|
Arkivleder skal ivareta rådmannens overordnede arkivansvar for hele kommunen og drifte kommunens sentrale arkivtjeneste.
Arkivleder skal innta den sektorovergripende rolle som er nødvendig for å sikre helhetlig styring og kontroll med hele arkiv- og dokumentasjonsfeltet i kommunen.
Seksjonen skal bidra til gode rutiner for dokumentasjonsforvaltning og arkivering, og være et kompetansemiljø for hele kommunen.
For å sikre at kommunen følger kravene som ligger i arkivregelverket skal Innbyggerkontakten ha mulighet til å føre kontroll med arkivdanningen i fagenhetene.
Muligheten til å føre kontroll er ikke begrenset til sakarkivsystemet. Det gjelder også for fagsystemene.
Arkivleder ved innbyggerkontakten har arkivfaglig instruksjonsmyndighet overfor enhetene som følger av den delegerte myndighet som er gitt av rådmannen. Myndigheten delegeres i linja. Arkivleder har ansvar for eller skal sørge for:
- Et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkiv og dokumentasjonsforvaltning.
- Et daglig fagansvar for drift av kommunens sentraliserte arkivtjeneste, herunder:
- Åpne, sortere, registrere og fordele all post som mottas ved kommunens sentrale postmottak. Dette inkluderer både ordinær post til kommunens postadresse, elektronisk post mottatt gjennom kommunens felles epostmottak, post mottatt gjennom andre digitale kanaler, telefaks og andre forsendelser.
- Sørge for at arkivverdig saksdokumentasjon som mottas ved sentralt postmottak, registreres og journalføres i kommunens sak- og arkivsystem. Post som skal registreres i andre systemer videresendes.
- Sørge for kontroll og arkivfaglig kvalitetssikring av alle registreringer som gjøres i sak- og arkivsystemet.
- Arkivfaglig brukerstøtte samt teknisk brukerstøtte i kommunens sak- og arkivsystem.
- Legge til rette for i samarbeid med fagenhetene at arkivverdige dokumenter som skal registreres i sak- arkivsystemet blir registrert og journalført.
- Publisering av offentlig journal på kommunens hjemmesider.
- Systemansvar for kommunens sak- og arkivsystem.
- Ansvar for kommunens bortsettingsarkiver, herunder:
- Sikre korrekt tilgangsstyring.
- Sikre at det finnes rutiner for utlån og bortsetting.
- Bistå enheter med gjenfinning av arkivmateriale.
- Sørge for at arkiv som skal bevares deponeres til IKA Kongsberg.
- Påse at arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunen er i samsvar med gjeldende lover og reglement.
- Sørge for at internkontroll med arkiv og dokumentasjonsforvaltning implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll.
- Føre tilsyn med og inneha instruksjonsmyndighet ovenfor fagenhetene i deres arkivarbeid slik at dette skjer i tråd med bestemmelsene gitt i kommunens arkivplan.
- Initiere og forestå kompetansehevende tiltak relevant for arkivfaget.
- Utvikling, strategisk planlegging og implementering av Kongsberg kommunes dokumentasjonsstrategi og holde oversikt over organets arkivmateriale.
-
Å bli tatt med på råd når kommunen skal kjøpe inn nye fagsystem, ref. «Overordnet styringsdokument informasjonssikkerhet».
- Konsulteres og få uttale seg om konsekvensene for dokumentasjonsforvaltningen av planlagte omorganiseringer i kommunen.
- Å være representert i arbeidsgrupper, prosjektgrupper og tilsvarende som behandler saker av betydning for kommunens dokumentasjonsforvaltning.
- Arkivleder skal være kommunens kontaktperson til IKA Kongsberg.
- Sletting, destruksjon og flytting av arkiv skal alltid avklares med arkivleder. Dette gjelder både for papirarkiv og elektroniske arkiv (fagsystem).
- Ved inngåelse av kommunale samarbeid skal arkivleder involveres for vurdering av de arkivfaglige konsekvensene.
|
|