|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:
- Ikke starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i p360 eller et fagsystem.
- Ha ansvaret for at dokumenter som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring. E-post som kommer direkte til saksbehandler, kan registreres av saksbehandler selv eller sendes postmottak/arkivpersonal for journalføring.
- Ha ansvaret for at alle sakdokumenter de skriver blir ferdigstilt. Saksbehandler skal selv registrere, ferdigstille og ekspedere utgående brev, men registreringen skal autoriseres av arkivtjenesten.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem, eller i enhetens fagsystem.
- Saksbehandler skal avskrive inngående dokument/restanse/ubesvarte.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|
|