|
Arkivorganisasjonen skal i størst mulig grad være et speilbilde av den administrative organisasjonen. Rådmannen har det øverste ansvaret. Kommunens post-/ arkivtjeneste er plassert i serviceavdelingen, som er en stabsavdeling ledet av assisterende rådmann. Arkivansvarlig er kommunens fagansvarlige for den elektroniske saksbehandlingen og har faglig instruksjonsrett overfor alle saksbehandlere. Alle ledere har ansvar for at saksbehandlingen og arkiveringen skjer på en forsvarlig måte på sine avdelinger. På samme måte har alle saksbehandlere et selvstendig medansvar. Oppgavene i servicetorget er fordelt slik:
- Overordnet ansvar for arkiv (på vegne av rådmannen) assisterende rådmann/ leder av serviceavdelingen
- Fagansvar for arkiv Arkivansvarlig
Vikna kommune hadde fram til og med 30.04.2008 papirarkiv for alle tjenesteområder. I perioden 01.07.2002 til og med 30.04.2008 brukte kommunen kontorstøttesystemet ForumWinsak til føring av postjournal, dokumentproduksjon til saksarkivet og møtebehandling. ForumWinsak er ikke et godkjent elektronisk arkiv. Fra og med 01.05.2008 gikk kommunen over til ektronisk saksarkiv med innføring av ePhorte som arkiv og saksbehandlerverktøy. Kommunens øvrige arkiv er papirbaserte (til og med 2019). Kommunen har følgende arkivstruktur pr 31.07.2019
- 1 arkiv-en arkivskaper.
- 3 journalførende enhet.
- 8 arkivdeler som består av emne, avtaler, personalarkiv, gård(landbruksarkiv) byggesaksarkiv og planarkiv, barn og interkommunalt næringsfond
Objektseriene byggesak og gård har ordningsprinsippet GNR og BNR. Planarkivet har ordningsprinsippet planident. Personalarkivet ble opprettet den 01.01.2009 m/ navn og adresse, etter mye fram og tilbake har vi avsluttet dette arkivet og satt det til uaktuelt. For emnearkivering benyttes K-koder. Vikna kommune har definert arkivet emne 13 som helelektronisk arkiv.Her hadde vi et skarpt skille ved overgangen til ePhorte 01.05.2008. Avtaler og GNR og Bnr arkivene våre er arkiveres i tillegg papirbasert. Dagligarkiv
- Vikna kommune har et sentralt saksarkiv som fram til og med 01.05.2008 er arkivert i eget arkiv i 1. etg. ved rådhuset.
- Vikna kommune sitt emne arkiv fra 01.05.2008 er skal være et helektronisk arkiv. I praksis er dette inntill videre et blandingsarkiv.
- Vikna kommune har ett sentralt personalarkiv som er arkivert i låsbare skap i et rom med adgangsbegrensning i 1. etg. på rådhuset.
- Vikna kommune har innført helelektronisk personalarkiv på fødselsnummer fra den 01.05.2008. Inntil videre oppbevares også deler av dette i det papirbaserte arkivet.
- Avtaler er arkivert i eget brannsikkert hvelv 1. etg. på rådhuset.
- Byggesaksarkivet er arkivert i eget arkiv teknisk etat. Fra 01.05.2008 skal byggesaksarkivet være elektronisk.
- Gård(landbruk) er arkivert i egne låsbare skap ved jordbrukssjefens kontor. Fra 01.05.2008 skal landbruksarkivet elektronisk.
- Elevarkivene er arkivert ved skolene i egne låsbare skap og delvis elektronisk i saks-/ arkivsystemet fra 01.05.2008.
- Mappene for barnehagebarn oppbevares ved den enkelte barnehage og delvis elektronisk i saks-/ arkivsystemet fra 01.05.2008
- Barnehage søknader og tildelingsbrev oppbevares i saksarkivet i 1. etg ved rådhuset og elektronisk i saks-/ arkivsystemet fra 01.05.2008.
- Kulturskole søknader og tildelingsbrev oppbevares i saksarkivet i 1. etg ved rådhuset og elektronisk i saks-/ arkivsystemet fra 01.05.2008.
- SFO søknader og tildelingsbrev oppbevares ved skolene og i saksarkivet i 1. etg ved rådhuset og elektronisk i saks-/ arkivsystemet fra 01.05.2008.
- Legekontoret og helsestasjonen har pasientjournaler som blir oppbevart i egne låsbare skap.
- Helse og sosial har pasientjournaler som blir oppbevart i egne låsbare skap.
Bortsettingsarkiv
- Bortsettingsarkivet er lokalisert i et eget arkivrom i rådhuset. Lokalene er per 31.07.2019 ikke fullt ut godkjent etter forskriften. Bortsettingsarkivet kan brukes av alle etater og avdelinger i Vikna kommune til bortsetting av arkivmateriale. Det jobbes med å få rettet mangler ved lokalene som er påvist ved tilsyn. Bortsetting skal gjøres i samarbeid med arkivansvarlig.
- De fleste enhetene i Vikna kommune som ikke er lokalisert til rådhuset har i tillegg egne rom i tilknytning til egen lokalisering der de setter bort arkivmateriale som ikke er aktivt eller i daglig bruk. De fleste av disse rommene er ikke godkjent som arkivrom, og materiale som er satt bort her og som skal bevares bør derfor overføres til godkjent bortsettingsarkiv. Noe vi jobber kontinuerlig med.
Fjernarkiv/Depot Arkivmateriale som er eldre enn 50 - 30 år leveres til eget lokalt fjernarkiv benevnt som historisk arkiv. Historisk arkiv er lokalisert i godkjente leide lokaler i Skippergata 1, Rørvik. I tillegg er det deponert nyere arkiv fra oppvekst og helse i dette arkivet. Det er også deponert en del privatarkiv i dette arkivet. Arkivet er ordnet etter de prinsipper som er skissert i "Kommunal arkivordning". Hele arkivet er inndelt i 14 hovedavdelinger som igjen er delt i diverse underavdelinger. Hovedavdelingene er kommunens sentraladministrasjon, rettergang, kirke, skole, sosial forsorg, helsetell, sosiale og kulturelle formål, kommunal næringsdrift, kommunale arbeider, jordstyret, halvkommunale og private institusjoner og annet/diverse. I underavdelingene er det så skilt mellom møtebøker, kopibøker, utgåtte skriv, journaler, innkomne skriv, regnskap og diverse. Dette er så ordnet kronologisk, og i noen få tilfeller emnemessig. Arkivet omfatter alt kommunalt arkivmateriale fram til ca 1950, samt arkivmateriale etter 1950 som beskrevet ovenfor. Det er utarbeidet en katalog over denne delen av arkivet. Katalogen er foreløpig bare tilgjengelig på kommunens servicekontor, men planlegges gjort digital. Kommunestyret har vedtatt regler for bruken av arkivet, Vikna kommune knyttet seg i 2019 til IKA Trøndelag, som har depot i Dora i Trondheim. Det vil bli gjort vurderinger av fremtidig deponering av kommunens arkivmateriale i samarbeid med IKA Trøndelag. Arkiv og saksbehandlingsrutiner Arkivtjenesten i Vikna kommune har per 31.07.2019 2,5 årsverk. I tillegg kommer en innleid ressurs på timebasis som ivaretar kommunens historiske arkiv. Vikna kommune har felles postmottak. All post til kommunen kommer inn til serviceavdelingen, hvor den åpnes, sorteres og fordeles. All post som skal registreres i saksarkivet blir registret og scannet av arkivtjenesten. Post som ikke skal registreres i saksarkivet fordeles og bringes med internpost til de aktuelle enhetene. E-poster som kommer inn til kommunenes fellespostkasse vikna@vikna.kommune.no importeres og registreres i ePhorte av arkivpersonalet. Saksbehandlerne har selv ansvar for å importere e-post fra sine postkasser ti ePhorte. Vikna kommune publiserer postlistene på nett gjennom innsynsløsningen eInnsyn (Evry). Postlistene ligger ute på nettet. Arkivtjenesten kontrollerer postlistene daglig. Gjennom innsynsløsningen kan publikum selv laste opp og lese alle dokumenter som ikke er tilgangsbegrensede. |