Arkivlokaler

Arkivlokale

Arkivlokale

Eit arkivlokale er staden der arkivmaterialet har fast tilhald. Kontor der dokument blir oppbevarte når dei inngår i saksbehandlinga, er ikkje arkivlokale.

• Aktivt arkiv som er i dagleg bruk, kan oppbevarast i kontorlokale nær arkivtenesta og saksbehandlarar.
• Bortsett arkiv som blir brukt sporadisk, kan oppbevarast i eit lokale lenger unna, men bør vere tilgjengeleg for arkivtenesta på ein enkel måte.
• Fjernarkiv som er svært sjeldan i bruk, kan oppbevarast langt unna, gjerne saman med andre verksemder eller hos ein kommersiell aktør.

Vanlege arkivrom eller spesialrom?

Arkivforskrifta omtalar to typar arkivlokale: vanlege arkivrom og spesialrom for arkiv. 

• Dersom det jamleg og ofte blir brukt arkivsaker i bortsetjingsarkivet, kan materialet oppbevarast i vanlege arkivrom.
• Dersom dei bortsette sakene blir brukte vesentleg sjeldnare enn dei aktive sakene, skal dei bortsette sakene oppbevarast i spesialrom.

Kva er krava til arkivlokale?

I arkivforskrifta er det generelle krav som gjeld alle arkivlokale. For spesialrom for arkiv er krava strengare.

Offentlege arkiv skal oppbevarast slik at dei er sikra som informasjons- og dokumentasjonskjelder både på kort og lang sikt (jf. § 6 i arkivlova). Dette inneber at arkiva må oppbevarast i lokale som er egna for langtidslagring av arkiv.

Først og fremst må arkivmaterialet vernast mot ytre påverknad som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon og dermed av verdien som dokumentasjon. Det er derfor viktig å:

• hindre at arkivmateriale blir skadd gjennom ytre påverknad (vasskadar, brann osv.)  
• redusere den fysiske aldringa og slitasjen mest mogeleg (klimatiske forhold, fysisk og kjemisk påverknad frå omgivnadene, bruksmessige forhold osv.)  
• hindre at uvedkomande får tilgjenge til å skade eller fjerne arkivmateriale (skadeverk, ureglementert utlån og bruk, tilgrising og uorden osv.)  
• hindre at uvedkomande får innsyn i arkivmateriale som ikkje er offentleg tilgjengeleg

Riksarkivaren har utarbeidd ei rettleiing for offentlege organ om krav til arkivlokale. Utanriksdepartementet har sørgt for engelsk og fransk omsetjing. Temaet er også omtalt i Ivar Fonnes, Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Oslo 2009, kapittel 10.

Bygningstekniske krav til arkivlokale

I tillegg til forskrifta listar vi opp nokre utfyllande tilrådingar:

Krav til golv og bereevna til reolane

Golv og reolar i arkivlokale skal ha tilstrekkeleg bereevne for vekta til arkivmaterialet jf. § 4-4. Rettleiande tal for berekning av vekta til arkivmaterialet er:

Vekta til reolane og anna utstyr i rommet kjem i tillegg.

Krav til temperatur og fuktinnhald i luft

Arkivforskrifta stiller ikkje spesifiserte krav til klima for dei ulike typane arkivmateriale. Dette skuldast nok delvis at det stadig kjem til nye medium, og at ei slik liste derfor fort kan bli forelda.

På den andre sida har det enkelte organ behov for konkrete spesifikasjonar dersom føresegna skal få praktiske konsekvensar. Den følgjande tabellen er sett opp for å avhjelpe dette behovet.

Tabellen må reknast som ein rettleiande spesifikasjon. Men det er grunn til å tru at Riksarkivaren vil stille krav som ligg nær desse:

Sikring mot brann

Arkivlokala skal vere separate einingar eller brannceller. Dette inneber at det skal kunne vere brann utanfor lokalet utan at brannen brer seg til arkivlokalet før etter ei fastsett tid. For å oppnå dette må bygningsdelane som eit minimum bestå av eit lite brennbart materiale.

Krava til brannmotstandsevne er utforma i eit kodesystem som består av følgjande element:

• bokstaven R betyr at bygningsdelar som er berande, skal oppretthalde sin lastberande funksjon
• bokstaven E betyr at bygningsdelane skal motstå brannpåkjenning på ei av sidene utan at brannen smittar igjennom som følgje av gjennomtrenging av flammar og/eller varme gassar  
• bokstaven I betyr at bygningsdelane skal motstå brannpåkjenning på ei av sidene utan at brannen blir overført til baksida som følgje av omfattande varmeleiining  
• eit tal som seier kor mange minutt dei aktuelle bygningsdelane skal oppfylle krava R, E og I 

Krava til arkivlokale er som følgjer:

Lovhjemmel

Ifølgje arkivforskrifta § 4-1, er alle lokale der arkiv blir oppbevarte over tid, arkivlokale.

https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivering/om-arkivering-av-papirarkiv-og-blanda-arkiv