|
Elektroniske arkivformater :
Saksdokument i offentlige arkiv kan lagres elektronisk. Det forutsetter at det blir benyttet fullgode system, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren
gjennom generelle forskrift eller enkeltvedtak. Riksarkivarens forskrift lister opp hvilke dokumentformater som er godkjent for avlevering og deponering. Elektroniske lagringsenheter :
I Arkivforskriften er det fastsatt at elektroniske arkiver skal oppbevares på lagringsmedia som er godkjent av Riksarkivaren, og at man bruker systemer og rutiner som sikrer autentisiteten og integriteten til materialet.
Aktivt elektronisk arkiv blir lagret på harddisker, og det skal daglig lages sikkerhetskopier på elektronisk lagringsmedium (f.eks. magnetbånd). Disse skal oppbevares fysisk atskilt fra de operative lagringsenhetene jf. arkivforskriften § 2-10.
Elektronisk arkiv skal kopieres over på nye lagringsenheter når levetiden til mediet eller overgang til nye format krever det.
Ved avlevering til depot skal kommunen bruke lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren, for tiden CD-R (74 minutt).
Arkivlokaler :
Arkiv skal oppbevares i lokale som er sikret mot brann og vannlekkasjer, og er utilgjengelig for uvedkommende. Klimaet i arkivlokalene skal være stabil innenfor grenseverdiene + 15-20 grader og
40-60 % relativ luftfuktighet. Aktivt arkiv kan oppbevares i kontorlokaler når disse tilfredsstiller de generelle sikringskravene. Bortsettingsarkiv bør oppbevares i spesialrom for arkiv, og eldre og avslutta arkiv skal oppbevares i slik lokaler. Regler for arkivlokaler finnes i Arkivforskriften kapittel IV. Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon :
Definisjoner og regler for arkivbegrensning, bevaring og kassasjon finnes i Arkivforskriften § 3-18 - 3-21.
For å sikre gjenfinning og en effektiv bruk av ressurser skal mengden arkivmaterialet begrenses. Følgende materialer skal arkivbegrenses:
- Trykksaker og rundskriv
- Konsept, utkast, kladder og kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger og lignende (som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon)
Mulige unntak og flere eksempler nevnes i Arkivforskriften § 3-19. Et bevaringspåbud gjelder for arkivverdig materiale. Eksempler på arkivverdig materiale:
- Arkivmateriale eldre enn 1950
- Alle slags møtereferater og lignende med vedleggsserier
- Alle slags registre og hjelpemidler for fremfinning (arkivnøkler, journaler, arkivplaner)
- Kart, tegninger, fotografier under visse forutsetninger
I arkivforskriften § 3-20 opplistes ytterligere typer dokumenter som skal bevares.
Noe arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon kan i henhold til kassasjonsregler fjernes fra arkivet. I Riksarkivarens forskrifter finnes spesielle kassasjonsbestemmelser for enkelte saksområder under kapittel IV og V. I prinsippet gjelder alle bestemmelsene i arkivlov og forskrift både for arkivmateriale på papir og elektronisk.
Allment arkivskjema :
I Norge er det utarbeidet et skjema som anbefales brukt av alle typer arkiver - både statlige, kommunale og private. Dersom alle oppbevaringsinstitusjoner følger standarden, vil brukerne raskere og enklere kunne orientere seg i de forskjellige arkivene. Den største fordelen ligger i at det i gjenfinningsmidlene - de tradisjonelle papir og nettkatalogene - fremgår hvilken rekkefølge serien kommer i og at opplysningene kan komprimenteres.
Serie A-E er forbeholdt administrative arkivserier som gjerne produseres av alle arkivskapere med en kontorfunksjon. I de fleste tilfeller er dette hoveddelen av arkivet, både i betydning og volum.
Serie F-O benyttes på spesialserier og disse kan disponeres fritt og kan derfor tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
Serie P-Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P-S), medium eller format (T-W) og diverse og referansemateriale (X-Z).
A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
B - Kopibøker
C - Journaler og andre registre
D - Saks- og korrespodansearkiv etter organets hovedsystem
E - Saks- og korrespodansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system
F-O - Spesialserier innenfor her enkelt arkivskapers fagområde
P - Personalforvaltning
Q - Eiendomsforvaltning
R - Regnskap
S - Statistikk
T - Kart og tegninger
U - Foto, film og lydopptak
V - EDB og mikrofilm
W - Gjenstander
X - Egenproduserte trykksaker
Y - Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z - Referansemateriell
Lov om interkommunale selskaper :
Mange interkommunale samarbeidsordninger eller virksomheter skaper offentlige arkiver, slik disse er definert i arkivloven. Disse samarbeidsordningene skal ha arkiv og skal følge arkivloven med forskrifter i sin behandling av disse arkivene. Riksarkivarens har også publisert veilederen Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan (2009).
Lov om interkommunale selskaper inneholder ingen bestemmelse om arkiv, men §4 i Selskapsavtale stiller som siste krav til hva selskapsavtalen skal inneholde.
Hvilke interkommunale samarbeidsordninger skal følge arkivloven ? Fra Riksarkivets veileder :
"En kan skille mellom tre forskjellige typer samarbeidsordninger : 1) de som skal følge offentleglova og arkivloven. 2) de som skal følge offentleglova men ikke nødvendigvis hele arkivloven. 3) de som verken behøver å følge offentleglova eller arkivloven. For å avklare hvilken kategori den enkelte samarbeidsordning havner i, må man foreta en individuell vurdering i henhold til gjeldende lovverket." Lov om interkommunale selskaper |