|
Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet. Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar. Arkivtenesta skal dagleg hente fram alle saksdokument med status F og S, kontrollere og rette alle registrerte journal- og arkivopplysningar. Dette inneber å sikre
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at dokumentet er knytt til rett sak
- at rett arkivkode er sett på saka
Arkivtenesta skal samstundes kontrollere journalopplysningane mot den tilsendte kopi av det utgåande brevet og deretter legge dette i arkiv og kopibok. Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil legge journalpostane ut på offentleg journal. Saksdokument som ikkje har status F og/eller som ikkje er oversendt arkivkopi skal ikkje sendast til offentleg journal.
Arkivtenesta skal også med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.
Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte dokument. |