| Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. Depottjenesten for Guovdageainnu suohkan - Kautokeino kommune er Interkommunal Arkiv i Finnmark IKS (IKA Finnmark IKS) og lokalt fjernarkiv. Kommunen har inngått avtale med IKA Finnmark IKS som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ordningen innebærer at kommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. IKAF er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen depotavtale mellom kommunen og IKA Finnmark IKS. De mest sensitive personregistrene skal avleveres til IKA Finnmark IKS normalt senest 10 år etter at de er gått ut av bruk. Det avleverte materialer skal være renset og arkivbegrenset. Det skal være listeført, slik at det går frem hvilke personer materialet omfatter. Depoet til IKA Finnmark IKS er fullt. Kommunen har fått et brev med bekreftelse om at IKA Finnmark IKS ikke har kapasitet til å ta imot med arkivmateriell fra kommunene. Dette medfører til at Kautokeino kommune må tilrettelegge for et nytt godkjent fjernarkivlokale i kjelleren på kommunehuset og selv ta ansvar for ikke aktive papirarkiver.
|