|
Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til kommunalleder for kommunedirektørens stab, som har videredelegert det operative ansvaret til fagleder arkiv. Fagleder arkiv har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Fagleder arkiv rapporterer til kommunalleder for kommunedirektørens stab, som rapporterer til kommunedirektøren. Fagleder arkiv har ansvar for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Fagleder arkiv har det delegerte ansvaret for de oppgaver som utføres av annet arkivpersonale i kommunedirektørens stab. Fagleder arkiv skal:
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- utarbeide årsplaner for servicetorget hvor arkivtjenesten sine oppgaver er en naturlig del av planen
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
- ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen. Arkivplanen endres inntil 2 ganger årlig, oftere ved behov. Ved store endringer som for eksempel endringer i organisasjonen eller ved periodisering blir arkivplanen tatt opp til behandling i kommunestyret og lagret i elements. Hvis det bare er små endringer så holder det at den arkiveres hvert 4 år.
- være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv i Vest-Finnmark, IKA Finnmark IKS
- tas med på råd når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap
- være medlem av kommunens digitaliseringsgruppe
- få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
Det daglige ansvaret for hovedarkiv er delegert til arkivpersonalet på servicetorget, det er 2 stillinger fordelt på 3 personer i tillegg til fagleder arkiv. Delegeringen er fastsatt i stillingsbeskrivelse. Dette innebærer daglig fagansvar for arkiv, ansvar for postregistrering og journalføring, rollen som arkiv- og systemansvarlig i sak- og arkivsystemet, arkivplan og fjernarkiv. i tillegg innsamling, registrering og ordning av eldre arkiv fra alle kommunens enheter. |
|