Mottak og registrering av dokumenter
- Dokumenter (fysisk og elektronisk) som arkivet skanner og registrerer, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for brukere av systemet.
- Dokumenter som saksbehandler selv registrerer i eksisterende sak eller ny sak, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for brukere av systemet.
- Alle andre dokumenter som den enkelte mottar direkte, skal sendes arkivet for skanning og registrering.
Hva er arkviverdig - kontrollspørsmål
- Har det verdi som dokumentasjon ?
- Vil dokumentet bli etterspurt ?
- Skal du ta en beslutning på bakgrunn av dokumentet ?
- Er dokumentet rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon ?
Hvis JA på ett eller flere av disse spørsmålene så er dokumentet arkivverdig og skal registrerer og journalføres. Er du i tvil, ta kontakt med arkivet. Behandling av mottatte dokumenter
- Mottatte dokumenter fordeles i henhold til Østre Toten kommunes rutiner for fordeling av inngående post.
- Saksbehandler er ansvarlig for å følge opp egne restanser og vurdere hvordan disse skal behandles.
-
Dokumenter som avskrives uten skriftlig svar, avskrives ved å tas til etterretning eller ved å besvare pr. telefon.
I tillegg skal samtalens innhold dokumenteres i form av en merknad.
Ved behov for ytterligere dokumentasjon kan X-notat benyttes.
- Dokumenter som skal besvares skriftlig behandles ved at det opprettes et svarbrev eller delegert vedtak som avskriver restansen når dette ekspederes.
- Dersom dokumentet danner grunnlag for politisk behandling, oppretter saksbehandler et saksfremlegg som meldes opp til møte i aktuelt politisk utvalg.
Ekspedering av dokumenter
-
Når saksbehandler produserer et dokument som krever godkjenning, sendes dokumentet elektronisk til leder for godkjenning.
Ved godkjenning foretar leder rettelser/kommentarer elektronisk og sender det godkjente dokumentet elektronisk tilbake til saksbehandler for ekspedering.
-
Saksbehandler skal ekspedere dokumentet med eventuelle vedlegg ved bruk av SvarUt. Alternativt benyttes ekspedering pr. epost.
Dokumenter som er elektronisk godkjent skal ikke ha underskrift før utsendelse.
- Arkivet kvalitetssikrer registreringen og journalfører.
-
Journalførte dokumenter blir publisert på kommunens nettside www.ostre-toten.kommune.no etter definerte regler. Både journalopplysinger og tekstdokumenter (offentlige)
blir publiserte.
|
|