Behandling av offentlige arkiv

Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv

En samlet oversikt over Riksarkivarens bestemmelser om behandling av offentlige arkiver er samlet i en forskrift. Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften ble gjort gjeldende fra 01.01.2000 og er gitt med hjemmel i diverse paragrafer i arkivforskriften.

Forskriften finner du på lovdata:

1999.12.01 nr 1566 : (KKD) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.

• Kapittel I: Bestemmelser om bruk av mikrofilm i statsforvaltningen.
• Kapittel II: Bestemmelser om bruk av mikrofilm i kommunal forvaltning.
• Kapittel III: Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen.
• Kapittel IV: Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv.
• Kapittel V: Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.
• Kapittel VI: Bestemmelser om avlevering og overføring av ikke-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltningen.
• Kapittel VII: Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre m.v. i statlig og kommunal forvaltning.
• Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller  overføres som depositum til Arkivverket.
• Kapittel IX:  Elektronisk arkivering av saksdokumenter

Riksarkivarens forskrift § 1-1:

§ 1-1 Arkivplan

(1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan, jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b).

(2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:

Organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet,

a) inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,

b) rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften § 12,

c) rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,

d) klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften § 5,

e) oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,

f) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften § 16,

g) avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften § 19.