|
Dersom Elements er ute av drift i en kort periode (1-2 virkedager) skal journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Det blir ikke fordelt post unntatt i spesielle tilfeller. Hvis papirbasert saksmappe foreligger, kan denne lånes ut til saksbehandler på forespørsel. Det skal føres utlånskort og egen utlånsliste. Dersom Elements er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 virkedager), skal det foretas provisorisk journalføring i egen papirbasert journal. Den papirbaserte arkivdanningen etterscannes så snart systemet er tilbake i drift. Dette innebærer at rutiner for manuell journalføring må beskrives selv om man går helt over til fullelektronisk arkiv. Rutinebeskrivelse for manuell journalføring er spesielt viktigere etter innføring av fullelektronisk arkivdanning, ettersom man ikke lenger kan gå ut fra at de rutinene er kjent for arkivmedarbeiderne. Det tas fast backup av alle elektroniske systemer og skal av den grunn ikke være mulig å miste arkivert materiell. Hvis dette mot formodning likevel skjer skal IT ilag med fagleder arkiv gjøre det som er mulig for å tilbakeskaffe/gjenopprette tapt materiell. |