Dokumentsenteret sitt ansvar Kommunedirektøren har gitt ansvaret for å sikre dokumentforvaltninga til Dokumentsenteret. Dette innebærer at Dokumentsenteret, i samarbeid med saksbehandlerne og einingane, skal legge til rette for at arkivverdige dokument vert registrert i kommunens offisielle sak- og arkivløsning Websak. Vidare er Dokumentsenteret ansvarleg for at alle kontrollrutiner vert gjort, herunder kontroll av alle registreringar. På denne måten følger Bjørnafjorden kommune den journalføringsplikt som er pålagt alle offentlege verksomheter. . Dokumentsenteret er ansvarleg for: Åpne, sortere, registrere og fordele all den post som mottas av kommunen. Dette inkluderer både ordinær post til kommunens postadresse og elektronisk post mottatt:
- gjennom kommunens felles e-post mottak, post mottatt gjennom andre digitale kanaler som SvarInn og Altinn, telefaks og andre forsendingar.
. Registreringar og fordelingar utføres iht dei skriveregler og rutiner som fremkommer i Bjørnafjorden kommune sine arkivrutiner og skriveregler.
- Arkivfaglig brukerstøtte samt teknisk brukerstøtte i Websak.
Dokumentsenteret har ikkje ansvaret for at inngåande post saksbehandles, dette ansvaret ligg hos saksansvarleg. . Postmottak - papirpost Posten vert henta av ein ansatt ved Dokumentsenteret. Dette gjeld også post som føres i ulike fagsystemer. . Pakkesendinger Vert henta av dokumentsenteret i post/butikk dersom det ikkje kjem fram på hentemelding kven som skal motta pakken. Dersom mottaker informasjon er tilgjengelig så er det mottaker sjølv som henter pakken i post/butikk. Dokumentsenteret sender hentemelding til aktuell mottaker. . Den inngående posten sorterast i sakspost og informasjonspost. Sortering – åpning – arkivbegrensning –skanning – registrering – fordeling . Postsortering . Brev og e-poster Reklame Aviser, tidsskrifter etc. Verdipost og rekommandert post Rekningar Personlig adressert post Feilsendt post. Post i retur . Posten åpnes av Dokumentsenteret, og følgjande vert kontrollert: .
- Alt er tatt ut av konvolutten
- Angitte vedlegg er med, hvis ikkje kontaktes avsender straks.
- Konvolutter merket ”anbod” skal ikkje åpnes. Konvoluttene skal stemplast, daterast med tidspunkt og signerast før dei vert levert direkte til aktuell saksbehandlar.
- Behandling av rekommandert post og verdipost – sjå eigen rutine
Post adressert direkte til privatpersoner sorterast ut og leverast mottaker uåpna dersom ikkje anna er avtalt. Post adressert med tittel eller kommunens navn først (v/NN), er å se som post til kommunen og skal opnast og registrerast ved Dokumentsenteret. I forskrift om offentlege arkiv § 3-19 om arkivbegrensning er følgende materiell definert som ikkje arkivverdig: Aviser, tidsskrifter, reklamemateriell, rundskriv, andre trykksaker og dokumenter, samt kursmateriell. Reklame vert kasta direkte, mens tidsskrifter og aviser vert fordelt etter avtale. Kursinvitasjoner og tilsvarande vert skanna til «Post og informasjon» som er ei samlesak alle avdelinger har i Websak. Faktura leverast til Fakturamottak i internpost. Rundskriv som skal besvarast (krev handling) fra kommunes side skal registrerast som inngående dokument knyttet til ei arkivsak. Denne vert da flytt frå «Post og informasjon», til ei eiga sak. Feilsendt post returnerast eller vert send rette vedkommende. . Post i retur Sendt fra Websak før 31.12.2019 - Epost til sakshandsamar med referanse til jp. Sendt fra Websak etter 01.01.2020 - Legg merknad på journalpost. Denne vil hamne i eiga kort for sakshandsamar. Sendt fra fagsystem - vaksenopplæring, flyktning, Nav og legevakt - Epost til sakshandsamar med referanse til utsendt brev. Dette kan være ref.nr. saksnummer og overskrift el. Hugs kode f.eks 4-18 varsel, der dette står nemd. Post i retur til Helsestasjon - forebyggande helseteneste - Skannes til K:\Forebyggjande_helsetenester Post i retur til PPT - Varsel sendast til merkantil med fagleiar på kopi Post i retur til Barneverntenesta - Føres i egen samlesak i websak - intern post Post i retur til Forvaltning og koordinering - Epost til afk@bjornafjorden.kommune.no med løpe nummer, journal nummer, samt dato og hva det omhandler. Post i retur Faktura/regnskap - Legges i rekneskap/økonomi si posthylle i Eikelandsosen Post i retur til Lønn - Legges til lønn si posthylle i Eikelandsosen . Stempling Saksdokumenta vert elektronisk stempla ved skanning. . Skanning Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannast umiddelbart. Framgangsmåte for bunkeskanning frå leverandøren skal følgjast. Dokumentsenteret registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:
- at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
- at alle sider er komne med i kvart dokument
- at skanninga er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen
Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt anna ikkje arkivverdig post skannast og leggast i private mapper. . Postmottak - epost Dei tilsette ved Dokumentsenteret er med i «team» som handterer sine saker. Det skal fast være tilsette som jobber med mottak av epost, Acos Mottak, altinn mm. Oppgavene rullerast internt på avdelingen etter eigen plan og behov.
- Sjekk « søppelposten» dagleg, og overfør arkivverdig mail til innboksen og slett mail som ikkje er arkivverdig.
. Ved arkivering av saksdokument må følgene funksjoner være gjennomført:
- Sak må opprettes hvis nødvendig
- Angi kva som er hoveddokument.
- Angi kva som skal være vedlegg
- Påse at skriveregler er fulgt og at titler beskriver innholdet i henhold til skrivereglene.
Elektroniske versjoner av inngående dokumenter vurderast også i henholdt til unntak fra offentlegheten. Om Dokumentsenteret er usikker på om inngående dokument er offentleghetsvurdert påførast en sperrefunksjon ”XX” ved journalføring. Denne vil då være untatt fra postlista i 4 dager. Dette for å sikre at opplysningar i en journalpost ikkje skal komme ut inntil den er vurdert av leiar eller saksbehandler i henhold til unntak fra offentlegheita. Dersom journalposten/dokumentet skal unntas offentlegheit, må det føres på rett heimel og paragra. Reklame vert sletta, mens tidsskrifter, kursinvitasjoner og tilsvarande vert skanna til «Post og informasjon» som er ei samlesak alle avdelinger har i Websak. Faktura vert vidaresendt til rekneskap@bjornafjorden.kommune.no. Rundskriv som skal besvarast (krev handling) fra kommunes side skal registrerast som inngående dokument knyttet til ei arkivsak. Denne vert da flytt frå «Post og informasjon», til ei eiga sak. . Rutine for rekomandert post og verdipost Rekommandert post hentes i hht fullmakt Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Hvis offisiell post: Sendingen leverast Dokumentsenteret mot kvittering. Hvis privat post: Melding om rekommandert sending leverast den aktuelle . Rutine for å hente post i Altinn All dokumentasjon som Bjørnafjorden kommune mottek via Altinn.no skal bli håndtert på linje med innkommende post fra andre kanaler. Melding om post i Altinn er brukardefinert, kvar brukar må sjølv legge inn kor varsel om denne type post skal sendast. Sjekk Altinn.no dagleg – ikkje all post som sendes via Altinn.no genererer eit epost varsel. For handtering av ulike typar brev i Altinn, se skjema under jp 20/38325. Dette vert fortløpande oppdatert, då kva som vert mottatt i Altinn er dynamisk. Når arkivet mottar ein ny e-post angåande ny melding i Altinn.no, skal dette behandlast som anna post til kommunen. Dvs det skal førast i aktuelt system for behandling, og/eller informasjon. Klientretta informasjon ligg muligens i anna fagsystem enn Websak. Logg inn på Altinn.no med eigen private bruker. Velg Bjørnafjorden kommune/aktuelt organisasjonsnummer. Hent fram dokumentet som skal importerast i Websak. (Se skjema under jp 20/38325 for rettleiing.) Dersom dette er svar på innmeldt skjema, søknader el, må ein kanskje sjekke aktivitetsloggen for å finne rett saksbehandlar. Dersom ein er usikker, vert journalpost ført på avdelingsleiar. Dersom det er post med sensitivt innhald skal dette mellomlagrast på eit sikkert område for deretter å importerast til websak/fagsystem. Tittelen i brevet er i utgangspunktet tittel på journalposten. Informasjon som skal være unntatt offentlegheit, f.eks namn, skal skrivast i tittel 2. Sjølv om brevet er på bokmål, skal tittel på journalpost være på nynorsk. Dokument som er importert til fagsystem eller Websak skal slettast i Altinn. Dokument som ikkje vert overført til fagsystem eller Websak vert “arkivert” i Altinn når det er lest. Dokument som er mellombels lagra må også slettast straks dette er importert til sak og arkivsystemet eller fagsystem. Hugs å jamleg “tømme bosskorga”. . Acos Mottak - Skjemamottak og Svarinn Bjørnafjorden kommune nyttar Acos Mottak til innkommande brev som vert sendt fra andre instanser via SvarUt, samt kommunens elektroniske skjema og edialogløysing. Forsendingar vil innehalde forskjellige filformat, primært pdf og alltid xml. Dersom mottatt dokument skal førast i anna fagsystem enn websak se eiga rutine. Ein må kople saman arkivsak og mottatte dokument, og så «eksportere». Ein kan enten eksportere eitt eller fleire forsendingar til same sak i same operasjon. Dersom ein skal eksportere fleire samstundes, må alle desse linjene markerast før eksport. For detaljert framgangsmåte, ta kontakt med fagleiar for arkiv. . Journalføring . Brevpost Dokumentsenteret er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane vert knytt til sak. Dokumentsenteret skal også journalføre arkivverdig e-post sendt til det sentrale postmottaket. Dersom journalpostene er det første i ei sak skal dokumentsenteret opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Dokumentsenteret fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Dokumentsenteret set gradering på saka og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Ved tvil nyttar ein tilgangskoden XX. Dokumentsenteret fordeler journalpost til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjend. Dersom sakshandsamar er ukjend vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Dokumentsenteret fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Ved tvil nyttar ein tilgangskoden XX. Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J. . E-post Når sakshandsamar mottar E-post direkte til si adresse pliktar denne å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å journalføre denne. Dersom e-post er første dokument i ny sak er sakshandsamar ansvarleg for å opprette denne. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast.
- Sakshandsamar fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma.
- Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus S.
- Sakshandsamar skal skrive ut innkommande e-post og legge til arkiv. (må diskuterast)
. Faks Dersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne vidaresendast Dokumentsenteret for journalføring. Bjørnafjorden kommune har ikkje mottak av faks. . Elektronisk skjema Sjå beskrivelse under punktet Acos mottak - skjemamottak Journalføring i fagsystem Fagsystem som dokumentsenteret journalfører i er Visma omsorg Profil og Nav Socio . Visma omsorg Profil Visma Profil er eit fagsystem for Helse og velferd. Pleie og omsorg, Helsetenester, Tenester for utviklingshemma og Forvaltning og koordinering samt Varafjell avlastning. Alle søknader og henvendingar som blir sendt til Bjørnafjorden kommune via papirpost skannes av dokumentsenteret inn i et mellomlagringsområde i sikker sone og importeres derifra og videre inn i postjournalen eller pasientjournalen i Visma profil. For dokumentasjon som kommer inn via Acos skjemamottak, Altinn og epost, vil dokumentsenteret mellomlagret denne dokumentasjonen i sikker sone, for deretter å importere den fra dette område og inn i postjournalen eller pasientjournalen i Visma Omsorg Profil. Eigen rutine for sakshandsaming i Profil finnes her: NAV - Tietonator Socio Socio er Nav sitt fagsystem. Alle søknader og henvendingar som blir sendt til Bjørnafjorden kommune via papirpost skannes av dokumentsenteret inn i et mellomlagringsområde i sikker sone og importeres derifra og videre inn i NAV sitt system Socio. For dokumentasjon som kommer inn via Acos skjemamottak, Altinn og epost, vil dokumentsenteret mellomlagret denne dokumentasjonen i sikker sone, for deretter å importere den fra dette område og inn i postjournalen eller pasientjournalen i Visma Omsorg Profil. Dokumentsenteret journalfører etter egen rutine i fagsystemet. . Fagsystem som dokumentsenteret skanner post til og som einingane sjølv journalfører i : . Barnevern - Visma Familia Flyktningtenester og vaksenopplæringa - Visma Flyktning / VO Forvaltning og koordinering - Visma Profil Helsestasjon - Visma HsPro PPT - Visma PPI Flyt Legetenesta - Gjelder Moberg legesenter, Eikelandsosen helsesenter og Bjørnafjorden og Samnanger legevakt. . Manuell journalføring Alle einingane i Bjørnafjorden kommune er knytt opp mot enten et sentralt arkivsystem eller et fagsystem. Bjørnafjorden kommune er ein full-elektronisk kommune. . Postfordeling og postsirkulasjon . Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet. Vedkommande skal:
- kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
- kontrollere offentlegvurderinga. Dette inneber å kontrollere at rett tilgangskode og heimel er nytta, samt at naudsynt skjerming er utført.
- hente fram alle saker og dokument med tilgangskode XX og utføre offentlegvurdering. Journalpostar og saker som vert unntatt skal registrerast i systemet med lovheimel og tilgangskode. Ein må dessutan sørge for å skjerme personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og k-kodar/objektkodar dersom naudsynt.
. Sakshandsamar skal kontrollere:
- at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
- at saka har rett klassering
- offentlegvurderinga og eventuell skjerming av sak og journalpost.
Saksfordelar/leiar og sakshandsamar gir tilbakemelding til arkivtenesta om endringar i journalen. |