Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Lokalt regelverk

Regler for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinjene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Bjørnafjorden kommune og som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av full-elektronisk sak og arkivsystem og fagsystemer. Kommunikasjon via internett, mail mm.

Med elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av t.d. Internett, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon  - eForvaltningsforskrifta § 3c

Heimelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker ( Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur ( E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen ( eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Bjørnafjorden kommune

Einkvar som vender seg til Bjørnafjorden kommune kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her.

E-post til kommunen skal sendast til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er post@bjornafjorden.kommune.no

Adressa er tilgjengelig på kommunen sin heimesider

.

Adresse :

Bjørnafjorden kommune

Postboks 24

5649 Eikelandsosen

.

Besøksadresse :

Bjørnafjorden kommune

Torggata 7

5200 Os

.

Adressa er lagt inn i maljournal for dokumenttype U og  er godt synleg på all utgåande elektronisk dokumentasjon frå Bjørnafjorden kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som nyttast ved utsending.

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal verte handsama.

Unntaket er i hovudsak innsynsførespurnader som kan være anonym, muntleg eller skriftleg.

Dersom ein sender anonym henvending til Bjørnafjorden kommune, så vil dette medføre ein saksgang, men avsender vil ikkje få svar på henvending. Eksempel på dette er bekymringsmelding til barnevernet.

I enkelte saker kan Bjørnafjorden kommune be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter dersom dette er vesentleg for handtering av førespurnaden.

.

Barnevern, PPT, Helsestasjon, Legetenesta, Sosiale tenester, Pleie og omsorg, Tenester for utviklingshemma, Forvaltning og koordinering, avlastning og Psykisk helse.

Bjørnafjorden kommune krev at følgjande opplysningar ikkje skal utvekslast elektronisk med mindre det er nytta tryggleikstenester som identifisering med MinId :

• Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysningar

Dette skal sikre at andre ikkje får urettmessig innsyn i sensitiv dokumentasjon.

 Misbruk av tryggleikstenester ved elektronisk kommunikasjon

Ved misbruk av tryggleikstenester kan Bjørnafjorden kommune nekte heilt eller delvis å nytte elektronisk kommunikasjon i samhandling med vedkommande i framtida.

Varsel sendes med svarfrist slik at vedkommande har mulighet for å uttale seg i saka før Bjørnafjorden kommune eventuelt vedtar nekt av elektronisk kommunikasjon i samhandling i framtiden.

Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan kommunen nekte tilgang straks.

Stadfesting av motteke elektronisk dokumentasjon til Bjørnafjorden kommune

Når Bjørnafjorden kommune mottek elektronisk dokumentasjon som fører til sakshandsaming, så blir det sendt ut automatisk stadfesting om at kommunen har motteke dokumentet til avsender.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast Bjørnafjorden kommune elektronisk. Verifisering kan også skje gjennom fysisk frammøte og framlegging av godkjent identifikasjonsformat som pass, bankkort og sertifikat.

Bjørnafjorden kommune er ein full-elektronisk kommune og det gis tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form dersom den som krev innsyn ikkje ber om noko anna.

Dette forutsetter at det er ingen risiko for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument.

Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Retningslinjene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument, importert elektroniske dokument/ filer eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til depot i.

Sjå skrivereglane til Bjørnafjorden kommune.

Arkivformat

I Bjørnafjorden kommune skal elektronisk skanna saksdokument, importert elektroniske dokument/ file og eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren.

Brukarrettar og systemansvar

Arkivpersonalet ved kvar sitt fagområde i dokumentsenteret gir brukarrettar/tilganger til sakshandsamarane.

Dette gis etter fullmakt frå den enkelte sakshandsamars leiar. 

Systemansvarleg har systemansvar og fagleiar er stadfortredar.

Systemansvarleg i Bjørnafjorden kommune er Anja Mari Hansen Hjelle.

Anja Mari Hansen Hjelle har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper. 

Arkivleiar Martha Heggland ved dokumentsenteret er arkivansvarleg i Bjørnafjorden kommune. 

Arkivleiar har alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet og rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonale

 Dokumentsenteret er oppdelt i grupper/team, der kvar gruppe/team har sitt eige ansvarsområde. Ansatte ved dokumentsenteret har rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet for sitt fagområde.

Saksfordelar - leiar

• kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for.
• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling
• tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarlig
• tilgang til å klassere eigne saker
• tilgang til å avskrive eigne saker
• tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker
• har tilgang til å registrere utval og medlemar

Sakshandsamar - utvalssekretær

Reglar ved førespurnad om innsyn – frå eksterne

Retten til innsyn i offentlege saksdokument er regulert av offentleglova (allment innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn).

Hovudregelen er at forvaltninga sine saksdokument er offentlege (Ofl. § 2).

Nokre saksdokument skal eller kan unnatakas offentlegheit med heimel i gjeldande lovverk.

Dokumentsenteret er delegert fullmakt til å gi publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i lovverket.

Sakshandsamarane innan kvar avdeling svarer på innsynssaker som gjelder deres fagområde. Arkivleiar og fagleiar ved dokumentsenteret er ansvarleg for henvendigar til depot.

Allment innsyn

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka eller dei dokumenta vedkommande vil ha innsyn i.

Bjørnafjorden kommune publiserer offentleg journal og fulltekstdokument på Internet.

Det er ekstra viktig at ein er nøyaktig i offentlegvuderinga og nytter rette og fullstendige lovheimlar ved publisering av fulltekstdokument på nett, slik at t.d. sensitive personopplysingar ikkje blir tilgjengeleg for publikum.

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkelt førespurnad.

Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsklassering.

Dersom ein mottek ein førespurnad om innsyn i et dokument som i utgangspunktet er unnateke offentlegheit, skal ein gjere ei ny offentlegvurdering, ev. i samarbeid med sakshandsamar.

Ved publisering av fulltekstdokument på Internet får publikum automatisk godkjent ein førespurnad om innsyn i dokument som ikkje er unnateke offentlegheit, og ein kan lese dokumentet direkte på skjermen.

Førespurnad om innsyn skal registrerast i eigne innsynssaker på den eining som er ansvarleg for innsynskravet.

Innsyn i papirbaserte originaldokument skal berre føregå under tilsyn, elles skal ein gi innsyn i kopiar eller elektroniske versjonar.

Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt.

Sakshandsamar skal vurdere om dokument det er bede om innsyn i, inneheld opplysningar som er unntatt frå innsyn etter offentleglova.

Dersom dette er tilfelle, må ein ta stilling til om ein kan gi innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unntatt frå innsyn.

Ein skal praktisere meiroffentlegheit i Bjørnafjorden kommune. Det vil seie at ein skal vurdere om ein bør gi innsyn i heile eller delar av dokumentet sjølv om det kan unntakas etter føresegner i lova. (Ofl. § 2, 3. ledd).

Ein skal ikkje vurdere meiroffentlegheit for opplysningar underlagt teieplikt.

Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unntatt med heimel i Ofl. § 5a, skal det visast til den lovbestemminga som gir grunnlag for teieplikta (t.d. Fvl. § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakas.

Partsinnsyn

Forvaltningslova regulerer retten til innsyn for part i sak. Ein part i sak er definert som ein person som ei avgjersle retter seg mot eller som saken elles direkte gjeld (Fvl. § 2-e).

Den som er part i sak der det vert gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjere seg kjend med dokumenta i saka.

Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokumenta (§ 18, 1. ledd). Ein må ha heimel for å nekte part rett til innsyn.

Heimel finn ein i § 18, 2. ledd, som gjer tilgang til å nekte innsyn i dokument utarbeidd for organets interne saksførebuing, eller i § 19 som innskrenkar tilgangen til å krevje innsyn i visse opplysingar.

I § 20 er det reglar for korleis dokumenta skal gjeras tilgjengelege for parten.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter reglar i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar

Førespurnad om innsyn i personopplysningar er regulert av personopplysningslova.

Førespurnaden blir behandla av ansvarleg eining.

Det er leiar for den aktuelle tenesteeininga som skal forvalte innsynet her. Innsynet skal forvaltast i tråd med personopplysningslova med forskrifter.

.

Regjeringa og KS gjekk i 2019 saman om ein strategi for digitalisering av offentleg sektor. Målet er å få brukarane til å oppleve ein digital offentleg sektor.

Digitalisering av offentleg sektor skal gje ein enklare kvardag for innbyggjarar, næringsliv og frivillig sektor gjennom betre tenester, meir effektiv ressursbruk i offentlege verksemder, og leggje til rette for produktivitetsauke i samfunnet.

Hensikten med strategien er å understøtte digital transformasjon i kvar enkelt verksemd og i offentleg sektor som heilhet.

Du finn meir informasjon om regjeringa sin "Digitaliseringsstrategi for offentleg sektor 2019-2025" her :

https://www.regjeringen.no/no/tema/statlig-forvaltning/ikt-politikk/digitaliseringsstrategi-for-offentlig-sektor/id2612415/

Bjørnafjorden kommune jobber jamt og trutt for å være ein så digital kommune som mogeleg.