|
Dersom journal- og arkivsystemet er utilgjengelig for lengre tidsrom, skal arkivtjenesten sette i verk følgende nødprosedyre:
Foreløpig journal
Arkivtjenesten fører en foreløpig papirjournal over inn- og utgående dokumentersom inneholder opplysninger i forhold til arkivlovens §2-7.
Skjema for foreløpig journalføring finner man på arkivplan.no.
Behandling av innkomne og interne dokument
Arkivtjenesten registrerer innkommende dokument, både eksterne og interne, i foreløpig papirjournal.
Deretter blir det tatt kopi av originaldokumentet.
Originalen blir lagret på arkivtjenesten inntil nødprosedyren er avsluttet, og dokumentet kan registreres i WebSak. Kopiene blir påført merknaden "Ikke skannet og reg”. Kopiene blir så fordelte til lederen/saksbehandler. Når systemet igjen er tilgjengelig, blir originaldokumentene registrert i WebSak på grunnlag av foreløpig journal. Dokumentet blir påført saks- og dokumentnummer fra WebSak.
Dokumentene blir skannet og fordelte til avdeling/saksbehandler som makulerer kopiene.
Er det påført merknader, må de legges inn i WebSak under merknader til journalposten.
Behandling av utgående dokumenter
Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller annet tilgjengelig system.
Arkivkopi av det utgående dokumentet blir sendt til arkivtjenesten via e-post eller på papir.
Arkivtjenesten journalfører de utgående dokumentene i foreløpig journal. Når systemet igjen er tilgjengelig, registrerer arkivtjenesten utgående dokument i WebSak på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi og registreringene i foreløpig papirjournal. |