FormålArkivtjenesten er opprettet som en sentral tjeneste med formål å betjene kommunens ansatte, politikere og innbyggerne. Desentrale arkivenheter er en del av arkivtjenesten.
HovedoppgaverArkivtjenestens formål og hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. Arkivansvarlig har ansvar for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.
Målsettingera) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn. b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem og arkivlegges i det fysiske arkivet - der arkivserien er papirbasert. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i permer og være lett tilgjengelig. c) Arkivet skal være godt sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert. Viser til "Rutiner - informasjonssikkerhet og internkontroll". d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid. For å nå disse målsettingene må Hjartdal kommune til enhver tid ha en oppdatert arkivplan tilpasset kommunens organisasjon. |