|
Her formulerer kommunen sitt formål med arkivplanen. Kommunens vedtak kan legges til som separat fil. Formålet med arkivplanen er å informere om hvordan kommunen er administrativt og politisk organisert. Arkivplanen skal gi en oversikt over relevante lover og forskrifter. Den skal gi oversikt over hvordan arkivet er organisert og gi en oversikt over arkivskapere og arkivserier. Den skal også gi oversikt over hvilke elektroniske systemer kommunen bruker. Og om kommunen er tilknyttet et arkivdepot. Arkivplanen er et av kommunens styringsdokument og skal være en del av kommunens internkontroll.
Arkivforskriften § 4 Arkivplan og internkontroll
Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum.
Riksarkivarens forskrift
§ 1-1.Arkivplan
(1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. forskrift om offentlege arkiv § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b. |