Begrepsforklaringer

Arkivsak (sak)

En sak består av flere dokumenter som er knyttet sammen under et felles saksnummer i det elektroniske arkivet. Det går ikke å registrere et dokument uten å knytte det til en sak. Ny sak må opprettes når det mottar dokumenter som ikke kan knyttes til en allerede opprettet sak. Det nye dokumentet knyttet til saken i form av en ny journalpost.

Journalpost

Journalpost er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. Opplysningene vil typisk være tittel, avsender eller mottager, hvem som skal være saksbehandler, når brevet er skrevet, avsenders eller mottagers referanse osv (metadata). En journalpost er alltid tilknyttet en sak og en sak kan ha flere journalposter. En journalpost kan ha ulike dokumenttyper uavhengig av om det er korrepodanse inn til virksomheten, ut fra virksomheten eller intern korrepodanse eller saksfremlegg for politisk behandling (her inngår også delegerte vedtak).

Saksdokument

Saksdokumenter er brev, notater, saksfremlegg eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Et saksdokument kan være hoveddokument eller vedlegg, og vil alltid være knyttet til en journalpost. Et saksdokument kan forefinnes i ulike versjoner, varianter og formater.

Journalføring

Det registrerer ulike journalopplysninger, for eksempel tittel, avsender/mottager, om det er et brev til eller fra Østre Toten kommune, hvem som er saksbehandler osv. Ved journalføring kontrollerer og kvalitetssikrer arkivet disse opplysningene og gjør de tilgjengelig i offentlig journal.

Dokumenttyper

Alle dokumenttyper registreres i form av en journalpost med eventuelle vedlegg. Journalposten har alltid en dokumenttype.
Følgende dokumenttyper benyttes ved registering av nye journalposter : 

• I - Inngående journalpost
  All arkivverdig inngående post (også epost og skjema) som Østre Toten kommune mottar fra ekstern avsender skal journalføres. Arkivverdig post danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
  Inngående post skannes og registreres i hovedsak av arkivet. Arkivet håndterer epost som er mottatt i Østre Toten kommunes felles epostmottak, men saksbehandler skal selv registrere inngående epost han eller hun har mottatt direkte på rett sak.
  Inngående journalposter som ikke er avskrevet, fremkommer hos saksbehandler i kurven Innboks Fokus. Inngående journalposter må og skal avskrives.
• U - Utgående journalpost
  All utgående post (også epost) som Østre Toten kommune produserer for utsendelse til eksterne adressater.
• N - N-notat
  Interne dokumenter som krever oppfølging og avskriving i journalen.
  N-notat kan benyttes som korrespodanse mellom saksbehandlere internt i kommunen. N-notat som ikke er avskrevet fremkommer hos saksbehandler i kurven Innboks Fokus.
  N-notat kan ikke benyttes til korrespodanse der mottager er ekstern eller annen kommunal enhet.
  N-notat må og skal avskrives.
• X - X-notat
  Interne notater som er relevante for saksbehandlingen og er arkivverdige.
  X-notat kan benyttes som korrespodanse mellom saksbehandlere internt i kommunen eller knyttes til en sak uten at noen mottager er angitt.
  X-notat kan ikke benyttes i korrespodanse mer mottager er ekstern.
  X-notat krever ikke oppfølging og skal derfor ikke avskrives.
• S - Saksfremlegg
  Dokumenter som benyttes når sak skal legges frem for behandling i et politisk utvalg. Saksfremlegget inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling i saker som skal behandler i politiske organer.
  Saksfremlegg knyttes til en sak uten av noen mottager oppgis.

Status på journalposter

Alle journalposter har en journalstatus som sier noe om hvor langt arbeidet med saksdokumentene har kommet i saksbehandlings- og arkiveringsprosessen.

R - Reservert av/for saksbehandler
S - Registrert i første hånd eller ajourført av saksbehandler/leder 
M -Midlertidig journalført av arkivet 
F - Ferdig fra saksbehandler/leder og klar forgjort for ekspedering 
E - Ekspedert av saksbehandler/leder eller annen instans  
J - Journalført og/eller kontrollert av arkivet 

Status på arkivsaker

Alle arkivsaker har en status som sier noe om saker er under behandling, avsluttet med mer.
R - Reservert sak
B - Under behandling
A - Saken avsluttet
U - Saken utgår
X - Saken er ikke gjenstand for oppfølging
Restanse
Ordet restanse i saksbehandlersammenheng betyr at saksbehandler har post som må avskrives. Dvs at post må leses og besvares, eller post er sendt ut som må følges opp. Post kan også avskrives ved å ta det til etterretning. Restanse kan være på både inngående og utgående brev, og det kan være knyttet en frist for når oppfølging skal skje. Det angis som forfallsdato. Den er den enkelte journalpost som har restanse, ikke en hel sak. 

Avskriving

Å avskrive betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan behandlingen av innholdet i journalposten er avsluttet. Avskrivningen av en journalpost forsvinner fra kurvene Innboks Fokus og Forfall hos ansvarlig saksbehandler. Det er journalposter som avskrives, ikke saker. Saker avsluttes når de er ferdig behandlet. Nedenfor er en oversikt over hvilke avskrivningsmåter som finnes for ulike dokumenttyper :