Utgåande post

I all hovudsak er all utgåande post fra eit offentleg organ å betrakte som arkivverdig.

Dette skal derfor registrerast.

Det er ikkje lov å drive saksbehandling utanfor sak-/arkivsystemet, ved å svare direkte via e-post eller produksjon av dokument i eige tekstbehandlingsprogram.

Brev, e-post og faks frå Bjørnafjorden kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn.

Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert.

All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne starter med et utgående dokument eller et internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet er beskrevet i Bjørnafjorden kommune

sine arkivrutiner og skriveregler og skal følgjast.

• Knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med Dokumentsenteret.
• Utføre offentlegheitsvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.
• Føre på referansar og eventuelt knytte saka til prosjekt. Dersom ein ønskjer å etablere eit nytt prosjekt til saka skal ein ta kontakt med Dokumentsenteret.

Når sakshandsamar opprettar sak skal den få saksstatus R - Reservert sak. Dette betyr at Dokumentsenteret ikkje har kvalitetssikret saka for titler, graderinger, klasseringer mm. 

Sakshandsamar skal melde til Dokumentsenteret når egne saker skal avsluttast via Acos websak - sak til avslutning.

Før avslutning må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Dokumentsenteret.

Sakshandsamar skal opprette egne utgåande brev, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast i henhold til Bjørnafjorden kommune sine arkivrutiner og skriveregler.

Sakshandsamar skal også:

• Føre på mottakarar og kopimottakarar - for utgåande brev skal adresse hentes fra folkeregisteret eller brønnøysundregisteret.
• Føre på dokumenttype
• Utføre offentlegvurdering, påføre lovheimel og korrekt tilgangskode.
• Dersom ein er usikker på offentlegvurderinga så skal ein ta kontakt med avdelingsleiar i eininga si.

Inntil dokumentet er klart for ekspedering via SvarUt eller utskriving og ekspedering pr. papir post skal journalposten ha status R - reservert dokument.

Når dokumentet er ferdig og klar til ekspedering eller postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F - ferdigstilt.

Sakshandsamar følgjer rutinen for ekspedering av utgåande brev som er beskrevet i skrivereglene til Bjørnafjorden kommune.

For utgåande brev som skal sendes via posten så må ein velge ekspederingsvalget : papir. Da vil brevet automatisk gå til utskrift på skriver.

Alle utgåande dokument har elektronisk godkjenning og ein treng ikkje underteikna disse. 

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Sakshandsamar skal opprette utgåande e-post på same måte som ved oppretting av utgåande brev i sak- og arkivsystemet til kommunen.

E-posten skal inneheld same type informasjon som eit vanleg utgåande brev med logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn.

Sakshandsamar skal :

• Føre på mottakarar og kopimottakarar - for utgåande e-post skal adresse hentes fra folkeregisteret eller brønnøysundregisteret.
• Utføre offentlegvurdering, påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. - Dokumentasjon som er unnateke offentlegheit skal ikkje sendast med e-post.
• Dersom ein er usikker på offentlegvurderinga så skal ein ta kontakt med avdelingsleiar i eininga si.

Same rutine som for utgåande brev gjeld for utgåande e-postar. 

Internpost skal handsamast som ekstern post.

For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypen N-notat. 

Bruk av N-notat i korrespondanse mellom ulike einingar fører til at mottakar må svare på og avskrive dette notatet.

Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse.

X-notat nyttast til eigne notater og krever ingen avskrivning eller oppfølging.

Ein kan nytta oppgåvefunksjonen i sak- og arkivsystemet på X-notat og sende oppgåve til ein intern sakshandsamar.

Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem.