|
Om rutinen:
Digitalt depot ved IKA Trøndelag opererer med en lagdelt dokumentasjons modell. I bunn ligger en prosessmodell basert på OAIS og TRAC standard utarbeidet av KDRS. Denne prosessmodellen kan sies å være en mal for hvilke rutiner og prosesser et digitalt depot bør inkludere for å fungere i overensstemmelse med norsk lovgivning, OAIS og TRAC standarden. Prosessmodellen er nettbasert, og ligger på KDRS sine sider.
Prosessmodellen er hos IKA Trøndelag implementert i dokumentet «Rutiner og prosesser», og gjør rede for hvordan kravene i prosessmodellen er implementert som rutiner. I sin helhet gjør dokumentet rede for hvordan materialet behandles fra det mottas fra arkivskaper og frem til det utleveres tilbake til arkivskaper. Dokumentet ligger pr. i dag ikke på nett, men kan fås ved henvendelse.
Dette dokumentet tar for seg deponeringprosessen slik den står beskrevet i vår dokumentasjon, og forenkler og utdyper hvordan deponering til IKA Trøndelag foregår. Dokumentet skal på en enkel måte gjøre rede for hvilke oppgaver en kommune må utføre for å deponere digitalt materiale til IKA Trøndelag.
Hva er et uttrekk
Med uttrekk menes at man henter ut bevaringsverdige opplysninger fra et elektronisk system, og gjør opplysningene på så måte uavhengig av det opprinnelige systemet opplysningene ble skapt i. På samme måte som man skiller mellom produksjons- og arkivformat for enkeltdokumenter, kan man si at et uttrekk er arkivformatet for et helt elektronisk system eller en logisk samling opplysninger. Grunnen til at bevaringsverdige opplysninger skal trekkes ut av system er at det er svært utfordrende å bevare digitalt materiale i et produksjonssystem over lengre tid.
Når opplysningene gjøres uavhengig av opprinnelig system, betyr det samtidig at opplysningene ikke lengre er tilgjengelig for søk og oppslag. Et uttrekk har kun et formål, nemlig å sørge for at bevaringsverdige opplysninger fra systemet blir bevart og at all autentisitet og integritet knyttet til disse opplysningene er ivaretatt. Den dagen opplysningene skal gjenbrukes, fordrer altså dette at man enten importerer uttrekket inn i et produksjonssystem eller at man bygger opp en helt ny innsynsløsing basert på uttrekket.
I Norge opererer vi hovedsakelig med to type uttrekk. Den ene typen er uttrekk etter Noark standard og benyttes for systemer som er godkjente i henhold til Noark standard. For systemer som ikke følger Noark standarden skal såkalte tabell uttrekk benyttes.
Noarkstandard
For samtlige journalførte dokumenter gjelder det at disse skal journalføres i et sak- og arkivsystem som er godkjent i henhold til Noark standard dersom journalen samt tilhørende dokumenter føres og bevares elektronisk, jfr. arkivforskriftens § 11. Den dagen journalen og tilhørende journalførte dokumenter i emnearkivet skal periodiseres, er det Noark uttrekk som skal benyttes for å bevare disse opplysningene elektronisk.
For saksdokumenter foreligger det ikke krav om Noark standard, dette jfr. arkivforskriften. Dette betyr at det er mulig å føre saksdokumenter i fag systemer uten Noark godkjenning elektronisk, men det er viktig å merke seg at det likevel stilles en del krav til både systemet og forvaltningen for øvrig i denne forbindelse. Disse kravene er å finne i "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)
For systemer hvor saksdokumenter har blitt ført elektronisk bør altså kommunen ha en bevaringsvurdering samt en teknisk løsning på hvordan saksdokumentene skal bevares før systemet tas i bruk. For fag systemer som kun inneholder saksdokumenter uten journal har mange kommuner valgt å fremdeles arkivere disse på papir, dette fordi uttrekk fra fag systemer ofte viser seg å være utfordrende. I disse tilfeller kan kommunen velge om man ønsker å bevare papirutgaven eller den elektroniske utgaven, men en generell anbefaling er at det i slike tilfeller bevares både og. For uttrekk fra systemer som kun inneholder saksdokumenter kan tabell uttrekk benyttes.
For systemer som verken inneholder journal, journalførte dokumenter eller saksdokumenter foreligger det heller ingen krav om Noark standard for bevaringsverdig materiale, men også her gjelder samme type krav som for saksdokumenter. Systemene skal være fullgode og godt dokumenterte, slik at det skal være mulig å hente ut og gjøre seg nytte av materialet i elektronisk form. Også her benyttes gjerne tabell uttrekk.
Avslutningsvis er det viktig å huske på at dette kun gjelder bevaringsverdig materiale. For materiale som ikke er bevaringsverdig eller kan kasseres etter 10 år gjelder ikke disse kravene.
En god regel er at man for alt bevaringsverdig materiale man ønsker å føre full elektronisk i forkant utarbeider en fullstendig strategi for hvordan materialet skal bevares elektronisk. Dette betyr at man må ha en klar bevaringsvurdering av systemet i forhold til materiale systemet produserer, samt en teknisk gjennomgang av systemet i forhold til tekniske krav og utfordringer ved en senere bevaring.
Bevaringsvurderingen
1. Inneholder systemet dokumentasjon som er bevaringsverdig?
For samtlige systemer i en kommune bør det foreligge en klar beskrivelse og bevaringsvurdering av dokumentasjonen som systemer produserer. All dokumentasjon som det ikke foreligger kassasjonsvedtak på er å anse som bevaringsverdig. Denne informasjonen skal være å finne i kommunens arkivplan. Dersom arkivplanen ikke inneholder denne informasjonen må kommunen starte prosessen med å gjennomføre en bevaringsvurdering.
2. Inneholder systemet dokumentasjon som ikke er bevaringsverdig, men som kommunen ønsker å ha tilgjengelig for oppslag?
Dersom svaret er nei på begge de første spørsmålene kan systemet kasseres uten videre tiltak. I tilfeller hvor systemet ikke er bevaringsverdig, men likevel inneholder opplysninger som kommunen ønsker å ha tilgjengelig for videre forslag må kommunen utrede muligheter for å ta med seg opplysningene videre. Dersom svaret på begge de to første spørsmålene er nei, betyr dette at systemet ikke inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. I så måte kan systemet avvikles uten videre tiltak knyttet til bevaring.
3. Inneholder systemet en journal?
Arkivloven med forskrifter krever Noark godkjenning for samtlige journaler og tilhørende journalførte dokumenter i tilfeller man ønsker å føre disse elektronisk.
Dersom systemet inneholder journal og journalførte dokumenter men ikke har Noark godkjenning må kommunen sørge for at dette bevares på papir. For fagsystemer som har Noark godkjenning kan journal og tilhørende journalførte dokumenter bevares elektronisk ved å hente ut et såkalt Noark uttrekk fra systemet. Les mer om Noark uttrekk under vedlegget «Litt mer om Noark uttrekk». I slike tilfeller bestilles Noark uttrekk hos leverandør. IKA Trøndelag bistår med testing av uttrekket.
4. Inneholder systemet saksdokumenter?
a. Saksdokumenter er dokumenter som har vært grunnlag for saksbehandling i kommunen. Disse blir ikke nødvendigvis journalført, men er likevel ofte bevaringsverdige. For disse systemene må kommunen kartlegge om samtlige bevaringsverdige saksdokumenter er skrevet ut på papir. I tilfeller hvor dokumentasjonen i sin helhet foreligger på papir skal papirversjonen av saksdokumentene deponeres til depot. Her vil vi i tillegg anbefale å gjennomføre et fullstendig tabell uttrekk av registreringene i databasen. Les mer om tabell uttrekk under vedlegg «Litt mer om tabell uttrekk». I dette tilfellet deponeres papiret til IKA Trøndelag, samtidig som IKA Trøndelag gjennomfører uttrekk av databasen.
b. For tilfeller hvor saksdokumentene ikke foreligger på papir men har blitt ført elektronisk, gjelder det at saksdokumentene kan deponeres elektronisk. For saksdokumenter foreligger det ingen krav om Noark godkjenning. Dette betyr at dersom saksdokumentene ikke er skrevet ut til papir kan disse bevares elektronisk. Lovverket krever her at fag systemene har vært «fullgode» for denne oppgaven, noe som betyr at det for disse tilfellene bør foreligge en teknisk bevaringsvurdering fra kommunens side som sier noe om hvordan dokumentasjonen skal bevares. Dersom dette ikke er tilfelle må kommunen sørge for å få dette på plass. I de fleste tilfeller må leverandør kontaktes for å gjøre en jobb knyttet til konvertering av dokumenter til arkivformat 6. Når saksdokumentene foreligger i korrekt arkivformat benyttes her såkalt tabell uttrekk for å bevare de sammen med registreringer i databasen. Tabell uttrekket kan enten utføres av leverandør eller av IKA, men fordrer altså at dokumentene i basen først er konvertert.
5. Inneholder systemet øvrig bevaringsverdig informasjon som ikke har blitt journalført eller kan anses som saksdokumenter?
Det finnes systemer i kommunen som verken produserer journal eller saksdokumenter. Likevel kan de inneholde dokumentasjon som vil være av verdi og bør bevares. Eksempler på slike system kan være HMS og avvikstyring. I slike tilfeller vil fremgangsmåten være den samme som for systemer som inneholder saksdokumenter. Dersom dokumentasjon foreligger på papir deponeres papirversjonen, samtidig som man bør gjennomføre et tabell uttrekk av registreringene i databasen. Dokumentasjonen fra disse systemene kan også i sin helhet bevares full-elektronisk, ved å sørge for at man konverterer eventuelle dokumenter i systemet til arkivformat samt tar et tabell uttrekk av øvrige registreringer i databasen. For systemer som kun inneholder bevaringsverdige registreringer, men ingen dokumenter, gjelder det at man gjennomfører et tabell uttrekk av registreringene i systemets database.
Når disse spørsmålene er besvart og gjort rede for bør kommunen ha et bedre bilde av systemet som skal bevaringsvurderes, samt hvordan det eventuelt skal bevares. For Noark systemer gjelder det som nevnt at man skal hente ut bevaringsverdige opplysninger som et Noark uttrekk, samt at man må etterprøve om Noark uttrekket faktisk inneholder de opplysningene kommunen vurderer som bevaringsverdige. Les mer om Noark uttrekk i vedlegget bakerst i dette dokumentet. For fagsystemer som ikke er Noark godkjent, men som inneholder bevaringsverdige dokumenter, gjelder det at disse enten skal bevares som et tabell uttrekk eller at man skriver ut samtlige dokumenter til papir. Husk at enkelte Noark system både kan inneholde journalførte dokumenter, og saksdokumenter som ikke er journalført.
For både systemer som skal bevares ved å bruke et Noark uttrekk samt fagsystemer som bevares ved at dokumentene blir deponert i papirform, anbefaler IKA Trøndelag at det i tillegg genereres et tabell uttrekk uten kassasjon av enkeltelementer. Dette betyr at tabell uttrekket vil inneholde samtlige opplysninger i systemet. Et slikt uttrekk vil kunne benyttes i tilfeller hvor Noark uttrekket inneholder mangler, eller for å generere elektroniske innsynsløsninger mot papirdokumentene.
Kommunens oppgaver knyttet til avslutning av systemer
Kommunen som arkivskaper har et overordnet og endelig ansvar for at bevaringsverdig materiale blir håndtert riktig i forbindelse med avslutning og overføring av materialet til depot. Dette inkluderer følgende fire hovedoppgaver:
1. At proveniens prinsippet respekteres. Dette betyr at arkiv fra to ulike organ eller enheter ikke skal sammenblandes, men holdes adskilt.
2. At bevaringsvurderingen for systemene er korrekt, og at man er sikker på at alt bevaringsverdig materiale fra aktuelt system er gjort rede for.
3. At uttrekket som gjennomføres tar hensyn til bevaringsvurderingen, og at all data som hentes ut av systemet er i samsvar med bevaringsvurderingen og at uttrekket ikke inneholder mangler.
4. At all øvrig dokumentasjon knyttet til aktuelt uttrekk er fullstendig, samt at arkivplanen som dokumenterer materialets kontekst i kommunen for øvrig er fullstendig og ligger vedlagt.
IKA Trøndelag anbefaler likevel følgende forenklede prosess ved avslutning av system.
Bevaringsvurdering av materialet gjennomføres
Bevaringsvurderingen har som formål å avgjøre om materialet inneholder bevaringsverdige opplysninger og i så fall identifisere disse, samt avgjøre hvordan materialet kan og skal bevares. Vi vil her anbefale å benytte spørsmålene under avsnitt «Bevaringsvurdering» for å få et overordnet bilde av hvordan systemet skal avsluttes. Husk at en bevaringsvurdering for elektroniske system må gjøres helt ned på felt nivå. Dette er en svært arbeidskrevende prosess, som vi anbefaler gjennomføres mellom fag-enhet som eier og bruker systemet til daglig og arkivenheten. Vi vil her anbefale at man leser artikkelen «Hva er Noark 5» som ligger på IKA Trøndelag IKS sine hjemmesider, dette for å forstå hvorfor en bevaringsvurdering ned på feltnivå er viktig. Husk også å varsle IKA Trøndelag IKS at et slikt arbeid er påbegynt og at arbeidet vil resultere i en deponering.
Avslutning av systemet
Sørg for at systemet er korrekt avsluttet. Dette betyr at samtlige saker er korrekt avsluttet, og at samtlige mapper avsluttes eller flyttes over i nytt system eller ny periode. Vi vil også anbefale at det gjennomføres en endelig backup av systemet etter at det er avsluttet. Ta kontakt med IKA Trøndelag for bistand knyttet til hjelp med avslutning av systemer.
Bestilling av uttrekk
For både Noark system samt fagsystem som inneholder elektroniske saksdokumenter må uttrekk bestilles hos leverandør. I begge tilfeller skal bestillingen ta høyde for bevaringsvurderingen utført av kommunen. For Noark systemer betyr dette at leverandøren skal generere et uttrekk som følger minimumskravet i Noark standard, pluss inneholde elementer kommunen mener bør følge med i uttrekket. For bestillinger som ikke inneholder en fullstendig bevaringsvurdering, gjelder det at Noark uttrekket vil følge minimumskravet i Noark standarden. Husk også at et Noark uttrekk skal testes mot Noark standarden, og at de fleste uttrekk ikke validerer ved første forsøk. Bestillingen bør utformes slik at det ikke påløper kommunen ytterligere utgifter ved flere iterasjoner. Bestillingen bør altså være et godkjent Noark uttrekk. For fagsystemer som inneholder elektroniske saksdokumenter kan IKA Trøndelag bistå med generering av såkalte tabelluttrekk, men vi fordrer da her at leverandøren eller kommunen selv må ta ansvar for å konvertere samtlige dokumenter i systemet til et arkivformat før uttrekk gjennomføres. Det er viktig at konverteringen av dokumentene gjennomføres på en slik måte at samtlige pekere mot dokumentene oppdateres. Dette betyr at i tilfeller hvor systemet forventer å finne et Word dokument, må pekeren oppdateres slik at systemet istedenfor finner det konverterte PDF/A dokumentet. Når konverteringen er gjennomført, kan enten leverandør eller IKA Trøndelag generere et tabelluttrekk. For fagsystemer som inneholder tilknyttede papirdokumenter kan IKA Trøndelag bistå med generering av hele tabelluttrekket. I disse tilfellene skal papirdokumentene deponeres til IKA Trøndelag IKS, og tabelluttrekket vil i så måte kun inneholde registreringene fra opprinnelig system men ikke dokumentene i elektronisk form. I tilfeller hvor kommunen også ønsker å bevare dokumentene i elektronisk form må leverandør konvertere disse til et arkivformat før uttrekket tas.
Oversendelse til IKA Trøndelag
Kommunen er selv ansvarlig for å oversende enten det ferdige uttrekket eller databasekopien til IKA Trøndelag. For alt materiale som deponeres til IKA Trøndelag er det viktig å anta at materialet kan inneholde personsensitive opplysninger, og skal behandles deretter ved oversendelse. Pakken som oversendes IKA Trøndelag skal inneholde følgende:
1. Selve uttrekket slik kommunen enten har generert det selv eller fått det generert av leverandør. Dersom IKA Trøndelag skal generere uttrekk skal kommunen istedenfor legge ved en databasekopi her.
2. All teknisk dokumentasjon som har blitt generert i forbindelse med generering av uttrekk.
3. All teknisk systemdokumentasjon kommunen har eller har klart å skaffe til veie om opprinnelig system.
4. Eventuelle dokumentasjon som kommunen har utformet i forbindelse med uttrekket. Dette kan eksempelvis være ER-diagram over aktuell database, eller bevaringsvurderingen av opprinnelig system.
5. Kommunens arkivplan. Alternativt kan kun delen som omhandler aktuelt system og bruken av det legges ved.
Materialet komprimeres og pakkes til en såkalt .tar fil. Ved pakking skal materialet krypteres ved å bruke EAS-256. Det er viktig at krypteringnøkkel er tilfeldig valgt, og ikke oversendes sammen med den krypterte pakken. Til slutt skal det genereres en sjekksumnøkkel ved å bruke SHA-256 for hele .tar pakken. Pakken er nå klar for oversendelse. I tillegg til selve pakken må også kommunen oversende informasjon om deponeringen. Dette gjøres ved at kommunen fyller ut dokumentet «Informasjon om deponering», som oversendes fra oss idet vi mottar melding om at kommunen gjør seg klare til å deponere materiale til oss. Dokumentet inneholder administrative opplysninger om pakkens innhold, og her skal også sjekksummen som ble generert tidligere limes inn. Ved oversendelse av pakken kan også krypteringsnøkkelen vedlegges i eposten. Dokumentet sendes elektronisk til postmottak v/IKA Trøndelag pr. e-post. Dersom dokumentet fylles ut for hånd og skannes inn i etterkant, ber vi om at også sjekksummen limes inn i e-post, slik at det er mulig for oss å kopiere den ut elektronisk. Selve .tar filen overføres til oss separat på et portabelt medium. Altså enten DVD, USB eller ekstern harddisk. Dersom fysisk overlevering av denne enheten ikke er mulig ber vi kommunen om at enheten sendes rekommandert pr. post. |