasjon 9.1 Arkivtjenesten ved Marit Ødegård, Merete
Godard og Mari Bjørnstad Grønlie
Lover og retningslinjer
10. Taushetsplikt 10.1 Alle medarbeidere i kommunen er omfattet
av taushetsplikt, forvaltningsmessig etter
forvaltningsloven eller profesjonsbestemt etter
særlov.
10.2 Forvaltningsmessig taushetsplikt : Dette
innebærer at medarbeidere som i forbindelse med
tjenesten eller arbeidet får vite om ”noens
personlige forhold” plikter å hindre at andre får
adgang eller kjennskap til dette, jfr. §§13 til 13 e i
Forvaltningsloven.
10.3 Profesjonsbestemt taushets- og
opplysningsplikt. Kommunehelsetjenestelovens
§ 6-6, Sosialtjeneste-lovens § 8-8,
Helsepersonellovens § 21, 25 og 26,
Opplæringsloven kap. 15-1, Barnevernloven § 6-7.
10.4 Se også brev fra Helse- og
omsorgsdepartementet og Kultur- og
kirkedepartementet til regionale helseforetak,
kommuner og fylkeskommuner datert 15 januar
2007.
Arkivforskriften § 3-1.
Barnevernstjenesten, NAV og helsestasjonen får all post uåpnet og har selv ansvar for å
vurdere om post skal journalføres.
28
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2.2. Rutiner for ledere og saksbehandlere ved innkommet post i
WebSak
Fra 1.september 2012 er alle offentlige dokumentene som er journalført i WebSak lagt ut på
Hjemmesida i sin helhet i PDF-format. Det går 2 dager fra dokumentet er journalført til det
blir lagt ut for offentligheten. Dette betyr at dokumentene kan leses i sin helhet på vår
Hjemmeside.
Dette gjelder offentlige dokumenter som ikke er påført tilgangskode.
Dette betyr at alle; både saksbehandlere og post-/arkivpersonale må skjerpe rutinene når det
gjelder å vurdere om et dokument er offentlig eller har innhold som innebærer at dokumentet
skal unntas offentlighet.
Saksbehandlere som er påført som saksbehandler på et dokument har hovedansvaret for at
dokumenter med sensitivt innhold er unntatt offentlighet.
Det blir foretatt en vurdering og eventuelt påført begrenset tilgang hjemlet i riktig lov og
paragraf av den som journalfører inngående post, men saksbehandler må umiddelbart etter
mottatt post lese gjennom dokumentet for å gjøre en vurdering i forhold til offentleglova.
Den enkelte saksbehandlers ansvar
Offentlighet og tilgang må alltid vurderes i dokumenter som saksbehandler produserer selv.
Leder har ansvar for å sørge for at post blir kontrollert ved fravær av saksbehandlere på sin
avdeling. Det må utarbeides rutine for hvordan den enkelte avdeling løser dette. Det er
stedfortrederfunksjon i Fokus som anbefales å benyttes. Poenget er at hvis det er fravær av
saksbehandlere på en avdeling av ulike årsaker, må vi være trygge på at leder sørger for at evt.
innkommet post i WebSak ikke blir liggende uten å bli vurdert opp mot offentleglova.
Når det gjelder den tekniske biten i WebSak for hvordan man unntar en sak offentligheten,
vises det til bruksanvisningen for WEB SAK Fokus. Når en sak er unntatt offentlighet blir
automatisk alle dokumentene i en sak også unntatt offentlighet.
Det kan forekomme at en sak er offentlig, men at enkeltdokumenter skal unntas offentlighet.
Da gjelder samme bruksanvisning på journalpostnivå.
Er man usikker på hvordan dette skal gjøres, ta kontakt med post-/arkivtjenesten.
Minner om at når du står i Fokus så trykk F2 for å hente opp bruksanvisninger, se under på
hvilken bilde du får opp etter å ha trykket F2.
29
Rutinehåndbok for post/arkiv– revidert 06.03.2017– Marit Ødegård
Innhold
Indeks
30
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2.3. Skriveregler for journalføring i WEB SAK Fokus
Formål
Skrivereglene er utarbeidet for å sikre en enhetlig registrering i WebSak . Dette er nødvendig
for at dokumenter i offentlig journal (postlisten) og ved innsyn på Internett fremkommer
ensartet og for at søking etter saker og dokumenter skal være enklest mulig for alle brukere.
Omfang
Denne rutinen gjelder for alle som skal registrerer informasjon i WebSak.
Ansvar/myndighet
Ansvarlig for oppfølgingen av denne rutinen er arkivleder, delegert fra rådmannen.
Alle som registrer opplysninger i WebSak er ansvarlig for å følge skrivereglene.
Definisjoner
WebSak er Østre Toten kommunes system for elektronisk
- journalføring
- arkiv
- saksbehandling
- utvalgsbehandling
Beskrivelse/fremgangsmåte
Det må IKKE opprettes ny sak før det er gjort et grundig søk på saker som ligger i WebSak.
Ved behov, kontakt arkivet for hjelp.
Språk/Skrifttyper
Språk
Alt i WebSak registreres på bokmål.
Skrifttyper
Alle registreringsbilder og maler i WebSak har forhåndsdefinerte skrifttyper/-str. Disse skal
ikke endres.
Oppbygging av saks- og journalposttittel
Saks- og dokumenttittel bør være så forklarende som mulig. Dette er tekster som vil være
tilgjengelige for arkivtjenesten, saksbehandlere, ekspedisjonsfunksjoner og ikke minst for
publikum via internett/intranett.
Dokumentene i en sak omhandler et spørsmål som er til behandling og utgjør
behandlingsforløpet for dette spørsmålet. Saken består av ett eller flere dokumenter som
saksbehandlingsmessig hører sammen. Saken har en start (inngående brev eller internt
initiativ) og en avslutning (svarbrev eller vedtak eller henleggelse).
Sakstittel
Sakstittel skal beskrive innholdet i hele saken. Det kan best gjøres ved å skrive HVEM/HVOR
saken gjelder. Sakstittelen skal favne alle dokumentene i saken.
31
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Eksempler på Sakstitler på samlesaker:
Friplass barnehage 2010/2011
På tittellinje 2 skal barnets navn stå
Feiertilsyn 2010
Yrkes- og ulykkesskader på elever – skoleåret 2010/2011
Navn på barnet på tittellinje 2
Vilberg barnehage – branntilsyn
Personalmappe
Reguleringsplan for Meierikvartalet
Tilfeldige søknader – Østre Toten sykehjem
I samlesaker som omhandler enkeltpersoner er det viktig å skrive inn navn på
tittellinje 2 på journalpostnivå for å skille dokumentene, og for å kunne søke opp
dokumenter på den enkelte i ettertid.
Sakstittel SKAL skrives med små bokstaver.
Spesielle regler for fagsystem ved opprettelse av arkivsak
- byggesaker (tiltakshavers navn – gnr/bnr – tiltak)
Eks:
Ola Nordmann - gnr/bnr 2/10 – Nybygg
- delingssaker (hjemmelshavers navn – gnr/bnr – tiltak)
Eks: Donald Duck - gnr/bnr 3/5 – Fradeling av tomt
- konsesjonssaker (erververs navn – gnr/bnr – tiltak)
Klassering etter GNR. BNR. FNR. SNR.
Hovedregel Gnr/Bnr Eks 11/12
FNR/SNR Legges inn etter behov. Eks 11/12/0/4 (null brukes hvis ikke fnr. finnes)
Journalposttittel
Tittelen skal være kortfattet, men likevel gi en dekkende beskrivelse eller et ekstrakt av
innholdet.
Eks.: Søknad
Svar på søknad om ………
Melding om vedtak
Når det gjelder retur av tinglyste dokumenter, skriv hva som er tinglyst,
Eks: Retur av tinglyst målebrev
Det må aldri skrives navn på tittellinje 1 når en sak er unntatt offentlighet
32
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
For dokumenttype I (Inngående dokumenter) skal tittelen i dokumentet brukes dersom den er i
overensstemmelse med innholdet. Dersom tittelen ikke er i overensstemmelse med innholdet,
brukes HVOR og HVA som for sakstittel (se avsnittet over).
Journalposttittel SKAL skrives med små bokstaver.
Opplysninger unntatt offentlighet
Opplysninger som kan unntas offentlighet og som dermed skjermes for innsyn, registreres i
tittelfeltets andre linje. Dette gjelder for både saks- og journalposttittel.
Eks.: Linje 1 Hva det gjelder
Linje 2 Personnavn
Eksempel på sak:
Linje 1 Personalmappe
Linje 2 Den ansattes navn
Ved saker som er unntatt offentlighet skal tittelen være nøytral, det vil si at tittelen ikke skal
gjenspeile opplysningene som ikke er offentlige
Dato og klokkeslett
Dato skrives som følger; dd.mm.aaaa - 01.01.2010. Årstall skal være med i datoen med 4
siffer.
For dokumenter som er udaterte eller åpenbart feildaterte skal dagens dato benyttes.
Klokkeslett skrives som følger; kl. tt:mm - kl. 20:00
kl. 09:00
Valuta
For valutabetegnelser henvises til vedlagte liste.
Beløp
Beløp skal skrives med punktum, eks. kr 50.000,-
Navn avsender/mottaker
For bedrifter/virksomheter
Virksomhetenes fulle navn med eventuelt AS, ASA o.l til slutt
Navnet skrives med stor forbokstav – Stortinget.
Bruk aldri et personlig navn når avsender er et offentlig organ eller bedrift.
Navn skal skrives og forkortes slik virksomheten selv gjør.
For bedrifter/virksomheter som har egennavn med store bokstaver, skal avsender/mottager
registreres med store bokstaver.
Når avsender er et departement, ikke skriv ”Det kongelige” først, kun eks.
Kulturdepartementet, og adressen selvsagt.
33
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Som hovedregel brukes det liten bokstav i generell omtale av utvalg, råd og
organer – kommunestyret
Privatpersoner
Skrives på formen fornavn etternavn, – Inger Hansen.
Anonym avsender registreres som NN.
Stillingsbeskrivelser/-titler
Stillingsbeskrivelser og titler skrives med liten forbokstav – advokat Lund
Adresser
Adresser skrives som følger;
Hvis det er oppgitt både postboksadresse og veiadresse, skal postboksadressen benyttes ved
korrespondanse.
Lover og forskrifter
Alle lover skrives med liten forbokstav, unntatt Grunnloven.
Feilregistrering
Ved feilregistrering av sak flyttes evt. journalposter til riktig sak og saken registreres med
tittel ”ledig” slik at denne kan benyttes til nye formål.
Ved feilregistrering av journalposter skriv inn ”feilregistrering” som journalposttittel og
arkivet sletter journalposten.
34
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2.4. Rutinebeskrivelse for innsynsbegjæringer
Dette avsnittet legges inn på Hjemmesida ved postlister:
Hovedregelen om innsyn finnes i offentlighetslovens § 3: Forvaltningens saksdokumenter er
offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.
Østre Toten kommune vil i størst mulig grad tilstrebe offentlighet og allment innsyn i
kommunens saksdokumenter.
Dokumenter unntatt offentlighet vil vurderes å gis ut i sladdet versjon.
Innsynsbegjæringer skal fortrinnsvis sendes postmottak@ostre-toten.kommune.no
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Innsynsbegjæringer vurderes av arkiv/postmottak som eventuelt rådfører seg med
saksbehandler ved tvilstilfeller.
Når du får en innsynsbegjæring fra presse/publikum skal følgende skje:
Journalføres inn på samlesak for det enkelte år. Saksbehandler kan gjøre det selv eller
sende det til postmottak for journalføring.
Vurdere om dokumentet kan utleveres, eller om det skal unntas fra offentlighet. Husk
å vurdere eventuelle vedlegg. Vi minner om at forvaltningens saksdokumenter i
utgangspunktet er offentlige.
Meroffentlighet skal utvises dersom det ikke foreligger et reelt og saklig behov for å
unnta dokumentet fra offentlighet.
Det foreligger et særlig behov for å utvise økt meroffentlighet for «interne»
dokumenter som er mottatt fra underordnet organ. Det skal i større grad enn i dag
utvises delvis meroffentlighet ved å gi innsyn i faktiske opplysninger.
I vurderingen av om det skal gis innsyn i et dokument eller ikke, bør en først vurdere
om det er et reelt og saklig behov for unntak og deretter, dersom en finner at dette er
tilfelle, forsikre seg om at det er hjemmel for å unnta dokumentet. Dersom dokumentet
inneholder taushetsbelagte opplysninger skal disse opplysningene alltid unntas.
Det er ikke adgang til å unnlate å journalføre et dokument i den hensikt å unngå
offentlighet.
Innsynsbegjæringer skal avgjøres uten ugrunnet opphold og innen 1-3 virkedager, jfr
offl § 29 1.ledd.
Innsynsbegjæringer i personalsaker skal vurderes av personalsjefen uavhengig av
saksbehandler. Når personalsjefen ikke er tilstede følges linja (dvs. kommunalsjef
støtte/en av de andre kommunalsjefene.
35
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Det skal alltid oppgis full hjemmel for avslag, dvs. paragraf, ledd og eventuelt
nummer og/ eller bokstav og at det er klageadgang på helt eller delvis avslag. Det skal
også informeres om at fylkesmannen er klageinstans. Dersom et dokument unntas
eller sladdes med hjemmel i § 13 1.ledd, skal det også vises til bestemmelsen som gir
grunnlag for taushetsplikten.
Svar på innsyn med dokumenter som sendes ut legges i WebSak som svar på den
inngående innsynsbegjæringen
36
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2.5. Offentlige anskaffelser
Vi har et regionalt samarbeid om offentlige anskaffelser. De har kontor i Gjøvik kommune og
samme kommune har arkiveringsansvaret for dokumentene.
Det som blir sendt ut på anbud lokalt her har vi ansvaret for. Ingen tilbud blir åpnet før fristen
er ute. Post/arkiv får tilbake dokumentene til føring etter at saksbehandler har fått dem.
Under 25.000,- eksl.mva
Dersom det ikke foreligger rammeavtale som dekker behovet kan kjøp foretas etter
en enkel vurdering av hvilken leverandør som kan dekke behovet på beste og
rimeligste måte.
Alle bestillinger bør foretas skriftlig. Det anbefales at bestillingsmal benyttes.
Ansvarlig for anskaffelsen må påse arkivering av bestillings dokumentasjon av hensyn
til mottaks- og fakturakontroll, garantier, framtidig service etc.
Ved behov for nærmere veiledning ta kontakt med Anskaffelser.
25.000,- - 100.000,- eksl.mva
Det bør forespørres minst 3 aktuelle tilbydere. Alle bestillinger bør foretas skriftlig.
Det anbefales at enten egnet kontraktsmal eller bestillingsmal benyttes.
Ansvarlig for anskaffelsen må påse at innkomne tilbud, korrespondanse og
evaluering av tilbudene blir dokumentert og oppbevart på en slik måte at kravene til
etterprøvbarhet etterkommes. I tillegg er det viktig å ta vare på dokumentasjon av
hensyn til mottaks- og fakturakontroll, garantier, framtidig service etc.
100.000,- - 500-.000,- eksl.mva
Dokument: Veiledning for enkeltanskaffelser < kr. 100.000 eks mva
Ved behov for nærmere veiledning ta kontakt med Anskaffelser
Kommunen er lovpålagt å føre en anskaffelsesprotokoll når anskaffelsen
totalverdi overstiger kr. 100.000 eks mva. Kunngjøring av disse kjøpene er ikke
påkrevd, men kan vurderes.
37
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Dokument: Veiledning for enkeltanskaffelser mellom kr. 100.000-
500.000 eks. mva
Ved behov for nærmere veiledning ta kontakt med Anskaffelser.
Over 500.000,-
Kommunen er lovpålagt å kunngjøre alle anskaffelser over kr. 500.000 eks mva
dersom det ikke foreligger en rammeavtale. Slike enkeltanskaffelser over kr. 500 000
eks mva skal gjennomføres i regi av eller i samarbeid med Anskaffelser.
Behovet skal meldes inn til Anskaffelser ved å innlevere utfylt Innkjøpsgrunnlag.
Status på allerede innmeldte saker finner du her.
38
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2.6. Rutinebeskrivelse for behandling av politiattester ved
ansettelse
Politiattester på barnevern skal skannes og journalføres på personalmappa. I forskrift om
politiattest i henhold til barnevernsloven § 8 heter det at attesten skal oppbevares så lenge
vedkommende person innehar stillingen. Når ansettelsesforholdet tar slutt skal politiattesten
makuleres.
Øvrige politiattester har vi følgende rutine på:
Opprette nytt internt N-notat og saksbehandler er den som lager notatet, dvs. en på post/arkiv.
Legge inn leder som mottaker. Tittelen på dokumentet skal være: Petter - Begrenset
politiattest
I dokumentet skal følgende stå:
Begrenset politiattest utstedt av Østfinnmark politiattest 12.02.2016 mottatt 08.03.2016.
Formål: ……………
Intet å bemerke.
Deretter skal politiattesten makuleres, se under på de enkelte særlovene:
Skole/barnehage:
I forskrift til opplæringsloven § 15-4 og barnehageloven § 5 skal politiattester makuleres
umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaker.
Helse/omsorg:
Her er det ingen særlover/forskrifter som sier noe om bevaringslengden på innhentede
politiattester.
I en uttalelse Riksarkivaren har gitt blir det sagt at politiattestene skal oppbevares så lenge det
foreligger et administrativt behov. Videre sier Riksarkivaren at de ikke har hjemmel for å
pålegge kassasjon i kommunal sektor.
Støttekontakter:
Her er det ingen særlover/forskrifter som sier noe om bevaringslengden på innhentede
politiattester. På samme måte som politiattester for helse og omsorg har Riksarkivaren sagt at
vi skal oppbevare attestene så lenge det foreligger administrativt behov.
Tone Berit Hornes på Kulturkontoret er ansvarlig for støttekontaktene.
For øvrig kan formål med politiattester leses på følgende link:
https://www.politi.no/vedlegg/skjema/Vedlegg_2946.pdf
39
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
2.7. Prosedyre for journalføring av dokumenter i personalmapper
Hjemmel for behandling av personopplysninger
I henhold til personopplysningsloven § 8 kan kommunen opprette personregistre for behandling av
personopplysninger. Viser også til arkivlovens § 1 «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som
har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig
forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for
ettertida». Viser også til arkivlovens § 6 «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera
ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid».
Siden 2009 har Østre Toten hatt elektroniske personalmapper, dvs. at alle dokumenter om den
ansatte skal arkiveres i den enkeltes personalmappe. Unntaket er beskrevet i punkt 5 under.
Alle personalmapper fra februar 2016 har ordningsprinsipp fødselsnummer. I perioden 2009 – 2016
har ordningsprinsippet variert mellom K-kode og fødselsnummer. Fødselsnummeret ble da skrevet i
tittellinje 2 på saksnivå.
Under fra punkt 1 – 5 er det beskrevet type dokument, men listen er ikke utfyllende. Det kan være
flere type dokumenter som ikke er lagt inn som eksempler.
NR TYPE DOKUMENT TYPE
DOKUMENT
ANSVAR
1 Personalmappe opprettes:
-Ved mottatt skriftlig ja til tilbudt stilling
Hvis postmottaket mottar andre dokumenter før «takker ja ..»,
f.eks. attester, vitnemål sendes disse til personalavdelingen
uten å journalføres. Personal sender disse i retur til postmottak
for føring.
Tittel: Takker ja til tilbudt stilling. Avsender fullt navn og
adresse (hentes fra folkeregisteret) er dokument nr 1 i
personalmappa.
Unntaket om at vi mottar «takker ja ---« kan være tilsetting av
turnusleger. Da kommer normalt arbeidsavtalen først
I
Post/arkiv/Personal
2 -Deretter journalføres signert arbeidsavtale og nyansattskjema.
-Fra ca. 1.1.2017 blir arbeidsavtalene sendt/mottatt med esignatur.
Signert/e-signaturkvittering arbeidsavtale skal legges
inn
Tittel: Arbeidsavtale fra ….. (nyansattskjema vedlagt)
Kopi til lønn
X Personal/Arkiv
3 Attester, vitnemål, evt. politiattest, taushetserklæring sendes
postmottak for journalføring
X Leder/Arkiv
4 Øvrige dokumenter i personalmappa:
40
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
Pensjonsforhold
Taushetserklæringer, vedtak om sikkerhetsklareringer
Politiattester – arkivpersonalet oppretter et N-notat og legger
inn informasjon fra politiattesten. Deretter makuleres
politiattesten for alle avdelinger unntatt for barnevern
Lønnsansiennitetsberegning
Sluttattest
Lederavtaler
Krav om ordnede arbeidsforhold
Søknader om permisjon (som får innvirkning på ansiennitet)
Permisjonssøknader som ikke får innvirkning på annsiennitet
føres ikke.
Søknad om endring av stillingsstørrelse
Søknad om jobbrotasjon (ofte skole og barnehage)
Seniortiltak
Fysak avtaler
Når ledere oppretter følgende dokumenter må Tilgangskoden
endres fra P til PS
IA-oppfølging - Kopi til HMS-rådgiver
Møtereferater mellom leder og ansatt
Advarsler/disiplinærsaker
-I disse sakene må dokumenttittel i linje 1 anonymiseres med
tittel: Informasjon til ansatt
På tittellinje 2 skrives: Advarsel
Oppsigelsesbrev og eventuell korrespondanse vedrørende
fratredelse og reduksjon av stilling
I disse sakene må også dokumenttittel anonymiseres:
Tittellinje 1: Opphør
Tittellinje 2: Varsel om oppsigelse
Tittellinje 1: Reduksjon av stilling
Tittellinje 2: Forhåndsvarsel om oppsigelse/reduksjon av stilling
fra ….% til …..%
X
N
X
X evt. U
X
I
I
I
X
X
X
X og U
X
U evt. X
Post/arkiv
Personal
Leder/Post/arkiv
Leder/post/arkiv
Post/arkiv
Post/arkiv
Leder
Leder/post/arkiv
Leder/post/arkiv
Leder/post/arkiv
Leder/post/arkiv
Leder/Post/arkiv
Leder/Post/arkiv
Leder/Personal
Leder/post/arkiv/Pers.
Leder/Personal
5 Dokumenter som ikke skal journalføres i personalmappa:
Sykmeldinger/egenmeldinger
Søknader om overføring av ferie
Korrespondanse rundt tjenestereiser, reiseforskudd, timelister
Skattekort
Fraværsoversikt
Korte permisjonssøknader
Personalmeldinger
Leder/postmottak
6 Når Personal legger inn e-poster i personalmappene eks.
arbeidsavtaler og andre dokumenter, husk å endre
saksbehandler til leder
41
Rutinehåndbok for post/arkiv – revidert 06.03.2017 – Marit Ødegård
1. Hensikt: Sikre at arkivering av personalmappene følger gjeldende arkivrutiner slik som disse
er beskrevet i arkivloven med forskrifter.
2. Omfang
Fra 1/1-2010 innførte Østre Toten kommune elektroniske personalmapper med egen arkivdel
PERSONAL. Det er opprettet elektronisk personalmappe for alle som er ansatt etter
01.11.2009
Personalmappene avsluttes når arbeidsforholdet opphører.
3. Definisjoner
Personalarkiv: dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte.
Et personalarkiv er et spesialarkiv for personalforvaltning. Det skal inneholde dokumentasjon
som har varig betydning for ansettelses- eller lønnsforhold og skal kunne dokumentere de
ansattes rettigheter i forhold til ansiennitet, trygd, HMS oppfølging og pensjon.
Innsyn: Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er
unntatt), men de kan ikke kreve den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den
ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. Personopplysningsloven § 18 og forvaltningsloven §18-
3)
Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret i følge
personopplysningsloven § 18-3
Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til
politisk behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.
Hjemmelhenvisning med unntatt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet
henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse.
Eks. på paragrafer:
§§ 13 og 13 Off.loven og forv.loven – alle personalmapper har denne tilgangskoden
§§ 14 og 15 Interne dokumenter
§§ 13 og 23 Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov
§ 23 Forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)
§ 25 Dokumenter som gjelder ansettelse eller forfremmelse
§ 26 Eksamenssvar, karakterer |
|