|
Dokumentsenteret produserer Bjørnafjorden kommunes postlister (offentleg journal) som publiserast under fanen «postliste» på kommunens heimeside. Postlista gjer oversikt over kommunens inn og utgåande korrespondanse sendt via sak og arkivsystemet. Opplysningar som er unnateke offentleghet er markert med tegnet §. Postlista publiserast dagleg, men med 2 dagars forsenking grunna kvalitetssikring. Postjournalen vert lagt ut på kommunen si nettside 48 timer ( gjeld virkedager ) etter postføring og ferdigstilling av dokument. Før journalen legges ut skal dokumentsentert kontrollere at journalen inneheld dei opplysningane den etter gjeldande lovverk skal innehalde, og samtidig at personvernet er ivaretatt. Dersom det oppdages feil eller mangler i den offentlege journalen, skal Dokumentsenteret korrigere journalen før den publiserast. Postlistene skal etter offentleggjøring ligge på kommunen si nettside i 1 år. Denne vil automatisk regulere seg etter parameter som Dokumentsenteret legg i systemet. Gjennomføring Offentleg journal skal kvalitetssikres av 2 personer kvar dag. Alle registreringer i rapporten skal kontrollerast. 1.person kjører Drum og kontrollerer rapporten. Når rapporten er ferdig kontrollert og kvalitetsikra av 1.person så meldes dette videre til 2.person på vaktlisten. 2.person kontrollerer og kvalitetsikrar rapporten. Gir tilbakemelding til 1.person når dette er utført. 1.person publiserer og sjekker postjournalen på Bjørnafjorden kommune sin heimeside. Kvalitetssikringen skal inneholde: Dokumentbeskrivelse – sjekk at overskrifta dekker dokumentets innhald, og at titler føl registreringsreglene for saks/arkivsystemet. Unngå forkortelser, som for eksempel vedr. ang, ifb, ihht osv. Sjekk gradering og skjerming - er dokumentet offentleg eller ikkje? Sjekk lovheimel ved gradering. Sjekk at riktige felter er skjermet når personalia er oppgitt. Sjekk at all arkivverdig post er ført på riktig saksbehandler på gjeldende ansvarlig eining Påse at dokumentdato er korrekt og at avsender/mottaker feltet er fullstendig utfylt. Sjekk for eventuelle stavefeil. Hvis brudd på taushetsbelagte opplysningar oppdages i postlista, gjer følgjande;
- Sett på heimel om denne mangler heilt. Om feil heimel er brukt, endre til riktig heimel og
- grader opplysningar tilfredsstillande.
- Kjør DRUM,
- sjekk rapport for evt nye endringer, og publiser på nytt
- Ny sjekk på «utsida» er nødvendig.
- Meld avvik i Forbetringsportalen Kople dette avviket til det området/avdelinga som skal behandle avviket.
Alle kan be om innsyn i registreringene som fremkommer på postlisten. |