|
Saksbehandlers oppgaver: Elektronisk arkiv: Det er arkivtjenesten som har ansvar for å avslutte arkivsakene. Saksbehandlers ansvar består av å kontrollere at alle journalposter er avskrevet og ferdigstilt. Ingen journalposter skal ha status R når en sak skal avsluttes (arkiveres). Sjekk at det ligger et dokument knyttet til journalposten. Eventuelle dokumenter som ikke er journalført og skannet, sendes arkivet og eventuelle avtaler (på papir) eller lignende sendes arkivet for arkivering. Framgangsmåte:
- Gå inn i kontekstmeny (overskrift) for sak, velg arkivfunksjoner, sett status, velg AS
- Saken vil nå flyttes fra meny Mine åpne saker. Arkiv får melding i meny som heter Lukket av saksbehandler.
Papirarkiv: Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses. Konsept/kladder, dubletter, arbeidsnotat, stifter, binders, plast fjernes fra mappen. Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til arkivtjenesten for arkivlegging. -- Arkivets oppgaver: Elektronisk arkiv : Arkivtjenesten registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet. Samtidig tas det en sjekk av filnavn, restanser mm Papirarkiv: Arkivtjenesten kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt. |
|