|
Formål og omfang Både postjournaler og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jfr. Offentleglova § 3. Denne prosedyren skal sikre korrekt behandling av krav om innsyn. Målgruppe: Alle som mottar krav om innsyn. Ansvar og oppfølging: Arkivleder har ansvar for å behandle krav om innsyn. Saksbehandlere og andre aktuelle er ansvarlig for å bistå arkivleder med å fremskaffe de aktuelle opplysningene. Gjennomføring/aktivitet: Krav om innsyn kan fremsettes skriftlig eller muntlig. Den som mottar krav muntlig må sørge for å skrive ned kontaktopplysninger til den som fremmer kravet og spesifisere hva kravet gjelder. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Dette gjelder ikke når det blir krevd innsyn i en journal eller lignende register. Krav om innsyn skal vurderes konkret og selvstendig. Kravet skal avgjøres uten ugrunna opphold, jfr. Offentleglova § 29. Dersom den som har krevd innsyn, ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at organet mottok kravet, skal dette regnes som et avslag som kan påklages etter første ledd jfr. Offentleglova § 32. Krav om innsyn mottas i postmottaket via post eller e-post. Hvis innsynet gjelder dokumenter unntatt offentlighet, registreres saken på aktuell saksbehandler i ephorte. Hvis telefonisk henvendelse – gis det beskjed til vedkommende om at innsynskravet må sendes via post/e-post. Innsyn i dokumenter som ikke er unntatt offentlighet behandles fortløpende utenfor ephorte. Arkivtjenesten sender e-post til saksbehandler for å varsle om at et innsynskrav er mottatt og registrert. Saksbehandler /eventuelt med hjelp fra arkivtjenesten finner frem dokumentene som er etterspurt. Det må vurderes om kravet om innsyn må avslås eller om opplysninger i dokumentet må sladdes ut fra om dokumentet inneholder opplysninger unntatt offentlighet Jfr. Offentleglova. Saksbehandler skriver et utgående brev i innsynsaken i ephorte med de etterspurte dokumentene som vedlegg og sender til mottaker. |