Mottak og sorteringAll post som kommer til den ytre enheten skal i utgangspunktet sendes daglig til felles postmottak på Rådhuset for scanning. Unntak:
Med post menes alle innkomne dokumenter, uavhengig av format (e-post, fax, skjema osv. er også post, og behandles i henhold til de generelle postrutinene). Mottak av e-post: Sorteres og behandles som annen post. Arkivverdig post: Det stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokumenter for organet etter offentlighetsloven § 4; det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Det må dokumentere viktige samfunnsfunksjoner, offentlige organers myndighetsutøvelse og deres rolle i samfunnsutviklingen. Det må gi viktig informasjon om forholdet i samfunnet på et gitt tidspunkt, og belyse samfunnsutviklingen. Det må dokumentere personers og virksomhetens rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre. Det må dokumentere offentlige organers virksomhet ut fra administrative og driftsmessige behov. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jfr. arkivloven §2 Ikke arkivverdig post skal arkivbegrenses, jfr. forskrift om offentlege arkiv §3-19: - Trykksaker - Offentlige publikasjoner - Rundskriv - Kurs- og konferansetilbud - Reklame - Eksterne årsmeldinger og rapporter - m.m. |