Bortsetting av arkiv

Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på organet/avdeling, innholdet i arkivstykket (kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.

-       Saksmappene renses for binders, strikker, plastlommer og lignende.

-       Det skal gjøres arkivavgrensing dersom dette ikke er gjort tidligere.   (trykksaker, rundskriv, konsept, kladder, ekstra kopier skal ikke arkiveres).

-       Saker som skal kasseres skal kastes/makuleres dersom kassasjonsfristen er gått ut, samt listeføres. Saker som kassasjonsfristen ikke har gått ut plasseres for seg.

-       Alle arkivsaker skal legges ordnet og ryddet i godkjente arkivbokser.

-       Lister over bortsatte arkivsaker skal tas inn i arkivplanen.

Arkivbegrensing og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrift og retningslinjer.

Periodisering i saksarkivet:

Saksarkivet og den tilhørende journalen skal deles i faste perioder, slik at det samsvarer mellom periodeinndelingen i journalen og saksarkivet. I kommunalforvaltningen er det vanlig at periodeinndelingen følger kommunevalgperioden, dermed får en fireårsperiode for bortsetting.

Periodisering i journaler og arkivmateriale på papir:

Når en arkivperiode blir avsluttet skal det papirbaserte arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet og settes i bortsettingsarkiv. Det enkelte arkivstykke i det avsluttede saksarkivet skal merkes med innhold/arkivkode og arkivperiode (årstall) og materialet skal listeføres på fullstendig liste. Materiale som skal være undergitt arkivbegrensning og kassabelt materiale skal være skilt ut for seg og listeført. Materialer som senere skal kasseres skal ikke blandes sammen med det som skal bevares. Det skal alltid være samsvar mellom registrene og det øvrige arkivet. Journaler, sakskort, kopibøker og andre registre settes derfor bort sammen med saksdokumentene, og en tar i bruk nye journaler og registre for den nye perioden. Journalene og kopibøkene skal være innbundet ved bortsetting.

En sak skal normalt arkiveres i den perioden den ferdigbehandles. For saksbehandling av løpende saker, det vil si saker som er aktive ved periodeskille, vil det derfor være upraktisk å starte med tomme skuffer og skap. Saker som er aktive ved periodeskille avsluttes og det opprettes nye saksnummer hvor det gamle saksnummeret lenkes til det gamle nummeret. Fortløpende kontrakter og avtaler avsluttes ikke. Dersom det etter periodeskillet kommer inn dokumenter som har tilknytning til saker i bortsettingsarkivet skal det startes ny sak og lenkes til det gamle.

Periodisering e elektroniske journaler og arkiv:

Rutinene for periodisering elektroniske journaler og arkiver skal følge retningslinjene i NOARK-5 standarden. Når en periode blir avsluttet i elektronisk journal skal journalen saneres ved at alle avskrevne saker skilles ut slik at journalen bare inneholder de løpende sakene. Dette gjøres ved at avsluttede saker legges over i historisk database eller overføres til andre databaser. Den historiske databasen lukkes for registrering av nye saker og dokumenter men må være søkbar. Ved elektronisk journalføring skal en ikke bruke skarp periodeskille men bruke såkalt overføringsperiode. For å finne ut hvilke saker som fortsatt er aktive venter en i 1-2 år etter periodeskille med å foreta selve saneringen. Saker som i denne perioden blir aktuelle blir overført til ny arkivperiode. Da daglig- og mellomarkivet for en tid overlapper hverandre kalles dette for en overlappings- eller overføringsperiode. Når overføringsperioden er slutt settes det punktum for den gamle perioden og basen saneres. Etter denne datoen skal det ikke overføres saker fra den eldre arkivperioden til den nye. Etter forskrift om offentlig arkiv skal det være skarpt periodeskille ved papirbasert journalføring.

Når det er et tilhørende elektronisk arkiv skal hele databasen reorganiseres ved at alle saker fra den avsluttede perioden skilles ut og legges i en historisk base. Dette kan gjøres ved at sakene tas ut av aktivbase eller at de utgjør en egen logisk enhet i tilknytning til den aktive basen. Den historiske databasen skal være låst for registrering og lagring av nye saker og dokumenter. En kopi av den historiske databasen skal til depot for langtidslagring.

Ryddeperiode i fagsystemer og spesialarkiver:

I de fleste fagsystemer og spesialarkiver vil det være hensiktsmessig å foreta periodisering hvert fjerde år. For arkivserier som er ordnet på eksempelvis objekt må hver objektmappe vurderes for seg med tanke på aktualitet og settes bort når det er aktuelt. Dette bør gjøres samtidig med periodisering i saksarkivet. Mapper som er blitt uaktuelle i løpet perioden kan ryddes og settes bort.

Dette kan være avgått personale, solgte eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler, avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever osv. Aktualiteten vil avgjøre om en del av disse dokumentene kan overføres direkte til fjernarkivet.

Periodisert ved organisatoriske endringer ved skifte av arkivnøkkel og arkivsystem:

Periodisering brukes ikke bare ved overføring av eldre og aktuelle dokumenter. Proveniensprinsippet innebærer at arkivene må legges om til ny periode også ved større organisatoriske endringer eller ved overgang til ny arkivnøkkel, da skal det brukes skarpt periodeskille. Det er viktig at det settes sluttstrek for arkivet ved de aktuelle datoene for endringene og at det etableres nytt arkiv for den nye organisatoriske enheten og et nytt sakarkiv med ny nøkkel.

Ved omlegging grunnet ny arkivnøkkel må dokumentene som overføres til ny periode klasseres om med ny kode. Den nye koden registreres i gammel journal og dokumentene registreres som overført til ny periode. Ved organisatoriske endringer må det vurderes om løpende saker skal overføres til den nye enheten. Skarpt perideskille skal også brukes ved overgang fra papirbasert journal til elektronisk journalføring.