|
I Sør-Varanger kommune sitt sak-/arkivsystem skal alle elektroniske dokumenter lagres i godkjente dokumentformater. Godkjent dokumentformat har bl.a. betydning for senere avlevering og deponering til arkivverket. Dokumentsenteret forholder seg til forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver kap. VIII § 8-17 som omhandler godkjente dokumentformater ved avlevering og deponering.
Følgende filformater som lagres i WebSak blir automatisk konvertert av ACOS dokumentbehandler til arkivformat pdf/a: Microsoft Word - .doc, docx Microsoft Excel - .xls, .xlsx Microsoft Power Point - .ppt, .pptx Microsoft Internet Explorer - .htm, .html E-post kan lagres i .htm eller .html. Disse konverteres automatisk til arkivformat pdf/a. Ren tekst, .txt, kan også lagres, men konverteres ikke til pdf/a. Ren tekst, ISO 8859-1:1998, Latin 1 er godkjent dokumentformat ved avlevering og deponering. Andre e-postformater, for eksempel .mht eller .msg eller .eml, er ikke godkjente arkivformater og må lagres i riktig format før lagring i WebSak Dokumenter skannet ved arkivsenteret lagres i pdf/a (PixEdit-skanneverktøy). PDF-dokumenter Adobe Acrobat Reader/Adobe Acrobat/Adobe Acrobat Pro - .pdf, kan lagres. Konvertering til arkivformat pdf/a lar seg gjøre på et senere tidspunkt ved hjelp av dokumentbehandler. Digitale bilder kan lagres i JPEG - .jpg. (Godkjent dokumentformat ved avlevering og deponering.) Merk at det er fotografier, bilder som lagres i dette formatet. Tekstdokumenter bør ikke lagres i dette formatet.
Godkjente arkivformater iht. forskrift for tekst og bilde eller grafikkobjekter er:
- Ren tekst med de bestemmelser som gjelder
- TIFF med de bestemmelser som gjelder
- XML med de bestemmelser som gjelder
- PDF/A med de bestemmelser som gjelder
Godkjente dokumentformater for digitale fotografier, kart, video-, og lydsekvenser er:
- TIFF, JPEG med de bestemmelser som gjelder for fotografier og bilder
- TIFF med de bestemmelser som gjelder for kart
- MPEG-2 med de bestemmelser som gjelder for video
- MP3, PCM eller PCM-basert Wave med de bestemmelser som gjelder for lyd
|