|
RUTINE ELEVMAPPER - OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER - FRA EN SKOLE TIL EN ANNEN INNEN SAMME KOMMUNE - Vennesla ungdomsskole (Vus) og Skarpengland u-skole har behov for tilgang til barneskolenes elevmapper allerede fra høsten i 7. trinn pga overføringsmøter. Det er her ikke snakk om mange elevmapper.
- Fram til elevene går ut av 7. trinn vil elevmappene fremdeles eies av barneskolen de går på. Tilgang til Vus må gis manuelt på den enkelte mappe. Det er ikke snakk om mange elevmapper dette må gjøres på.
Overføring av elevmapper er behandling av personopplysninger, noe som krever behandlings-grunnlag. Et selvstendig behandlingsgrunnlag kan være samtykke, mens personopplysningslovens (popplyl.) § 8f er et annet behandlingsgrunnlag. Noen opplysninger krever ikke samtykke fra den registrerte for å overføres. Behandlingsgrunnlaget er i slike tilfeller gjerne popplyl. § 8f – opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang. Opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold anses ikke som nødvendige for elevens videre skolegang og vil derfor kreve samtykke for å kunne overføres.
- Vennesla kommunes policy er at opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold lukes ut skjermes) før elevmappen overføres til annen skole, med mindre overføringen til annen skole skyldes nettopp disse forhold. Det må ryddes både i papirarkiv og elektronisk arkiv.
Helseopplysninger om eleven er sensitive/taushetsbelagte personopplysninger ihht. popplyl. § 2 pkt 8, og vil kreve et samtykke for å kunne overføres. Sensitive personopplysninger kan bare behandles dersom behandlingen oppfyller et av vilkårene i popplyl. § 8 (opplysningene er nødvendige, oppfylle rettslige forpliktelser, interesser, osv) og et av vilkårene i popplyl. § 9a-h er oppfylt. Vilkåret i § 9a, «…den registrerte samtykker…» er det mest brukte/anvendelige vilkåret her.
- Overføring/behandling av sensitive personopplysninger krever derfor samtykke fra den registrerte og at opplysningene er for eksempel nødvendige for videre skolegang.
Hva er sensitive opplysninger? Popplyl. § 2 pkt. 8 (rase, politisk eller religiøs oppfatning, straffbar handling?, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i foreninger). Hva menes med helseforhold? «Personens tidligere, nåværende og fremtidige fysiske og psykiske tilstand, inkludert opplysninger om medisinbruk og narkotikamisbruk». Sosiale forhold kan også falle inn under «helseforhold» dersom de sosiale forholdene påvirker helsen. Hva er et samtykke? Det kreves et informert samtykke, dvs. at den som samtykker skal forstå hva han/hun samtykker til og hvilke konsekvenser det har å gi et slikt samtykke. Siden informert samtykke skal være dokumenterbart, innebærer det nesten alltid skriftlig informasjon i form av informasjonsskriv. OVERORDNET ARBEIDSRUTINE VENNESLA KOMMUNE: Barneskolene må tidlig i 7. trinn få underskrift på samtykkeskjema om overføring av personopp-lysninger mellom skolene. Frist for innhenting av slikt samtykke settes til 31.12. Det må tas en avgjørelse på om samtykket skal gjøres ifbm. en foreldrekonferanse (lærer forklarer hva samtykket innebærer), eller om skjema med informasjonsskriv skal sendes hjem til de foresatte. Begge deler vil oppfylle kravet til «informert samtykke». Skjemaet legges i den enkelte elevs elektroniske mappe. Tilgang for Vus før eleven har sluttet i 7. klasse må gis manuelt av arkivet på ordre fra barneskolen. Ved skoleårets slutt skal hver barneskole kjøre ut lister over elever på 7. trinn med saksnummer og hvilke dokumenter som må skjermes. Listene sendes arkivet. Frist for innlevering av disse listene settes til før skoleslutt i juni. Arkivet foretar en masseoppdatering og overfører eierskapet fra barneskolen til Vus. Ny eier/rektor vil få tilgang til alt i elevmappen. I de tilfeller noen dokumenter ikke skal overføres til Vus, må ny elevmappe opprettes med kryssreferanse til den gamle, evt. dokumenter som skal overføres til Vus løftes/kopieres over i ny elevmappe (har valgt å kopiere). Kopiering av dokumenter: Dok. beholder rekkefølgen i avgivende mappe. Flytting av dokumenter: Slipper dobbeltføring, men dokumentene kan bytte dokumentnr. i ny mappe. Kryssreferanse: Kan kryssreferere mellom saker/dokumenter. Ny eier og tilgangsgrupper vil se alt som ikke er skjermet i avleverende sak. Da må en inn på dokumentnivå og gjøre noe med UO dok. i elevens barnetrinn mappe. Dette er litt tungvint og svært arbeidskrevende. Velger derfor å ikke gjøre det på denne måten. Siden vi har gammel versjon av P360 må det foretas en masseoppdatering på dokumentnivå på de elevmapper som beholdes fra barnetrinnet og inn i ungdomsskolen. Dette for at tilgangsgruppen «VUS elevmapper» skal bli lagt inn. Uten dette er det bare leder for den nye enheten som får tilgang. PRAKTISK GJENNOMFØRING I PUBLIC 360 Liste over elever i 7. trinn med saksnummer og de dok. nr. som skal skjermes sendes fra skolen til arkivet. Listen skal inneholde saksnr., elevens navn, nr på dokument som skal skjermes. Det er rektor sitt ansvar at de elektroniske og fysiske elevmappene er gjennomgått. Skolen – hvordan søke opp en klasse på en barneskole for å forenkle listeføringen (søk sak, utvidet søk)?
- tittel feltet: elevmappe% f%__.__.02% (NB! Sjekk at alle elevene kommer med)
- den enkelte skole må velge å legge til arkivdel = navnet på sin skole
- når listen med elever kommer opp må en hukke av for de en ønsker overført til Excel
- velg deretter «Handlinger», «eksporter til regneark»
- foreta deretter redigeringer i regnearket
Arkivar sentralarkivet – arbeidsoppgaver Dersom alt i elevmappen er nødvendig for ungdomsskole, dvs. ingen dokumenter skal skjermes:
- Funksjoner – masseoppdatering – sak – sak
- Søk saker – utvidet søk – tittel «elevmappe% f%___.__.%X%» (noen skriver 2014, sett inn årstallet eleven er født der hvor det er merket X)
- Ansvarlig enhet «barneskolen» evt. ansvarlig person «rektor»
- Hukk av for de saksnumrene som skal over til ungdomsskolen og trykk Ok
- Sett inn i feltene: «ansvarlig enhet –ungdomsskolen»
- «ansvarlig person – rektor på u-skolen»
- «tilgangsgruppe – ungdomsskolen elevmapper»
- «arkivdel – ungdomsskolen elevmapper»
- Trykk «oppdater»
Dersom avleverende skole har vurdert at et eller flere dokument skal skjermes: Ny mappe på eleven må opprettes med ny eier osv. De dokumentene som ungdomsskolen skal se, kopieres over
- Funksjoner, flytt/kopier dok. mellom saker
- Hukk av i «kopier»
- Velg fra og til sak
- Hukk av for de dok. som skal kopieres og trykk kopier mellom boksene
I notatfelt gammel mappe: «Ny sak opprettet ifbm overgang ungdomsskolen» I notatfelt ny mappe: «Saksnr. barnetrinnet ……….» Masseoppdatering på dokumentnivå: Iflg. SI får det tilbakevirkende kraft når en tilgangsgruppe legges inn på en sak, men vi opplever at personer i tilgangsgruppen «VUS elevmapper» ikke får tilgang til dokumenter i de elevmappene som er videreført (gjelder ikke der hvor ny elevmappe er opprettet). Kristiansand kommune får heller ikke dette til å fungere. Løsningen blir da å kjøre en masseoppdatering på dokumentnivå på disse elevmappene.
- Funksjoner – masseoppdatering – saksdokument
- Sett inn tilgangsgruppe «VUS elevmapper»
- Søk opp dokumenter (bruk saksnr, men vær obs – kan få mye med på hurtigsøk)
- Merk av de som skal med og trykk «ok»
- Hukk av for de som skal oppdateres og trykk «oppdater»
Det blir en del saksnr. som skal søkes opp. For å slippe å gjøre prosessen på hvert saksnummer med tilhørende dokumenter, kan en lagre radene en søker opp.
- Utfør et søk og velg «Lagre rader». Et navn må da oppgis. Lignende søk gjøres på de andre saksnumrene og legges til i favoritten som er opprettet. Når søkene er ferdige, velges favoritten som er laget og masseoppdatering på dokumentnivå gjennomføres.
|