|
Kommunene Roan, Osen, Rissa, Leksvik, Mosvik og Åfjord samarbeider om felles løsning for elektronisk saksbehandlingsprogram (Ephorte) fra april 2007 også benevnt som "Fosenbasen". Mosvik kommune går fra 01.01.2012 over til Inderøy og har vedtatt å melde seg ut av Fosensamarbeidet. Kommunene Ørland og Bjugn startet dette samarbeidet tidligere og har samme felles løsning fra 01.01.2006. Fosen regionråd er foreløpig ikke tilknyttet løsningen. Målet var å
- etablere et felles elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for kommunene i Fosen.
- bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.
Kommunene innførte et fullelektronisk saks- og arkivsystem med oppstart av ePhorte i april 2007. Kommunene er i databasen definert som egne organer med en egen journalenhet. Åfjord kommune skal fra samme tidspunkt:
- ha et felles postmottak (rådhuset) for alle avdelinger
- bruke saks- og arkivsystemet ePhorte til registrering av saksdokumenter og til saksbehandling.
Felles postmottak skal journalføre og skanne all inngående sakspost/ evt. også utgående post som er nødvendig for saksbehandlingen.
F.eks. ferdig utfylte skjema i papirversjon eller vedlegg til brev som ikke finnes registrert i Ephorte tidligere. ARKIVER
| Arkiv i "Fosenbasen"
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
|
RO
RI
OS
LE
MO
|
Roan kommune
Rissa kommune
Osen kommune
Leksvik kommune
Mosvik kommune (går ut fra 2012)
|
|
| ÅF
|
Åfjord kommune
|
01.04.2007
|
ARKIVDELER
| Arkivdel
|
Betegnelse
|
Status
|
Startdato
|
Avsl.d
|
|
| ÅF-BARN
|
Barnehagemapper
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-ELEV
|
Elevarkiv i Åfjord
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-EMNE
|
Emnearkiv i Åfjord
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-GBNR
|
Eiendomsarkiv
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-MU
|
Utvalgsdokumenter i Åfjord
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-PERS
|
Personalarkiv i Åfjord
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-PLAN
|
Planarkiv i Åfjord
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
| ÅF-BO
|
Arkiv for bostøtte
|
A
|
01.01.2015
|
|
|
| ÅF-START
|
Startlån Åfjord
|
A
|
01.03.2015
|
|
|
| ÅF-FLY
|
Flyktningearkiv
|
A
|
17.03.2015
|
|
|
| ÅF-VOKS
|
Elevarkiv voksenopplæringen
|
A
|
20.11.2018
|
|
|
| SGK
|
Dokumentlager
|
A
|
10.04.2007
|
|
|
ARKIVPERIODER
| Periode
|
Arkiv
|
Status
|
Fra dato
|
Til dato
|
| 1
|
ÅF
|
A
|
10.04.2007
|
|
ORDNINGSPRINSIPPER
| Ordensprins
|
Betegnelse
|
Ledetekst
|
Type
|
Fra dato
|
Til dato
|
| EMNE
|
K-Kode fagklasse/fellesklasse bokmål
|
Emnekode
|
|
01.01.1995
|
|
| KTILLEGG
|
K-Kode tilleggsklasse bokmål
|
Tilleggsklasse
|
|
01.01.1995
|
|
| ÅF-BARN
|
Fødselsnr - barn i Åfjord
|
Barn i barnehage
|
PNR
|
10.04.2007
|
|
| ÅF-ELEV
|
Fødselsnr - elev i Åfjord
|
Elevarkiv
|
PNR
|
10.04.2007
|
|
| ÅF-GBNR
|
Felles gårds- og bruksnr register i Åfjord
|
GBNR
|
GBNR
|
10.04.2007
|
|
| ÅF-PERS
|
Fødselsnr - personalarkiv i Åfjord
|
Fødselsnr
|
PNR
|
10.04.2007
|
|
| ÅF-PLAN
|
Planarkiv i Åfjord
|
Arkivnøkkel
|
|
10.04.2007
|
|
JOURNALENHETER
| Kode
|
Betegnelse
|
Avsluttet dato
|
| ÅF-J
|
Sentralt postmottak Åfjord
|
|
I forbindelse med innføring av digital forsendelse med KS SvarUt/SvarInn ble Fosenbasen splittet opp i enkeltstående baser for hver kommune på november 2015. Dette medførte ingen praktiske endringer. |