|
Dokumentsenteret skal ha en samlet oversikt over den arkivfaglige håndteringen av fagsystemene i kommunen. Det vil si hvilke funksjoner de ivaretar, hvilke prosesser de utfører og hva slags type dokumentasjon de skaper. Oversikten dokumenteres i kommunens arkivplan. Dokumentsenteret skal være representert i anskaffelsesprosessen av nye fagsystemer slik at arkivfaglige vurderinger gjøres i forkant av anskaffelsen av nye fagsystem. Dokumentsenteret skal være involvert ved avvikling av gamle fagsystem. Systemeier og IKT har et særlig ansvar for å påse at dette skjer. Dokumentsenteret har ikke ansvar for den daglige arkivdanningen i fagsystem. Dette er den enkelte leders ansvar. Det skal foreligge skriftlige rutiner for hva slags type dokumentasjon enheten registrerer i fagsystem, og hvordan denne dokumentasjonen registreres. Det skal eksistere tydelige skillelinjer på hva som registreres i fagsystem og hva som registreres i kommunens sak- og arkivsystem. Fagsystem som benyttes til journalføringspliktig saksbehandling, skal være tilknyttet Noark-godkjent system eller tilsvarende godkjent system av Arkivverket. Dokumentsenteret skal gjennom tilsyn og kontroller sikre at rutinene overholdes og at kommunen har en forsvarlig dokumentasjonsforvaltning. Hvert fagsystem skal ha utpekt en systemansvarlig. I kommunens overordnede styringsdokument for informasjonssikkerhet er systemansvarligs ansvar definert. Her står det at systemansvarlig «har det praktiske og daglige ansvaret for å forvalte systemene. Det innebærer lokale tilpasninger av sikkerhet som tilgangsstyring, muligheter for retting, sletting, autorisering av brukere og oppfølging av internkontroll for det bestemte systemet». Systemansvarlig skal i samarbeid med innbyggerkontakten sørge for at det utarbeides en instruks for ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem som er i tråd med kravene i riksarkivarens forskrift §3-2. Det skal også foreligge en plan for langtidsbevaring av fagsystemet dersom systemet inneholder informasjon som skal bevares i henhold til arkivloven med forskrifter. Denne planen utarbeides også av systemansvarlig i samarbeid med Dokumentsenteret. Både instrukser og plan for langtidsbevaring skal godkjennes av arkivleder. IKT er ansvarlig for at det tekniske arbeidet med uttrekk fra fagsystem gjøres i henhold til plan som er utarbeidet. |