|
Periodiseringen har som formål å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv. Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres følgende serier hvert 4. år: møtebøker, kopibøker. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med en kommunal valgperiode. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, f.eks. ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og skifte av arkivnøkkel. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste åtteårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort. Periodisering ved organisatoriske endringer, ved skifte av arkivnøkkel og arkivsystem Det blir ikke bare periodisert ved overføring av eldre og uaktuelle dokument. Proveniensprinsippet innebærer at arkiv avsluttes ved større organisatoriske endringar eller ved overgang til ny arkivnøkkel. Da skal det brukes skarpt periodeskille. Det er viktig at det blir satt sluttstrek ved de aktuelle datoene for endringene, og at det blir etablert nytt arkiv for den nye organisatoriske eininga og eit nytt saksarkiv med ny nøkkel. Ved omlegging til ny arkivnøkkel må dokument som overføres til ny periode klasseres om med ny kode. Denne nye koden registreres i gammel journal og dokument registreres som overført til ny periode. Ved organisatoriske endringer må det vurderes om løpende saker skal overføres til den nye organisasjonen. Saker da kan lånes ut, men må leveres tilbake. Lag avtale. Skarpt periodeskilje skal også brukes ved overgang frå papirbasert journal til elektronisk journalføring og kjøp av nytt elektronisk sak/arkivsystem. |