Avsluttte ei arkivsak i websak

.

Dersom det ikkje forventes flere dokument i ei sak, skal saka sendes til avslutning til dokumentsenteret.

Saka vil få status A- avsluttet og den forsvinner fra korga ”Mine aktive saker”.

Saka kan søkes opp med andre kriterier. F.eks status A og initialer til saksansvarlig.

Saksbehandler har ansvar for at alle dokumenter har minimum status F og at inngående dokumenter og N-Notater er avskrevet.

1. Sakshandsamar skal gjennomgå saksmappa og kontrollere at alle restanser er avskrevne og at arkivverdig dokumentasjon er lagt i saksmappa.

2. Sakshandsamar er ansvarlig for at saka som går til dokumentsenteret for avslutting er ferdigbehandla.

3. Sakshandsamar må høgreklikke på aktuell sak i korga - Mine aktive saker - velge - Behandla - og deretter - Send sak til avslutning

4. Dokumentsenteret vil da få melding i korga - Saker til avslutning - og vil følge sine prosedyrer for avslutning av saka i websak.  Kun ansatte ved dokumentsenteret kan sette

    status A på ei arkivsak.

5. Avsluttet sak forsvinner i fra korga - Mine saker - men kan søkes opp via - Nytt arkivsøk - Status A - og initialene til saksansvarleg.

.

.

Saker skal avsluttast når det endelege vedtaket i saka er fattet, enten administrativt eller politisk, eller når saka ikkje er lenger er gjenstand for saksbehandling. Dokumentsenteret kvalitetssikrer før avslutning etter beskjed fra saksbehandler.

Fremgangsmåte:

• Høgreklikk på saksmappe (blå) på saksnivå.
• Vel behandle.
• Vel send til avslutning.

Nytt vindu fremkommer med følgjande sjekkpunkter for saksbehandler som må være oppfylt før saka kan sendes til avslutning:

• Alle journalposter må ha eit hoveddokument.
• Aktiv versjon av dokumentet må ha ein elektronisk fil.
• Alle journalposter må ha gyldige statuser.
• Ingen av journalpostene kan ha restanse (må være avskrevet).

Dersom eit eller fleire av sjekkpunktene visers med rød hake er ikkje alle sjekkpunkter fullført og saksbehandler må kvalitetssikre på nytt før saka sendes til avslutning.

Behov for gjenåpning av saker meldes til dokumentsenteret@Bjørnafjorden.kommune.no som deretter åpner saka.

.

.

Alle arbeidsflyter må være avsluttet før ei sak meldes til avslutning.

Saksbehandlere må derfor være påpasselige med å først avslutte arbeidsflyten før saka innmeldes dokumentsenteret for avslutning.

Avsluttede arbeidsflyter som ønskes gjenåpnet må meldes dokumentsenteret.