|
Bjørnafjorden kommune er ein full-elektronisk kommune og all kvalitetssikring er elektronisk. Dokumentsenteret skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet. Dokumenta skal oppbevarest i 6 måneder i arkivskap på dokumentsentert før dei kasserest etter gjeldande rutine. Dokumentsenteret har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar. Til arkivering og postliste Dokumentsenteret skal dagleg hente fram alle journalpostar under mappa - til journalføring - på arbeidsbordet i Acos websak. Dette er inngåande epost og utgåande brev samt X-notat og N-notat som er produsert av sakshandsamar. I dei tilfelle journalposten har medført at det er oppretta ny sak, så vil saka ligge i mappa - Reserverte saker - og skal kvalitetssikres av dokumentsenteret før denne settes i status B. Dokumentsenteret skal sjå til:
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at journalposten er knytt til rett sak
- at rett arkivkode er sett på saka
Når dette er utført skal journalpoststatus endres til J - journalført. Dette vil legge dei inngåande og utgåande journalpostane ut på offentleg journal. X-notat og N-notat er organinterne dokument og vert ikkje lagt ut på postlista. Kontroll med reserverte saker Dokumentsenteret skal daglig kvalitetsikre saker som vert oppretta av sakshandsamarar. Saker som er oppretta av sakshandsamar vil ligge i mappa - Reserverte saker - og skal kvalitetssikres av Dokumentsenteret før denne settes i status B etter gjeldande rutine. Når status på saka blir endra frå R til B - så vil denne bli lagt ut på den offentlege postlista. Dokumentsenteret skal sjå til:
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at rett arkivkode er sett på saka
Dokumentsenteret skal gi tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker. Kontroll med reserverte journalposter - konsept Dokumentsentert skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn ein månad med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Dokumentsenteret skal gi tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument |